教育机构工作档案制度

PAGE教育机构工作档案制度一、总则（一）目的为加强教育机构工作档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本教育机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本教育机构全体员工及与教育机构相关的各类工作档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映教育机构各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与工作相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及机构机密、学员隐私等重要档案信息严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和管理的一致性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现和解决问题。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作档案的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管工作。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。4.积极为档案查阅、借阅等工作提供服务，及时准确地提供所需档案。5.定期对档案进行整理和统计，做好档案管理的日常工作记录。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括上级主管部门文件、机构内部行政文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.教学管理类：涵盖教学大纲、教案、教学计划、学生成绩记录、教学评估资料等。3.师资管理类：教师档案（个人简历、教学资质、培训记录、教学成果等）、教师考核资料等。4.学员管理类：学员报名资料、学籍档案、学习记录、奖惩情况等。5.财务档案类：财务报表、账目凭证、收费记录、预算决算资料等。6.市场推广类：招生宣传资料、市场调研报告、合作协议等。7.设施设备类：机构固定资产清单、设备采购合同、维修记录等。8.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号分为若干段，第一段表示档案类别代码（如行政文件类用XZ、教学管理类用JX等）。3.第二段为年份代码，取公元纪年的后两位数字。4.第三段为流水号，按照档案形成的先后顺序依次编号。5.例如，JX23001表示2023年形成的教学管理类第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保工作中形成的各类文件、资料及时收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等各种形式。3.对于重要会议、活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集相关资料。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。2.对纸质档案进行分类、排序、编目，去除不必要的附件和重复文件。3.电子档案应按照规范的文件名和文件夹结构进行整理存储，确保文件的可读性和可检索性。4.照片、音像资料等应进行编号、标注日期、说明等信息，并与相关文字档案建立关联。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门整理好的档案应定期移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以归档。3.归档的档案应编制档案目录，建立档案索引，便于查找和利用。（二）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、年度、编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本教育机构员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出。4.查阅档案时应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取档案材料。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和机构主管领导签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅档案负责，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，确保档案按时归还。5.借阅归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题及时报告并处理。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及机构机密、学员隐私等重要档案信息，档案管理人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.在档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，对查阅、借阅情况进行记录。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，并定期进行检查和维护。2.对电子档案的存储和传输应采取安全防护措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值和保管期限。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁理由等。3.《档案销毁申请表》经档案鉴定小组组长签字、机构主管领导批准后，方可进行销毁。