档案管理制度拟定方案

PAGE档案管理制度拟定方案一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责领导和监督公司档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部综合管理部作为公司档案管理的职能部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立健全档案管理台账。3.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案存放安全，配备必要的防火、防潮透气、防虫、防盗防尘、防光、防高温等设施设备。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好记录。5.负责档案的查阅、借阅服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和统计。6.负责公司档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享。7.组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通，及时报送档案工作情况和统计报表。（三）各部门1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.负责将本部门形成的各类档案按照公司档案管理要求进行分类整理，定期移交综合管理部统一保管。3.配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案工作、业务档案、声像档案、实物档案等七大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各种文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：指公司在科研、生产、技术改造、基本建设等活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带、录音带等科技文件材料。3.会计档案：指公司在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案：是公司员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等方面的原始记录材料。5.业务档案：指公司各业务部门在经营活动中形成的各类业务文件、合同、协议、客户资料、业务报表等档案材料。6.声像档案：包括公司在各项活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等声像资料。7.实物档案：指公司在生产经营、对外交往等活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、纪念品及其他实物。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目或专业类别进行分类编号，具体编号规则由综合管理部另行制定。3.会计档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023会计凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。4.人事档案编号：按照员工个人身份证号码进行编号，确保一人一档，编号唯一。5.业务档案编号：根据业务类型和时间顺序进行编号，如销售业务档案编号为2023销售001，表示2023年的第1份销售业务档案。6.声像档案编号：采用年度类别流水号的方式编号，如2023照片001，表示2023年的第1张照片档案。7.实物档案编号：按照实物获得时间和类别进行编号，如2023奖杯001，表示2023年获得的第1个奖杯实物档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、获奖证书等。4.公司举办各类活动形成的文件、照片、录像等资料。5.上级主管部门下发的与公司有关的文件、通知、指示等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案收集责任人应定期对本部门的档案进行清查核对，发现问题及时处理，保证档案资料的准确性。3.对于重要文件和资料，应实行双套制收集，即同时保存纸质和电子两种载体的档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。3.纸质档案应采用A4纸规格，左侧装订；电子档案应按照统一的格式和命名规则进行整理存储。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料组成一卷或数卷，填写卷内文件目录和备考表，装订成册，编写页码，编制案卷目录。2.科技档案整理：按照项目或专业类别进行分类，将项目文件材料按照项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等阶段进行排列，编制卷内目录和备考表，装订成册，编写页码，绘制竣工图，编制项目档案目录。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，分别装订成册，填写封面和卷内目录，编制会计档案目录。4.人事档案整理：按照档案材料的内容进行分类，如履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、劳动合同等，依次排列，编制档案目录。5.业务档案整理：根据业务类型和时间顺序进行分类，将同一业务类型的文件材料组成一卷或数卷，填写卷内文件目录和备考表，装订成册，编写页码，编制业务档案目录。6.声像档案整理：按照年度类别保管期限进行分类，将同一年度、同一类别、同一保管期限的声像资料进行整理，填写声像档案目录，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。7.实物档案整理：对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、获得时间、保管期限等信息，拍照留存，并将实物妥善保管。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗防尘、防光、防高温的房间，面积应满足公司档案存储需求。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、密集架等，应符合档案保管要求，便于档案的存放和管理。3.库房应安装温湿度调控设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，确保档案存放环境安全。（二）档案存放要求1.按照档案类别和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案装具中，便于查找和利用。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，确保数据安全。（三）档案保管期限1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.科技档案保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.会计档案保管期限按照国家有关规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告保管期限为永久。4.人事档案保管期限为员工离职后5年。5.业务档案保管期限根据业务特点和相关规定确定，一般为5年至10年。6.声像档案保管期限根据其内容重要程度确定，一般为10年至30年。7.实物档案保管期限根据实物性质和价值确定，一般为5年至10年。（四）档案保管检查1.综合管理部应定期对档案保管情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的存放情况、装具的完好情况、库房的温湿度、防火防盗防虫等设备的运行情况等。3.对检查中发现的问题，应及时记录并采取相应的措施进行整改，确保档案的安全保管。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门档案管理人员及相关专业人员组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.参考档案保管期限表，结合公司发展情况和档案形成规律，确定档案的保管期限是否合理。3.对涉及公司机密、知识产权等重要档案，应进行重点鉴定，确保档案信息安全。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并由监销人员现场监督，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅原则1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司档案管理制度，确保档案信息安全。2.本着方便利用、确保安全的原则，为查阅者提供必要的服务。（二）查阅范围1.公司员工因工作需要查阅与其工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。（三）查阅程序1.查阅者填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部审批。3.综合管理部根据审批意见，确定是否提供查阅服务，并安排专人负责查阅工作。4.查阅者在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。5.查阅结束后，查阅者应及时归还档案，由档案管理人员进行核对和签收。（四）借阅原则1.严格控制档案借阅范围，确保档案安全。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，须经综合管理部批准。（五）借阅程序1.借阅者填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部审批。3.综合管理部根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅者发放《档案借阅证》，并将档案交付借阅者。4.借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。5.借阅期满，借阅者应按时归还档案，由档案管理人员进行核对和签收，收回《档案借阅证》。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.综合管理部应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅、借阅等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领