卫健局档案工作责任制度

PAGE卫健局档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强卫健局档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫健事业发展中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于卫健局机关各科室、直属事业单位及下属医疗机构在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的责任界定与管理。（三）基本原则1.统一领导原则：档案工作实行统一领导、分级管理。局办公室负责统筹协调全局档案工作，各科室、单位负责人对本部门档案工作负总责。2.完整准确原则：档案的收集、整理应确保文件材料的齐全完整，真实反映卫健工作的全过程，准确记录各项业务活动。3.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便档案的查阅、借阅和使用，充分发挥档案的价值。二、档案工作职责分工（一）局办公室1.负责制定和完善全局档案工作规章制度，并组织实施。2.指导、监督各科室、单位的档案工作，定期开展档案工作检查和考核。3.集中统一管理局机关的各类档案，包括文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等，负责档案的收集、整理、编目、上架、保管和统计等工作。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要编写档案参考资料。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立和维护档案管理信息系统。6.负责档案鉴定、销毁工作的审核，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报局领导批准后组织实施。7.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，组织档案工作人员参加业务培训和学术交流活动。（二）各科室1.负责本科室业务文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确，并按照规定时间向局办公室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理，协助局办公室做好档案的收集、整理、归档等工作。3.严格执行档案管理制度，遵守档案保管和利用规定，不得擅自销毁档案或泄露档案信息。4.根据工作需要查阅本科室档案时，应填写查阅申请表，经本科室负责人批准后，到局办公室办理查阅手续。（三）直属事业单位及下属医疗机构1.建立健全本单位档案管理制度，明确档案管理机构和人员职责，确保档案工作正常开展。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作中形成的档案，包括医疗业务档案、行政管理档案、科研教学档案等，并按照规定定期向局办公室报送档案目录。3.根据卫健局档案工作要求，积极配合局办公室做好档案的移交、接收、整理等工作，接受局办公室的业务指导和监督检查。4.按照规定开展本单位档案的鉴定、销毁工作，将鉴定结果报局办公室备案。5.积极推进本单位档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案利用效率。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发与卫健局工作相关的各类文件、通知、指示、批复等。2.卫健局机关形成的各类文件材料，包括党组文件、行政文件、会议记录、工作计划、总结、报告、统计报表、业务文件、合同协议、人事任免、财务凭证等。3.直属事业单位及下属医疗机构报送的各类文件材料，如工作汇报、业务报表、科研成果、医疗病历等。4.卫健局组织开展的各类活动形成的文件材料，如培训资料、会议纪要、活动照片、录像等。5.涉及卫健工作的重要来访、来信、投诉处理等文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。3.文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，采用年度机构（问题）保管期限分类法，以“件”为单位进行装订、编目、装盒。4.业务档案应根据不同业务类型，按照相应的行业标准和规范进行整理，如医疗档案按照病历书写规范和档案管理要求进行整理，科研档案按照科研项目管理流程进行分类归档。（四）整理方法1.文书档案整理：装订：去除文件上不必要的金属物，采用A4幅面纸张左侧三孔一线装订，确保文件整齐牢固。分类：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，编制分类方案和归档文件目录。编号：在每份文件首页右上角加盖归档章，填写年度、机构（问题）、保管期限、件号、页号等项目。装盒：将整理好的文件按照类别和保管期限装入档案盒，并在档案盒脊背填写相关信息。2.业务档案整理：医疗档案：按照病历号顺序排列，对每份病历进行检查、补充和完善，确保病历内容完整、准确。病历首页、病程记录、检查检验报告、医嘱单等应分别整理，装订成册，并编制病历档案目录。科研档案：按照科研项目立项、研究、结题等阶段，将项目申请书、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定材料等进行分类整理，建立科研项目档案专卷，并编制科研档案目录。四、档案保管（一）保管场所1.局办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架、温湿度计等，确保档案保管环境符合要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案上架1.档案应按照分类方案和编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.文书档案应按照年度机构（问题）保管期限的顺序依次上架，同一类别档案按照件号顺序排列。3.业务档案应根据不同业务类型，分别设立档案专柜，按照业务流程和时间顺序进行排列存放。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函商洽函和本机关的复函等。3.定期保管的档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函商洽函和本机关的复函等。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确、保管状况良好。2.清查盘点时，应逐卷（件）核对档案的数量、内容、保管期限等，发现问题及时记录并查明原因，采取相应的处理措施。3.对清查盘点结果应进行详细记录，形成档案清查报告，报局领导审阅，并将清查情况与档案管理信息系统进行核对，确保系统数据的准确性。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守档案利用制度，确保档案利用工作规范、有序进行。2.坚持保密原则，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，防止信息泄露。3.充分发挥档案的服务功能，积极为卫健局各项工作提供档案信息支持，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的，查阅人应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在科室负责人或单位领导批准后，到局办公室办理查阅手续。查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：确因工作需要长期使用档案的，借阅人应填写借阅申请表，经所在科室负责人或单位领导批准后，到局办公室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，归还档案时应确保档案完整无损。3.出具证明：根据工作需要，可向有关单位或个人出具档案证明。出具档案证明应严格按照规定程序进行，对档案内容进行核实后，加盖卫健局档案专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及数量、归还时间等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析档案利用情况，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室、单位档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定和卫健局档案管理实际情况，对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.对具有重要历史价值、现实查考价值和凭证作用的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组按照档案保管期限表，对到期档案进行逐卷（件）审查，提出初步鉴定意见。2.对初步鉴定为销毁的档案，应进行再次审核，确保鉴定意见准确无误。3.将鉴定结果报局领导审批，经批准后实施档案销毁工作。（四）销毁实施1.档案销毁工作应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，严禁将档案出售或转让给其他单位或个人。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.将纸质档案逐步转化为电子档案，实现档案信息资源的共享利用，为卫健局各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等功能，满足档案管理工作的实际需求。2.加强电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并按照规定进行备份存储，防止数据丢失。3.建立电子档案与