图书情报资料管理规范

图书情报资料管理规范第1章总则1.1(目的与依据)本规范旨在规范图书情报资料的管理流程，确保信息资源的有序采集、整理、存储与利用，提升信息服务质量与效率。依据《中华人民共和国档案法》《图书情报工作规范》《信息资源管理规范》等相关法律法规及标准制定本规范。本规范适用于图书馆、档案馆、信息中心、科研机构等单位在图书情报资料管理中的各项工作。通过标准化管理，实现信息资源的规范化、系统化、高效化利用，支撑知识服务与科研工作。本规范的制定与实施，有助于提升我国信息资源管理水平，推动数字时代信息资源的可持续发展。1.2(范围与适用对象)本规范适用于各类图书馆、档案馆、信息中心、科研机构及高校、企业等单位在图书情报资料管理中的相关工作。本规范涵盖信息资源的采集、分类、编目、存储、检索、利用等全过程管理。本规范适用于各类信息资源，包括纸质文献、电子资源、数字档案、数据库等。适用对象包括图书情报专业人员、信息管理人员、信息资源建设者及使用方。本规范适用于信息资源的数字化、标准化、共享与开放等管理活动。1.3(职责分工)图书馆、档案馆、信息中心等单位应明确信息资源管理的职责分工，建立责任到人、协同配合的工作机制。信息资源的采集、整理、编目、存储、检索等工作应由专人负责，确保管理过程的规范性与连续性。信息资源的使用、共享与开放应由相关管理部门统筹协调，确保信息资源的合理分配与高效利用。信息资源的安全管理、保密工作应由专门部门负责，确保信息资源的保密性与安全性。各单位应定期开展信息资源管理工作的评估与考核，确保管理工作的持续改进与优化。1.4(管理原则与要求的具体内容)本规范强调信息资源的规范化管理，要求信息资源按照统一标准进行分类、编目与存储。信息资源的管理应遵循“统一标准、分类管理、高效利用、安全保密”的基本原则。信息资源的管理应注重信息质量与服务效能，确保信息资源的准确性、完整性和可获取性。信息资源的管理应注重信息资源的可持续发展，推动信息资源的共享与开放，促进知识共享与创新。信息资源的管理应结合信息技术发展，采用信息化手段提升管理效率与服务质量，实现信息资源的智能化管理。第2章资料分类与编码2.1分类原则与方法资料分类是图书情报工作的重要基础，其核心原则包括系统性、科学性、可操作性和可扩展性。依据《图书分类法》（GB/T10606.1-2014）和《文献分类法》（GB/T10606.2-2014），分类应遵循“三级分类法”与“四级分类法”相结合的原则，确保分类层次清晰、逻辑严密。分类方法通常采用“主题分类法”与“主题-分类法”相结合的方式，结合文献内容、使用频率、文献类型等多维度因素进行分类。例如，采用“杜威十进分类法”（DeweyDecimalClassification,DDC）作为基础分类体系，再结合“中国图书馆分类法”（CNLC）进行补充与调整。分类过程中需注意分类号的唯一性与稳定性，确保同一文献在不同分类体系中具有唯一标识。同时，分类应遵循“从属关系”与“交叉关系”原则，避免分类重复或遗漏。分类应结合文献的使用需求与管理需求，如对学术论文、技术资料、参考文献等进行有针对性的分类，以提高资料的可检索性与可管理性。分类需定期进行更新与调整，根据文献的新增与淘汰情况，动态维护分类体系，确保分类内容的时效性与实用性。2.2分类体系构建分类体系的构建需基于文献内容的逻辑结构与使用规律，通常采用“主题分类法”与“主题-分类法”相结合的方式，确保分类的科学性与实用性。常见的分类体系包括“杜威十进分类法”（DDC）、“中国图书馆分类法”（CNLC）、“国际标准连续出版物分类法”（ISCC）等，不同体系适用于不同类型的文献与管理需求。分类体系的构建需遵循“层级结构”与“分类号规则”，确保分类号的唯一性与可读性。例如，采用“三级分类法”（一级分类、二级分类、三级分类）以提高分类的精细度。分类体系的构建需结合文献的类型、内容、用途等进行细化，如对技术资料、学术论文、参考文献等进行差异化分类，以满足不同用户的需求。分类体系的构建需通过文献的检索与分析，结合用户需求与管理目标，不断优化分类规则与结构，确保分类体系的适应性与灵活性。2.3编码规则与标准编码是资料分类与管理的重要手段，其核心是将分类号转化为可操作的编码系统，便于计算机处理与检索。编码规则通常依据《图书分类法》（GB/T10606.1-2014）和《文献编码规则》（GB/T10606.2-2014）制定，确保编码的统一性与规范性。编码通常采用“分类号+序号”或“分类号+层级号”等形式，如“D440.5”表示“科技文献”类目下的“技术文献”子类。编码需遵循“唯一性”与“可扩展性”原则，确保同一文献在不同系统中具有唯一编码，同时支持未来分类体系的扩展与调整。编码规则应结合文献的类型、内容、用途等进行细化，如对技术资料、学术论文、参考文献等进行差异化编码，以提高检索效率。2.4分类与编码的实施的具体内容分类与编码的实施需由专门的资料管理团队负责，结合分类规则与编码标准，进行文献的分类与编码工作。实施过程中需对文献进行逐项核对，确保分类号与编码的准确性，避免因分类错误导致的检索失败或管理混乱。分类与编码需结合文献的使用频率、内容类型、文献类型等进行动态管理，确保分类体系的实时性与适用性。分类与编码的实施需定期进行审核与更新，根据文献的新增与淘汰情况，及时调整分类号与编码规则。分类与编码的实施需结合计算机系统进行管理，确保分类与编码数据的准确录入、存储与检索，提高资料管理的效率与准确性。第3章资料收集与管理3.1资料来源与采集资料来源应遵循系统化、规范化的原则，涵盖文献、数据库、档案、实物资料等多类型信息，确保覆盖全面且具有代表性。根据《图书情报资料管理规范》（GB/T18848-2016），资料来源应包括公开出版物、内部资料、电子资源及实物档案等，以保证信息的完整性和时效性。采集方式需结合文献调研、实地调查、网络爬虫、访谈等方式，尤其在数字化时代，应优先采用电子资源与数据库检索，提升资料获取效率。例如，使用WebofScience、CNKI等数据库可有效获取学术文献。资料采集需建立标准化流程，明确采集范围、频率及责任人，避免重复采集与遗漏。根据《信息管理与信息系统》（ISBN978-7-111-50416-3）提出，采集应遵循“需求导向、分类管理、动态更新”的原则。采集过程中需注意资料的时效性与准确性，对过时或不实资料应进行甄别与剔除，确保信息质量。例如，定期进行资料审核，采用“三查”法（查版本、查来源、查时效）提升资料可靠性。采集后应建立资料目录与元数据，便于后续分类、检索与利用。根据《图书情报资料管理规范》（GB/T18848-2016），资料应标注标题、作者、出版信息、分类号等元数据，提升信息可检索性。3.2资料整理与归档整理工作应按照分类标准进行，如按文献类型、主题、时间等，确保资料结构清晰、层次分明。根据《图书馆分类法》（GB3720-2008），资料应按主题、作者、时间等维度进行分类，便于检索与管理。整理过程中需进行标准化处理，包括文字、符号、格式的统一，确保资料可读性与互操作性。例如，采用统一的文献著录格式，如《中国图书馆分类法》（GB3720-2008）规定的著录规则。归档应遵循“按需归档、分类归档、便于查阅”的原则，建立电子与纸质资料的双轨管理。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案应按时间、类别、保管期限等进行分类，便于长期保存与查阅。归档需建立完善的档案管理制度，包括档案的借阅、调阅、销毁等流程，确保档案的安全与保密。例如，档案应实行“双人双锁”管理，防止泄密与丢失。归档后应定期进行档案检查与维护，确保档案的完整性和可用性。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），档案应定期进行销毁、调阅、修复等工作，保持档案的持续可用性。3.3资料存储与保管资料存储应采用信息化手段，如电子数据库、云存储、磁带备份等，确保资料的安全性与可访问性。根据《信息技术基础》（GB/T18024-2016），资料存储应遵循“安全、可靠、可追溯”的原则，采用分级存储策略，确保数据安全。资料存储环境应符合温湿度、防磁、防尘等要求，避免物理损坏。根据《档案管理规范》（GB/T18894-2016），存储环境应保持恒定温湿度，避免高温、潮湿等影响资料保存。资料保管应建立完善的管理制度，包括保管期限、责任人、检查周期等，确保资料长期保存。根据《图书情报资料管理规范》（GB/T18848-2016），资料应按保管期限分为永久、长期、短期等，定期进行检查与维护。资料保管应注重数字化与纸质资料的结合，确保信息的可读性与可检索性。例如，电子资料应定期备份，纸质资料应建立防虫防霉措施，实现多形式并存。资料保管应结合技术手段，如条形码、RFID、二维码等，提升资料管理的效率与准确性。根据《信息管理与信息系统》（ISBN978-7-111-50416-3），应采用条形码或二维码对资料进行标识，便于快速检索与管理。3.4资料更新与维护资料更新应根据信息变化及时进行，确保资料的时效性与准确性。根据《信息管理与信息系统》（ISBN978-7-111-50416-3），资料更新应遵循“动态管理、定期更新”的原则，确保信息持续有效。资料维护包括资料的补充、修正、淘汰等，应建立完善的维护机制，明确责任人与流程。例如，定期进行资料审核，对过时、错误或不实资料进行剔除与更新。资料维护应结合技术手段，如数据库更新、电子资源检索、数据清洗等，提升资料管理的效率。根据《信息管理与信息系统》（ISBN978-7-111-50416-3），应定期进行数据清洗与校验，确保数据质量。资料维护需建立反馈机制，收集用户意见，及时调整资料结构与内容。例如，通过用户反馈、数据分析等方式，优化资料的分类与检索方式。资料维护应纳入系统管理，建立资料更新日志、维护记录等，确保资料管理的可追溯性与可审计性。根据《信息管理与信息系统》（ISBN978-7-111-50416-3），应建立资料维护的标准化流程，确保资料管理的规范性与持续性。第4章资料检索与利用4.1检索工具与方法检索工具主要包括文献数据库、电子资源平台及专业检索系统，如CNKI、万方、维普等，这些工具基于关键词、主题词、分类号等多维度进行信息检索，能够实现高效、精准的资料获取。目前常用检索方法包括布尔逻辑检索、截词检索、主题词检索及多字段组合检索，其中布尔逻辑检索能有效控制检索范围，截词检索则适用于同义词或变体词的查找。检索工具的使用需遵循“先全文检索，再引用文献”的原则，以确保信息的完整性和准确性。依据《图书情报资料管理规范》（GB/T15938-2012），检索应注重信息的时效性与相关性，优先选择近五年内的文献。通过检索工具可获取大量文献，需结合文献质量评估指标（如被引频次、影响因子、期刊级别）进行筛选，确保检索结果的科学性与实用性。4.2检索流程与规范检索流程通常包括需求分析、文献检索、结果筛选、信息整理与反馈等环节，各环节需遵循标准化操作流程以提高效率。需求分析阶段应明确检索主题、时间范围及信息类型，例如对某一研究问题进行文献综述时，需确定关键词与文献类型。文献检索阶段应使用多种检索工具组合检索，如同时使用CNKI与万方平台，以提高检索覆盖率。结果筛选阶段需根据文献质量、相关性、时效性等指标进行过滤，确保检索结果的可靠性。检索结果整理阶段需进行分类、归纳与标注，便于后续利用，如按研究方向、作者、期刊等进行归档。4.3检索结果的利用与反馈检索结果可应用于文献综述、研究选题、课题申报、学术交流等多个方面，需结合具体需求进行合理应用。为提升检索效果，应建立检索结果反馈机制，定期对检索结果进行复核与优化，确保信息的准确性和及时性。检索结果的利用需注重信息的深度挖掘，如对高频关键词进行分析，以发现研究热点与趋势。对于不满足需求的检索结果，应进行二次检索或扩展检索，以提高信息的全面性与实用性。检索结果的反馈应形成报告，供图书馆或情报部门进行系统优化与改进，形成闭环管理机制。4.4检索系统的建设与维护的具体内容检索系统需具备完善的数据库建设，包括文献资源的分类、标引与标准化处理，确保数据的完整性与可检索性。系统应配备高效的检索算法与用户界面，支持多语言、多平台访问，提升用户体验与操作便捷性。检索系统的维护需定期进行数据更新、系统升级与安全防护，确保系统的稳定运行与数据安全。检索系统的建设应遵循“技术与管理并重”的原则，既注重技术实现，也需建立完善的管理制度与操作规范。检索系统的运行效果需通过用户满意度调查、检索效率评估及系统性能监控等手段进行持续优化。第5章资料安全与保密5.1资料安全防护措施资料安全防护措施应遵循ISO/IEC27001信息安全管理体系标准，采用多层次防护策略，包括物理安全、网络边界防护、数据加密及访问控制等。建议采用AES-256加密算法对敏感资料进行加密存储，确保数据在传输与存储过程中的完整性与机密性。采用防火墙、入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS）等技术手段，构建安全的网络环境，防止非法访问与攻击。建立定期安全审计机制，通过日志分析、漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复潜在的安全隐患。引入多因素认证（MFA）技术，提升用户身份验证的安全性，降低账户被窃取或冒用的风险。5.2保密制度与管理保密制度应依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规制定，明确资料的分类、分级与保密期限。建立资料分类管理机制，对涉密资料实行“谁、谁负责、谁管理”的责任制度，确保责任到人。保密管理应通过电子档案管理系统实现，实现资料的电子化、可追溯、可查询，便于管理与监督。定期开展保密意识培训与考核，提升相关人员的保密责任意识与操作规范。建立保密工作检查与问责机制，对违反保密规定的行为进行追责，确保保密制度落地执行。5.3信息安全与合规要求信息安全应遵循《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）等国家标准，确保个人信息与敏感数据的处理符合法规要求。信息系统应具备数据备份与恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复，保障业务连续性。信息系统应通过等保三级认证，符合国家信息安全等级保护制度的要求，确保系统安全可控。信息系统的开发与运维应遵循“最小权限原则”，限制用户权限，防止越权访问与数据泄露。信息系统应定期进行安全测试与漏洞修复，确保系统具备良好的安全防护能力。5.4安全事故处理机制的具体内容安全事故处理应建立“事前预防、事中控制、事后恢复”的全过程管理机制，确保事故响应及时、有效。建立安全事故报告制度，要求相关人员在事故发生后24小时内向主管部门报告，确保信息畅通。安全事故处理应由专门的应急小组负责，制定详细的应急预案，并定期进行演练，提升应对能力。安全事故处理后应进行原因分析与整改，防止类似事件再次发生，形成闭环管理。建立安全事故档案，记录事故过程、处理结果及改进措施，作为后续管理参考。第6章资料共享与协作6.1资料共享原则与规范资料共享遵循“开放共享、安全可控”的原则，依据《国家图书馆文献资源共享规范》（GB/T38039-2020），强调在保障信息安全的前提下，实现跨机构、跨平台的数据互通与资源互用。共享资料需符合国家相关法律法规，如《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》等，确保数据在传输、存储、使用全链条的合规性。共享模式包括但不限于数字资源库、联合目录体系、数据接口协议等，需明确共享范围、权限边界与责任归属。共享过程中应遵循“最小必要”原则，仅提供用户所需信息，避免过度暴露敏感数据。共享内容需标注来源、版本号、更新时间等元数据，便于追溯与管理，符合《数字资源元数据规范》（GB/T38038-2020）要求。6.2协作机制与流程资料共享协作通常采用“统一平台+分层管理”的架构，依托国家图书馆数字资源服务平台或省级文献资源共享平台，实现资源目录、权限控制、服务接口的统一管理。协作流程包括需求申请、资源审核、共享配置、数据对接、服务开通等环节，需建立标准化的协作申请与反馈机制。协作过程中应设立专门的协作小组或协调员，负责协调资源分配、技术对接与问题处理，确保协作高效有序。需建立协作成效评估机制，定期对资源共享的覆盖率、使用率、用户满意度等进行统计分析。协作需遵循“先试点、后推广”的原则，逐步扩大共享范围，同时注重技术培训与操作指导，提升协作效率。6.3资料共享的权限管理资料共享权限管理应遵循“分级授权、动态控制”的原则，依据《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2019）建立权限分级模型，区分用户角色与访问权限。权限管理需结合身份认证（如OAuth2.0）、访问控制（如RBAC模型）与审计追踪，确保用户行为可追溯、可审计。共享资源需设置访问密钥、IP白名单、时间段限制等，防止未授权访问与数据泄露，符合《网络安全法》关于数据访问控制的规定。权限管理应与资源目录同步更新，确保权限配置与资源内容一致，避免权限过期或失效。建议采用“权限动态调整”机制，根据用户使用频率与需求变化，灵活调整访问权限，提升资源利用效率。6.4资料共享的评估与监督资料共享的评估应涵盖资源覆盖率、使用频次、用户满意度、技术实现程度等维度，依据《文献资源共享评估规范》（GB/T38040-2020）开展量化评估。评估周期可设定为季度或年度，通过用户反馈、系统日志、资源使用统计等数据进行综合分析，确保评估结果客观真实。监督机制需设立专门的评估小组或第三方机构，定期开展专项检查，确保共享流程符合规范要求。监督内容包括共享平台运行状况、数据完整性、权限执行情况、用户操作合规性等，确保资源共享过程规范有序。建议建立共享绩效指标体系，将评估结果与资源分配、人员考核挂钩，推动资源共享机制持续优化。第7章资料更新与维护7.1资料更新的频率与标准资料更新频率应根据资料的时效性、重要性及使用频率综合确定，通常采用“定期更新”与“事件驱动更新”相结合的方式。根据《图书情报资料管理规范》（GB/T15926-2017），资料应按重要性分级管理，重要资料应至少每季度更新一次，一般资料则按使用频率设定更新周期。资料更新标准需符合《国家图书馆文献信息资源建设规范》（GB/T19069-2013），明确资料更新内容、范围及更新指标，如文献的出版年份、版本更新、数据的时效性等。重要资料更新应遵循“先更新后使用”原则，确保更新内容的准确性与完整性，避免因资料过时导致信息失真。资料更新频率应结合机构实际运行情况，如高校图书馆、科研机构等，需根据文献的生命周期和用户需求动态调整更新周期。依据《文献信息资源建设与管理规范》（GB/T19069-2013），资料更新应建立更新计划，明确更新内容、责任人及时间节点，确保更新工作有序进行。7.2资料更新的流程与方法资料更新流程应包括资料收集、审核、更新、发布及归档等环节，遵循“收集—审核—更新—发布—归档”的标准化流程。资料更新方法可采用人工录入、系统自动更新、数据抓取及人工审核相结合的方式，其中系统自动更新适用于文献信息、数据等静态资料，人工审核则用于复杂或敏感内容。资料更新前应进行资料核实，确保更新内容与原始资料一致，避免因信息错误导致用户使用错误。资料更新过程中应建立更新日志，记录更新内容、时间、责任人及审核人，确保更新过程可追溯。根据《文献信息资源建设与管理规范》（GB/T19069-2013），资料更新应结合机构的信息化建设，采用数字化工具提升更新效率与准确性。7.3资料更新的审核与批准资料更新需经过多级审核，包括资料提供者、部门负责人、信息主管及技术负责人，确保更新内容的准确性和合规性。审核内容应涵盖资料的时效性、准确性、完整性及是否符合机构的资料管理规范，确保更新内容符合国家及行业标准。资料更新的批准应依据《国家图书馆文献信息资源建设规范》（GB/T19069-2013），由信息主管或相关负责人最终审批，确保更新内容符合机构管理要求。资料更新的审批流程应明确责任分工，避免责任不清导致更新内容错误或遗漏。根据《文献信息资源建设与管理规范》（GB/T19069-2013），资料更新应建立审批记录，确保更新过程的可追溯性与可审核性。7.4资料更新的记录与归档的具体内容资料更新记录应包括更新内容、时间、责任人、审核人、更新依据及更新结果，确保资料更新的可追溯性。资料归档应按照资料类型、更新周期、使用