民办高校档案管理制度

PAGE民办高校档案管理制度一、总则（一）目的为加强民办高校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和办学效益，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法等相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指民办高校在教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则档案应如实反映学校各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和整理学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和信息。4.保密性原则根据档案内容的敏感程度，严格执行保密制度，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。5.方便利用原则优化档案管理流程，提供便捷的档案查阅、借阅服务，提高档案利用效率，满足学校各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构学校设立综合档案室，作为学校档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）人员配备综合档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉学校各项工作，具备较强的责任心和保密意识。（三）职责分工1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识。积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。2.各部门、各单位职责负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确、系统。按照学校档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。明确一名兼职档案员，负责本部门、本单位档案工作的日常管理和督促检查，协助综合档案室开展档案业务工作。3.档案管理人员职责认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案质量。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。保守档案机密，维护档案安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。完成领导交办的其他档案管理相关工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类学校行政工作形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案、基建档案等。3.教学工作类教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件、试卷、成绩单、实习报告、毕业设计（论文）等教学过程中形成的各类文件和资料。4.科学研究类科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文、著作等科研成果相关档案。5.学生工作类学生学籍档案、奖惩记录、社会实践材料、就业材料等。6.外事工作类学校对外交流合作活动中形成的各类文件、协议、邀请函、接待计划、外宾来访记录等。7.其他类学校举办的各类活动、重大事件的相关档案，以及具有保存价值的其他文件和资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类方案进行分类，定期向综合档案室移交。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理，确保档案内容的真实、准确、完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准，做到分类科学、编号统一、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类按照档案的形成领域和性质，将档案分为党群工作、行政管理、教学工作、科学研究、学生工作、外事工作、其他等七大类，每大类下再根据具体情况细分若干二级类目和三级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。采用年度保管期限流水号的编号方法，如“2023永久001”表示2023年形成的永久保管的第1份档案。3.编目编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，以便于档案的查询和检索。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施设备。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。5.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定综合档案室应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人和相关专家组成，对档案进行全面审查和评估。2.销毁对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经学校分管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务学校中心工作原则档案利用工作应紧密围绕学校教学、科研、管理等中心工作，为学校各项事业发展提供有力支持。3.方便快捷原则优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供便捷、高效的服务。4.保密原则严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露，维护学校和师生的合法权益。（二）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅服务工作。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经综合档案室负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖综合档案室印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保管，以便查询和统计。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化档案应保证图像清晰、完整，与纸质档案内容一致。2.档案管理系统建设建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。档案管理系统应具备用户管理、权限管理、流程管理、数据统计分析等功能，方便档案管理人员操作和利用者查询。3.电子档案安全管理加强电子档案安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保电子档案的安全。定期对电子档案进行维护和检查，保证电子档案的完整性和可用性。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作。扫描录入：使用专业扫描设备对纸质档案进行扫描，将扫描图像录入档案管理系统。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等图像处理，提高图像质量。数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。质量检查：对数字化档案进行质量检查，确保图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案管理系统操作流程用户登录：档案管理人员和利用者通过用户名和密码登录档案管理系统。档案收集：各部门、各单位兼职档案员将本部门形成的档案信息录入档案管理系统，提交给综合档案室。档案整理：综合档案室档案管理人员对收集到的档案信息进行整理、分类、编目等操作，完善档案数据库。档案检索：利用者通过档案管理系统的检索功能