律所档案管理制度KT板

PAGE律所档案管理制度KT板一、总则（一）目的为加强律所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在律所业务活动和管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本律所全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指律所从事业务活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：律所档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映律所业务活动和管理工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理律所各项工作中形成的档案，保证档案的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善律所档案管理制度。2.负责律所各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案的开发利用工作，为律所的业务活动、管理决策、案件办理等提供档案信息支持。7.组织律所员工学习档案管理知识，提高员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.业务档案：包括各类案件的卷宗材料，如民事案件、刑事案件、行政案件等。2.文书档案：涵盖律所的各类公文、通知、报告、合同、协议等文件材料。3.财务档案：包含律所的财务报表、账目、凭证、审计报告等财务资料。4.人事档案：涉及律所员工的个人简历、劳动合同、培训记录、考核评价等人事信息。5.其他档案：如律所的宣传资料、会议记录、活动照片及视频等其他具有保存价值的资料。（二）档案编号1.业务档案编号：按照案件类型+年份+流水号的方式进行编号。例如，民事案件2023年第1号案件，编号为“MS2023001”。2.文书档案编号：采用年度+类别+流水号的形式。如2023年的行政公文第5号，编号为“2023XZ005”。3.财务档案编号：根据财务档案的类别和时间顺序进行编号，如“CW202301001”表示2023年1月的第1份财务凭证。4.人事档案编号：以员工工号为基础进行编号，如员工张三的人事档案编号为“RS001”。5.其他档案编号：按照档案的性质和时间顺序进行编号，如“QT2023001”表示2023年的第1份其他类档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.档案形成部门应在工作结束后及时将办理完毕的文件材料进行整理，按照档案管理的要求分类存放，并定期向档案管理部门移交。3.对于重要的档案或特殊情况下无法及时移交的档案，档案形成部门应妥善保管，并及时通知档案管理部门。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照一定的顺序将档案材料进行排列，如按照时间顺序、重要程度等。5.对整理好的档案进行装订，确保档案整齐、牢固。五、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案整理完毕后，档案管理人员应填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、数量、归档时间等信息。2.将档案装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）面上标明档案编号、题名、保管期限等信息。3.按照档案类别和编号顺序，将档案上架存放，建立档案存放位置索引，便于查找。（二）保管期限1.业务档案的保管期限根据案件的性质和重要程度确定，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.文书档案、财务档案、人事档案等的保管期限按照国家有关规定执行，一般为10年、30年、永久等。3.其他档案的保管期限根据其价值和实际需要确定。（三）保管环境1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，不同保管期限和类别的档案应分开存放。3.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.律所员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，须持有单位介绍信，并经律所负责人批准，由档案管理人员陪同查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严禁对外单位人员查阅。3.查阅重要档案或涉及多人的档案时，应经律所主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容时，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。（三）利用反馈1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录查阅档案的人员、时间、内容、用途等信息。2.鼓励档案利用人员对档案的利用效果进行反馈，以便档案管理部门不断改进档案管理工作，提高档案的利用价值。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由律所负责人、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人等组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行定期鉴定。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。2.经律所负责人批准后，档案管理部门负责组织档案的销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，记录档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，上报给律所负责人和上级主管部门。（二）移交工作1.律所因合并、分立、撤销等原因终止时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.档案移交时，应编制档案移交清册，详细记录档案的