发改局档案三合一制度

PAGE发改局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强发改局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于发改局机关各科室、所属事业单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。发改局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。归档的文件材料应真实反映本局各项工作的实际情况。3.完整性原则。全面收集、整理本局在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.规范性原则。档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准规范。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责本局各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等工作，确保档案的安全。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对本局各科室及所属事业单位的档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。（二）各科室及所属事业单位职责1.负责本科室及本单位在工作中形成的文件材料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理部门。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本科室及本单位档案工作的日常管理，确保档案材料的及时收集和规范整理。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。三、档案收集（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本局制定的各类政策文件、规划计划、工作方案、规章制度、会议纪要、领导讲话等。3.本局召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本局开展各类业务工作形成的文件材料，如项目审批文件、资金安排文件、调研材料、统计报表等。5.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。6.本局工作人员在工作中形成的重要文件、报告、总结、述职材料等。7.本局获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片及相关文字说明。8.本局开展的重大活动、重要事件形成的文件材料、照片、影像资料等。9.其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等。（二）收集要求1.各科室及所属事业单位应按照档案收集范围，及时收集本科室及本单位在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张应符合档案保存要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，确保文件的真实性、完整性和可读性。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年整理完毕并移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要事件形成的文件材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理并移交。四、档案整理（一）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。2.项目档案：按照项目类别项目阶段保管期限分类。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，结合年度和保管期限分类。4.声像档案：按照载体形式、内容主题、时间顺序等分类。5.实物档案：按照实物类别、获得时间等分类。（二）整理方法1.文书档案按照年度将文件材料分开，同一年度的文件材料按照保管期限分为永久、长期、短期。按照机构（问题）对文件材料进行进一步分类，如综合类、业务类等。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，装订成册。2.项目档案按照项目类别，如固定资产投资项目、产业发展项目等，对项目文件材料进行分类。按照项目前期、实施、竣工验收等阶段，对每个阶段的文件材料进行整理。建立项目档案卷内目录和备考表，对项目档案进行编目和装订。3.会计档案按照会计凭证的日期顺序进行整理，将记账凭证、原始凭证等装订成册。对会计账簿按照年度和账簿种类进行整理，编制账簿目录。对财务报告按照年度和报告种类进行整理，编制报告目录。4.声像档案对照片、录像带、录音带等声像材料进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息。制作声像档案目录，包括题名、日期、载体形式、保管期限等内容。5.实物档案对实物进行登记，注明实物名称、来源、获得时间、保管期限等信息。拍摄实物照片，与实物登记信息一并保存。（三）整理要求1.整理后的档案应符合国家和行业相关标准规范，分类科学、排列有序、编号准确、编目清晰。2.档案整理过程中应保持文件材料的原始面貌，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.文书档案、项目档案、会计档案等纸质档案应采用档案密集架存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.声像档案、实物档案等应根据其特点，分别采用光盘存储、专柜存放等方式进行保管。3.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.项目档案的保管期限应根据项目性质和相关规定确定，一般不少于项目的使用年限。3.会计档案的保管期限按照国家有关规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告保管期限为永久。4.声像档案、实物档案的保管期限应根据其价值和相关规定确定，一般不少于10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况清晰准确。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.建立档案清查记录，记录清查时间、清查人员、清查结果等信息，并存档备查。六、档案利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案，须经本局领导批准。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅本局档案，按照相关法律程序办理。（二）利用方式1.查阅纸质档案：利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.查阅电子档案：利用者可通过本局档案管理系统查阅电子档案，档案管理人员应确保系统的正常运行和数据安全。3.复制档案：利用者因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。（三）利用要求1.利用者查阅档案时，应遵守档案库房管理制度，保持库房安静、整洁，不得在库房内吸烟、饮食、乱扔杂物等。2.查阅档案时，应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。3.利用者查阅档案后，应及时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关科室负责人组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、日期、保管期限、数量等信息。4.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、本局领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并由两人以上监销，确保销毁彻底。2.对电子