某量具厂采购合同管理规范

某量具厂采购合同管理规范某量具厂采购合同管理规范

一、总则

1.制定目的

为规范采购合同管理，明确合同签订、履行、变更及终止的流程，防范经营风险，提高采购效率，确保采购活动符合法律法规及公司利益，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于某量具厂所有涉及采购业务部门及人员，包括但不限于采购部、生产部、财务部、质检部及各使用单位。采购合同包括原材料采购、设备采购、技术服务采购等所有对外签订的具有法律效力的协议。

3.基本概念说明

采购合同是指某量具厂为满足生产经营需要，与供应商就采购产品或服务签订的具有约束力的书面协议。合同内容应涵盖品名、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等核心条款。

二、领导机构与职责

1.采购部职责

采购部负责采购合同的拟定、审核、签订及履行监督，组织供应商谈判，管理合同台账，定期分析合同执行情况。

2.生产部职责

生产部负责提供采购需求清单，参与合同技术条款的审核，监督采购产品质量及到货时间，反馈合同履行中的问题。

3.财务部职责

财务部负责审核合同金额及付款条件，办理合同款项支付，监督资金使用合规性，参与合同风险评估。

4.质检部职责

质检部负责采购产品的检验验收，出具检验报告，对不合格产品提出处理意见，参与合同质量条款的制定。

三、合同拟定与审核

1.需求提报

各部门根据生产经营计划，填写《采购需求申请表》，明确采购目的、规格参数、数量及预算，经部门负责人签字后提交采购部。

2.供应商选择

采购部根据需求清单，组织比价或招标，选择资质合格、信誉良好的供应商，必要时需经技术部门验证样品。

3.合同草拟

采购部依据《采购需求申请表》及供应商信息，草拟合同文本，内容包括双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。

4.内部审核

合同草稿需经采购部负责人、生产部技术顾问、财务部及法务顾问（如需）审核，重大合同应由厂领导集体研究决定。

四、合同签订与备案

1.签订流程

审核通过后的合同文本，由采购部与供应商代表签字盖章，涉及金额超过规定标准的需经厂领导批准。

2.电子合同管理

对于符合条件的电子合同，双方可通过电子签章平台完成签署，并存储至公司合同管理系统，确保可追溯性。

3.合同备案

签署完成的合同原件由采购部存档，复印件分送财务部、生产部及使用单位备案，电子版同步录入合同台账。

五、合同履行与变更

1.交货期管理

采购部根据合同约定，跟踪供应商交货进度，生产部提前确认收货时间，确保与生产计划匹配。

2.质量验收

质检部按合同标准对到货产品进行检验，合格后方可入库，不合格产品及时通知供应商更换或退货，并记录在案。

3.合同变更程序

因市场变化或技术调整需变更合同时，采购部需与供应商协商，形成书面补充协议，按原审核流程报批备案。

六、付款与结算管理

1.付款条件执行

财务部根据合同约定的付款节点，核对发票、验收单及入库记录，确保资金支付与合同履行同步。

2.逾期付款处理

采购部定期梳理逾期付款合同，与供应商协商制定还款计划，避免因资金问题引发纠纷。

3.结算争议解决

结算过程中出现争议时，由采购部、财务部及供应商共同核对合同条款及执行情况，必要时申请第三方仲裁。

七、合同风险防控

1.履约风险预警

采购部每月汇总合同执行情况，对可能延期或违约的合同进行风险评估，及时启动应急预案。

2.法律合规审查

法务顾问定期抽查合同条款，确保符合《民法典》及行业法规要求，对不合规条款提出修改建议。

3.供应商信用管理

建立供应商信用档案，根据履约表现调整合作等级，对多次违约的供应商中止合作并通报全厂。

八、合同归档与销毁

1.归档要求

合同档案应分类编号，包含正本、副本及附件，纸质版存放于档案室，电子版备份至安全服务器，保存期限不低于合同履行完毕后3年。

2.查阅权限

合同档案仅限相关部门人员因工作需要查阅，严禁外借或泄露敏感信息，查阅需登记审批。

3.销毁程序

合同到期或不再需要时，由采购部提出申请，经财务部及档案管理部门签字确认后，按规定方式销毁，重要合同可转为电子存档。

九、监督检查

1.内部检查

采购部每季度组织合同管理自查，重点检查合同履行率、付款合规性及档案完整性，形成报告报厂领导。

2.外部审计

每年聘请第三方机构对合同管理体系进行审计，评估制度执行效果，提出改进措施。

3.问题整改

对检查发现的问题，责任部门需限期整改，采购部跟踪落实情况，确保问题闭环管理。

十、绩效考核

1.奖励机制

对合同管理表现突出的部门或个人，按季度评选“合同管理标兵”，给予奖金或晋升优先考虑。

2.违规处理

因工作疏忽导致合同纠纷或经济损失的，视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同，情节严重者移交司法机关处理。

3.免责条款

因不可抗力或供应商故意违约造成的损失，经核实后可免除相关责任人的追究，但需在报告中说明原因及措施。

十一、权利与义务

1.采购部权利

采购部有权要求供应商提供资质证明及产品检验报告，对不合规的合同条款有权拒绝签署。

2.供应商义务

供应商必须按合同约定交付合格产品，配合公司验收及质保要求，及时提供售后支持。

3.各部门责任

各部门需积极配合合同管理工作，提供真实需求及反馈，不得擅自变更合同内容。

十二、附则

1.解释权

本规范由某量具厂采购部负责解