灯具厂原材料供应商管理制度

灯具厂原材料供应商管理制度灯具厂原材料供应商管理制度

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第一章总则

1.制定目的

本制度旨在规范公司原材料供应商的选择、评估、合作及管理流程，确保原材料质量稳定、供应及时、成本可控，保障生产正常进行。通过建立科学的供应商管理体系，提升供应链的可靠性和效率，降低潜在风险。

2.适用范围

本制度适用于公司所有采购部门、生产部门及涉及原材料采购、验收、使用的所有人员。供应商的选择、评估、维护及退出均需遵循本制度规定。

3.基本概念说明

-原材料供应商：指向本公司提供生产所需各类原材料（如灯罩、金属支架、电子元件等）的企业或个人。

-合格供应商：通过公司评估，获得资格认证，可稳定供应合格原材料的供应商。

-供应商评估：指对供应商的资质、质量、价格、服务、交货能力等进行系统性审核。

第二章供应商选择与评估

1.供应商信息收集

采购部门通过市场调研、行业推荐、招标等方式收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。新增供应商需提供营业执照、生产许可证、质量体系认证等基本资质文件。

2.供应商评估标准

评估内容包括：

-质量能力：生产设备、检测能力、质量管理体系（如ISO9001）。

-价格竞争力：同类产品报价、付款条件、长期合作可能性。

-交货能力：产能、运输能力、历史交货准时率。

-服务支持：技术支持、售后响应、合作灵活性。

3.评估流程

-采购部门对初步筛选的供应商进行资料审核。

-组织技术、生产等部门进行实地考察或样品测试。

-综合评分，确定合格供应商名单，报管理层审批后入库。

例子1：某供应商提供LED灯珠，需验证其质检报告、生产车间照片、三年交货记录，并抽样检测亮度、寿命等关键指标。

例子2：若某金属供应商报价过低，但工厂规模小、认证不全，可能不通过评估，需优先选择资质完善、价格合理的供应商。

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第三章供应商合作关系管理

1.合同签订与执行

与合格供应商签订采购合同，明确产品规格、数量、价格、交期、验收标准、违约责任等条款。合同期内，双方需严格履行，采购部门定期跟踪交货进度。

2.绩效监控

采购、质检、生产部门每月对供应商进行绩效评估，重点监控：

-质量合格率：原材料抽检合格数占比。

-交货准时率：逾期交货次数占总订单比例。

-价格波动：是否超出合同约定范围。

3.沟通与改进

建立定期沟通机制（如季度会议），反馈问题，共同改进。对表现优秀的供应商给予优先订单或价格优惠；对不合格供应商，提出整改要求，仍未改善的予以淘汰。

例子1：某灯罩供应商连续两个月产品破损率超3%，需在沟通会上要求其改进模具或加强质检。

例子2：若某电子元件供应商因产能不足常延误交货，可协商增加备选供应商或要求其加急生产。

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第四章供应商资质审核与动态管理

1.年度审核

每年12月，采购部门联合各部门对合格供应商进行全面审核，更新供应商档案。审核内容包括：资质是否过期、生产规模是否变化、质量事故记录等。

2.动态调整

根据审核结果，对供应商进行分类：

-核心供应商：长期稳定合作，可享优先订单。

-普通供应商：一般合作，需加强监控。

-淘汰供应商：严重违约或质量不达标，终止合作。

3.风险预警

发现供应商出现停产、破产、质量严重问题等风险，需立即启动应急预案，寻找替代供应商，避免影响生产。

例子1：某塑料粒子供应商突然宣布搬迁，需紧急联系备选供应商，同时通知采购部调整下季度采购计划。

例子2：若某电子元件供应商因环保问题被政府处罚，需暂停其供货，并重新评估合作可行性。

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第五章操作流程说明

1.采购申请与审批

生产部门根据生产计划提交采购需求，注明材料规格、数量、期望到货日期。采购部核对库存后，向合格供应商下达采购订单，并跟踪执行。

2.到货验收流程

-供应商送货时提供送货单、质检报告。

-质检部门按抽样标准检验外观、尺寸、性能等，合格后签收；不合格的，隔离存放并通知供应商处理。

-验收合格的原材料由仓库登记入库，财务部核对金额。

3.付款与结算

-采购订单确认后，供应商提供发票，财务部审核无误后按合同约定付款。

-月末，采购部与供应商核对账目，如有差异及时沟通解决。

例子1：生产部申请采购500套LED灯罩，采购部确认库存后向A供应商下达订单，同时通知质检部门准备抽检。

例子2：若B供应商送来的塑料粒子颜色不符，质检部门拒收并拍照留证，要求其次日更换。

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第六章监督检查

1.检查主体

采购部负责日常监督，审计部门每季度抽查，生产、质检部门参与评估。

2.检查频率

-采购部每周抽查供应商交货记录。

-审计部门每季度进行供应商管理合规性检查。

-年度审核由管理层组织，全部门参与。

3.检查内容

-供应商资质是否有效。

-合同履行情况（价格、交期、质量）。

-重大质量问题及处理记录。

例子1：审计部门发现某供应商未按合同提供质检报告，立即要求采购部整改。

例子2：若连续三个月抽检到同一供应商的产品不合格，需启动淘汰程序。

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第七章奖惩办法

1.奖励措施

-对长期合作、质量稳定、交期准时的供应商，给予年度评优，优先采购或返点奖励。

-鼓励推荐优质供应商，经验证有效者给予现金奖励。

2.处罚措施

-供应商出现一次严重质量问题，暂停供货1个月；二次则终止合作。

-逾期交货超过5天，扣除部分货款或要求赔偿。

-提供虚假资质或信息，永久列入黑名单。

3.特殊情况处理

-不可抗力（如自然灾害）导致交货延误，需提供证明，可协商延期或部分免责。

-供应商因质量问题被客户投诉，需承担相应责任，公司保留追偿权。

例子1：C供应商连续三年未发生质量问题，获评“年度优秀供应商”，下年度订单增加20%。

例子2：D供应商因疫情工厂停产，需提供政府证明，协商延期交货，但需加急生产后