机关事业单位档案管理制度制度

机关事业单位档案管理制度制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，参照行业档案管理标准及集团母公司关于档案规范化管理的指导意见，结合本公司实际情况制定。旨在规范公司档案管理行为，防范档案管理风险，保障档案安全与完整，提升档案利用效率，满足公司运营发展及合规管理的内在需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、人力资源、财务管理、技术研发、项目建设等各项活动中形成的各类档案，包括但不限于纸质档案、电子档案、音视频档案及其他载体的档案信息。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司针对档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程，建立制度体系、实施管控措施、保障安全与有效利用的专项管理活动。（二）“档案管理风险”指因档案管理制度不健全、流程不规范、责任不到位等导致档案遗失、损毁、泄露、滥用或无法有效利用的可能性。（三）“档案合规”指公司档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，保障档案合法、安全、完整、可用的状态。第四条档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖：确保所有业务领域档案管理无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理人员及岗位人员的档案管理职责。（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化管控措施。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案管理工作负总责，承担领导责任；分管档案管理的领导对公司档案管理工作负直接责任，负责组织落实、监督考核。第六条设立公司档案管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹公司档案管理工作的顶层设计，协调跨部门协作，审批重大档案管理事项，监督制度执行效果。第七条档案管理领导小组下设办公室，挂靠在公司综合管理部，负责日常档案管理工作。办公室主要职责包括：（一）制定和完善公司档案管理制度体系；（二）组织档案管理培训，提升全员档案意识；（三）协调各部门档案收集、整理、归档工作；（四）定期开展档案安全检查，排查管理隐患。第八条各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，负责本部门档案管理工作的组织领导，确保制度落实、人员到位、责任到岗。第九条综合管理部作为档案管理的牵头部门，负责：（一）统筹公司档案管理制度建设，推动制度落地；（二）组织档案风险评估，制定风险防控措施；（三）监督各部门档案管理执行情况，开展考核评价；（四）管理公司级重要档案，保障档案安全。第十条法务部作为档案管理的专责部门，负责：（一）审核档案管理制度及流程的合规性；（二）指导各部门依法依规管理档案；（三）处置档案管理中的法律风险事件；（四）参与重大档案纠纷的调解与处理。第十一条各业务部门及下属单位负责落实本领域档案管理要求，具体职责包括：（一）按照档案分类标准，及时收集、整理、归档业务档案；（二）落实档案保管要求，确保档案安全与完整；（三）配合公司档案检查，及时整改管理问题；（四）开展本部门档案利用工作，提供服务保障。第十二条基层执行岗位人员应履行以下档案管理责任：（一）遵守档案管理制度，按规范操作；（二）妥善保管岗位形成的相关记录，按时归档；（三）发现档案管理风险或异常情况，及时上报；（四）签署岗位合规承诺书，明确责任。第三章专项管理重点内容与要求第十三条档案收集管理：（一）业务部门应在档案形成后X日内完成收集，确保档案完整性；（二）重要会议、重大活动等应及时收集相关档案，形成完整记录；（三）电子档案应同步收集，确保格式规范、元数据完整。第十四条档案整理归档：（一）纸质档案应按照“分类—组卷—排列—编号—装订”流程整理；（二）电子档案应统一采用公司规定的格式，建立目录体系；（三）涉密档案应单独管理，采取加密、隔离等防护措施。第十五条档案保管安全：（一）纸质档案应存放在恒温恒湿、防火防潮的档案库房；（二）电子档案应定期备份，至少保留两套异地存储；（三）档案库房应安装视频监控、温湿度报警等安防设施。第十六条档案利用服务：（一）档案利用应严格审批，符合用途方可提供查阅；（二）涉密档案利用应控制范围，全程跟踪使用情况；（三）档案利用完毕应及时回收，做好记录。第十七条档案鉴定销毁：（一）档案鉴定应按照“定期鉴定、分类处置”原则开展；（二）无保存价值的档案应编制销毁清册，经审批后合规销毁；（三）销毁过程应双人监督，做好影像记录。第十八条档案信息化建设：（一）逐步推进档案数字化，实现电子档案在线管理；（二）建立档案管理系统，实现流程自动化、风险实时监控；（三）加强数据安全防护，防止信息泄露或篡改。第十九条档案保密管理：（一）涉密档案应明确密级，实行分级管理；（二）档案人员应经过保密培训，签订保密承诺书；（三）离职人员应按规定交还所有档案，并脱密观察。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）综合管理部每年至少开展一次档案管理制度评估；（二）根据法律法规变化、业务调整等及时修订制度；（三）修订后的制度应组织培训，确保全员知晓。第二十一条风险识别预警机制：（一）综合管理部每季度开展档案管理风险排查；（二）对发现的风险进行分级评估，发布预警通知；（三）高风险环节应制定专项防控方案，明确责任措施。第二十二条合规审查机制：（一）档案利用、销毁等重大事项应经过合规审查；（二）未经审查的档案管理行为视为违规，禁止实施；（三）审查结果应存档备案，作为绩效考核依据。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由部门自行处置，报综合管理部备案；（二）重大风险由公司档案管理领导小组统筹处置；（三）风险事件处置完毕后应形成报告，总结经验教训。第二十四条责任追究机制：（一）对档案管理违规行为，视情节轻重给予警告、通报、降职等处罚；（二）违规造成损失的，应追究相关责任人经济赔偿；（三）涉嫌违法的，移交司法机关处理。第二十五条评估改进机制：（一）每年对公司档案管理体系进行绩效评估；（二）评估结果应纳入部门及个人考核，推动持续改进；（三）针对评估发现的问题，制定整改计划并跟踪落实。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）公司主要负责人应定期听取档案管理工作汇报；（二）分管领导应每半年检查一次制度执行情况；（三）各部门应配备专职档案员，保障人员到位。第二十七条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度考核，考核结果与绩效挂钩；（二）对档案管理优秀的部门和个人，给予表彰奖励；（三）连续两年考核不合格的部门，负责人应向公司说明情况。第二十八条培训宣传机制：（一）综合管理部每年至少组织两次全员档案培训；（二）新员工入职时应接受档案管理培训；（三）通过内部刊物、公告栏等宣传档案知识。第二十九条信息化支撑：（一）逐步完善档案管理系统功能，实现全流程线上管理；（二）利用大数据技术，提升档案检索效率；（三）加强系统权限控制，确保数据安全。第三十条文化建设：（一）编制公司档案管理手册，发布全员学习；（二）组织档案知识竞赛、征文等活动，营造合规氛围；（三）员工应签署档案管理承诺书，增强责任意识。第三十一条报告制度：（一）各部门每月向综合管理部报送档案管理情况；（二）每年应形成档案管理