会议策划与执行方案检查清单

会议策划与执行方案检查清单通用工具模板一、适用场景与价值定位本工具适用于各类会议的策划与执行全流程管控，包括但不限于企业内部战略会、部门协调会、行业研讨会、客户交流会、培训动员会等。通过系统化检查清单，可保证会议策划无遗漏、执行有标准、结果可追溯，提升会议效率与目标达成率，同时降低因细节疏漏导致的风险（如流程混乱、资源不足、参会体验差等）。二、策划执行全流程操作指引（一）会前筹备：奠定会议基础步骤1：明确会议目标与核心信息核查项：是否清晰定义会议核心目标（如决策、信息同步、问题解决、资源协调等）；是否明确会议需达成的具体成果（如输出决议、形成方案、明确行动计划等）。输出物：《会议目标说明书》（含目标、预期成果、衡量标准）。步骤2：确定会议基本信息核查项：会议名称（是否体现主题与性质）、时间（起始/结束时间，是否避开节假日或重要冲突事件）、地点（线上/线下，线下需确认场地容量与设施兼容性）、形式（研讨会/汇报会/圆桌论坛等）。输出物：《会议基本信息表》（含名称、时间、地点、形式、预计规模）。步骤3：制定会议预算核查项：是否涵盖场地费、物料费（如印刷品、礼品）、餐饮费（如茶歇、正餐）、交通住宿费（如外地嘉宾）、技术支持费（如设备租赁、直播服务）、人员服务费（如主持人、速记员）等；各项费用是否合理，是否有预留应急预算（一般为总预算的10%-15%）。输出物：《会议预算明细表》（含费用类别、金额、测算依据）。步骤4：确定参会人员及分工核查项：是否明确核心参会人员（决策层、执行层、相关业务负责人）、列席人员（如记录员、支持人员）；是否确认主持人（控场能力）、总协调人（统筹全局）、技术负责人（保障音视频）、后勤负责人（场地与物料）等关键角色及职责分工。输出物：《参会人员名单及分工表》（含姓名、职务、联系方式、职责）。步骤5：制定会议议程与流程核查项：议程是否逻辑清晰（如开场-主题分享-讨论-决策-总结），各环节时间分配是否合理（总时长是否可控，避免冗余）；是否设置互动环节（如问答、分组讨论），是否明确各环节负责人及内容要点。输出物：《会议议程表》（含环节名称、时间、内容、负责人）。步骤6：筹备会议物料与资源核查项：物料清单是否完整（如签到表、会议手册、PPT模板、文具、横幅/背景板、嘉宾名牌、礼品等）；技术资源是否到位（投影仪、麦克风、音响、网络、直播设备、备用电源等）；是否提前测试设备兼容性（如线上会议需确认平台稳定性、参会端指引）。输出物：《会议物料清单》《技术设备检查表》（含设备名称、状态、测试人、测试时间）。步骤7：发出会议通知与确认核查项：通知是否包含会议目标、基本信息、议程、参会须知（如提前准备材料、着装要求）、联系人及联系方式；是否设置确认机制（如通过OA/邮件/群接龙收集参会反馈），对未确认人员是否及时二次提醒。输出物：《会议通知模板》《参会确认统计表》。步骤8：制定应急预案核查项：是否识别潜在风险（如嘉宾临时缺席、设备故障、场地突发问题、参会人员过多/过少等）；是否明确应对措施（如备用嘉宾名单、设备替换方案、备用场地、签到流程调整等）；是否指定应急负责人及联系方式。输出物：《会议应急预案》（含风险点、应对措施、负责人）。（二）会中执行：保障会议有序推进步骤1：现场布置与最后确认核查项：场地布置是否符合议程需求（如座位排列、舞台搭建、背景板内容、指示标识）；物料是否到位并分类摆放（如签到台、资料架、茶歇区）；技术设备是否再次通电测试（音量、画面、网络）；嘉宾休息室、洗手间等区域是否准备就绪。责任人：后勤负责人、技术负责人。步骤2：签到与引导核查项：签到流程是否顺畅（如线上签到二维码/线下签到台安排）；是否安排专人引导参会人员入场（如指引座位、解答疑问）；是否及时更新参会人员到席情况，同步给主持人及总协调人。责任人：签到组人员、引导人员。步骤3：流程控场与时间管理核查项：主持人是否按议程推进，把控各环节时间；是否提醒发言人员控制时长；是否灵活处理突发情况（如临时增加议程、调整发言顺序）；是否保证会议目标在各环节中逐步达成。责任人：主持人、总协调人。步骤4：技术支持与问题处理核查项：技术人员是否全程在场，及时解决音视频、网络、直播等技术问题；是否安排专人监控线上会议平台（如参会端人数、互动消息、画面卡顿情况）；是否准备备用设备（如备用麦克风、移动热点）。责任人：技术负责人、技术支持人员。步骤5：餐饮与后勤服务核查项：茶歇/正餐是否按时供应，是否符合dietary需求（如素食、过敏食物提示）；是否安排专人维护场地秩序（如垃圾分类、设备看管）；是否及时处理参会人员临时需求（如加座、医疗协助）。责任人：后勤负责人、餐饮服务人员。步骤6：记录与信息同步核查项：是否安排专人记录会议要点（如速记员、纪要撰写人）；是否实时整理关键决策、行动项（含负责人、完成时限）；是否通过线上群/大屏同步会议进展（如议程变更、临时通知）。责任人：记录人员、总协调人。（三）会后跟进：保证会议成果落地步骤1：资料整理与归档核查项：是否收集完整会议资料（如PPT、签到表、纪要、照片/视频录像）；是否按公司规范命名并分类归档（如“2024年Q3战略会-资料-纪要”）；是否同步给参会人员及相关方（如通过邮件/共享文件夹）。责任人：总协调人、行政支持人员。步骤2：行动项跟踪与反馈核查项：是否从纪要中提取所有行动项，形成《行动项跟踪表》（含任务描述、负责人、完成时限、当前状态）；是否定期跟进行动项进展（如每周更新），对逾期任务是否及时提醒并协调解决；是否向参会人员反馈行动项完成情况。责任人：总协调人、各行动项负责人。步骤3：会议效果评估与反馈收集核查项：是否设计会议反馈问卷（含议程合理性、内容实用性、组织服务、场地满意度等维度）；是否通过线上/线下渠道收集参会人员意见；是否分析反馈数据，总结会议亮点与不足。输出物：《会议效果评估报告》（含反馈数据、改进建议）。步骤4：费用结算与报销核查项：是否核对实际费用与预算差异，分析超支/节支原因；是否收集所有费用发票（如场地费、餐饮费、物料费），按财务规范整理报销；是否完成会议成本核算（如人均成本、目标达成成本）。责任人：财务对接人、后勤负责人。步骤5：总结复盘与经验沉淀核查项：是否组织核心策划人员召开复盘会，梳理成功经验（如高效流程设计）与待改进点（如时间把控不足）；是否更新《会议策划执行规范》，将经验沉淀为标准化流程；是否为后续类似会议提供参考。输出物：《会议复盘总结报告》《会议策划执行规范（更新版）》。三、核心检查清单模板（一）会前筹备阶段检查表检查类别具体检查项负责人完成时限状态（未开始/进行中/已完成）备注（如需补充说明）目标与主题1.是否明确会议核心目标及预期成果？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成2.会议主题是否简洁、贴合目标？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成基本信息3.会议时间、地点、形式是否已确定并确认无冲突？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成避开重要客户拜访日4.预计参会规模及人员构成是否明确？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成含线上/线下人数预算5.是否制定完整预算表，含应急预算（10%-15%）？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成应急预算已单独列示6.各项费用是否合理，是否有审批流程？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成已按财务制度审批参会人员与分工7.关键角色（主持人、总协调人等）及职责是否明确？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成已沟通确认职责8.参会人员名单是否已确认，通知已发出并回收反馈？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成未确认人员已二次提醒议程与流程9.议程是否逻辑清晰，时间分配合理？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成讨论环节预留30分钟10.各环节负责人及内容要点是否明确？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成主题分享已提前确认PPT物料与资源11.物料清单是否完整，是否已采购/制作完成？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成名牌印刷已确认无误12.技术设备是否测试兼容性，备用方案是否准备？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成备用投影仪已准备应急预案13.是否识别主要风险点并制定应对措施？*YYYY-MM-DD□未开始□进行中□已完成嘉宾缺席已联系3位备用（二）会中执行阶段检查表检查环节具体检查项责任人完成时间（节点）状态（未开始/进行中/已完成）备注现场布置1.场地布置（座位、背景板、指示牌）是否符合议程需求？*会议开始前2小时□未开始□进行中□已完成已按议程调整座位排列签到引导2.签到流程是否顺畅，参会人员是否及时引导入场？*会议开始前30分钟□未开始□进行中□已完成线上签到二维码已更新流程控场3.主持人是否按议程推进，时间把控是否合理？*全程□未开始□进行中□已完成已提醒发言人控制时长技术支持4.音视频、网络是否正常，直播是否有卡顿？*全程□未开始□进行中□已完成已临时切换备用网络后勤服务5.茶歇是否按时供应，场地秩序是否维护良好？*茶歇时间（如10:00-10:15）□未开始□进行中□已完成餐饮过敏需求已单独准备记录与同步6.会议纪要是否实时更新，关键决策/行动项是否记录完整？*各环节结束后15分钟内□未开始□进行中□已完成行动项已同步至群内（三）会后跟进阶段检查表检查类别具体检查项负责人完成时限状态（未开始/进行中/已完成）备注资料整理1.会议资料（PPT、纪要、照片）是否收集完整并归档？*会议结束后3个工作日内□未开始□进行中□已完成已按部门分类存储行动项跟踪2.行动项跟踪表是否建立，是否定期跟进进展？*每周更新，截止日期前3天提醒□未开始□进行中□已完成2项逾期已协调延期效果评估3.反馈问卷是否发放，数据是否分析完成？*会议结束后5个工作日内□未开始□进行中□已完成回收率80%，满意度4.2/5分费用结算4.发票是否收集齐全，报销流程是否完成？*会议结束后10个工作日内□未开始□进行中□已完成超支部分已说明原因总结复盘5.复盘报告是否完成，规范是否更新？*会议结束后15个工作日内□未开始□进行中□已完成已更新应急预案流程四、关键注意事项与风险规避时间规划：预留弹性空间议程设计时，避免每个环节“满打满算”，需预留5-10分钟的缓冲时间（如茶歇切换、设备调试），避免因单环节超时导致整体流程混乱。重要会议（如决策会）建议提前1-2天进行全流程彩排，尤其是线上会议需测试多端接入稳定性。沟通机制：明确信息同步路径建立“核心策划群”，实时同步筹备进展（如嘉宾确认、议程变更），保证信息传递无遗漏；对重要参会人员（如外部嘉宾）需一对一沟通关键信息（如时间、地点、着装要求）。物料管理：清单化+提前核验物料需按“必备项、备选项、应急项”分类，会前24小时由后勤负责人逐一核验数量与质量（如印刷品是否清晰、电子设备是否通电），避免现场“缺东少西”。应急预案：覆盖高频风险点线下会议需重点关注“人员安