采购成本控制及审批流程标准模板

采购成本控制及审批流程标准模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作步骤详解（一）需求提出与预算确认需求发起：采购需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交货期等基本信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。预算审核：采购部门对接财务部门，核实申请项目是否在年度/季度预算范围内。若预算内，直接进入下一环节；若预算外，需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导审批后方可推进。（二）供应商寻源与初步筛选供应商寻源：采购部门根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、询价采购、单一来源采购（符合规定情形时）等方式确定潜在供应商。优先选择企业合格供应商库中的合作方，新供应商需提交营业执照、相关资质证明、业绩案例等材料。资格预审：采购部门组织对新供应商的资质、生产能力、质量体系、信誉等进行初步审核，形成《供应商资格预审表》，筛选出符合基本要求的供应商名单（不少于3家，特殊情况除外）。（三）成本分析与比价议价成本构成分析：采购部门联合需求部门、财务部门，对采购项目的成本构成进行分析（包括但不限于物料成本、运输成本、税费、服务费等），确定目标成本上限。询价与比价：向通过资格预审的供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供书面报价（需注明含税/不含税、交货期、付款条件等）。采购部门整理《供应商比价议价表》，对比不同供应商的价格、质量、交期、服务等维度，初步选定性价比最优的供应商。议价确认：与初步选定的供应商进行价格谈判，争取进一步降低成本（如批量采购折扣、付款账期优化等），谈判结果需双方确认并形成书面记录。（四）审批流程分级执行根据采购金额及项目类型，实行分级审批（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：低值采购（金额≤5000元）：采购部门负责人审批→财务部门复核→归档执行。中等采购（5000元＜金额≤5万元）：采购部门负责人审核→财务部门复核→分管采购副总审批→归档执行。重大采购（金额＞5万元或固定资产采购）：采购部门负责人审核→财务部门复核→分管采购副总审核→总经理审批→归档执行。审批过程中，若某环节未通过，需退回至上一环节或需求部门重新调整，直至符合要求。（五）采购订单下达与执行订单：审批通过后，采购部门根据比价议价结果与选定供应商签订《采购订单》，明确双方权利义务（包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、违约责任等）。订单执行跟踪：采购部门负责跟踪订单执行进度，督促供应商按时交货，若出现延期、质量异常等问题，需及时协调解决并记录《采购进度跟踪表》。（六）入库验收与成本核算实物验收：货物送达后，需求部门联合仓储部门、采购部门共同进行验收，核对数量、规格、质量是否符合订单要求，填写《入库验收单》，各方签字确认。成本核算：财务部门根据《采购订单》《入库验收单》《供应商发票》等单据，核算实际采购成本，对比预算成本分析差异（如超支需说明原因），形成《采购成本核算表》。（七）档案归档与复盘优化资料归档：采购完成后，采购部门负责整理《采购申请表》《供应商比价议价表》《采购订单》《入库验收单》《发票》《审批记录》等资料，按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于3年。复盘优化：定期（如每季度/每半年）组织采购、财务、需求部门召开采购复盘会，分析成本控制成效、审批流程效率、供应商合作情况等，针对问题提出改进措施，持续优化采购管理。三、配套表单模板表1：采购申请表申请部门申请日期采购类型（□物资□服务□固定资产）物品/服务名称规格型号数量用途说明预算金额预算科目需求部门负责人签字：日期：表2：供应商比价议价表采购项目名称比价日期序号供应商名称报价（元）成本构成明细（物料/运输/服务等）123初步选定供应商：议价后价格：采购负责人签字：日期：表3：采购审批流转记录表采购项目名称金额申请部门提交日期审批环节审批人审批意见审批日期需求部门负责人采购部门负责人财务部门复核分管领导（如需）总经理（如需）表4：入库验收单验收日期验收地点采购订单号物品名称规格型号数量验收结果（□合格□不合格）不合格说明：需求部门验收人：仓储部门验收人：采购部门经办人：四、关键注意事项与风险防控（一）预算刚性原则严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的，必须严格履行预算调整审批流程，保证采购活动在可控预算内执行。（二）供应商管理规范供应商选择需遵循“公开、公平、公正”原则，优先选择长期合作、信誉良好的合格供应商。定期对供应商进行绩效评估（包括质量、交期、价格、服务等），评估结果作为后续合作的重要依据。（三）审批权限清晰严格按照分级审批权限执行，不得越权审批或简化流程，审批人对审批内容的真实性、合规性负责。（四）成本动态监控采购过程中若发觉实际成本可能超出预算，需立即暂停采购并上报，分析原因后调整采购方案（如更换供应商、优化规格等），保证成本不超标。（五）验收与票据合规货物验收必须核对实物与订单信息一致，不合格品需及时退回并追溯供应商责任。供应商需提供合规票据（如增值税专用发票），票据信息与采购订单、入库单一致后方可付款。