机电工程项目部会议制度

机电工程项目部会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《建设工程质量管理条例》《中华人民共和国招标投标法》等相关国家法律法规，结合行业工程管理准则及集团母公司关于风险防控、合规经营的管理要求制定。为规范机电工程项目部（以下简称“项目部”）的会议管理，提升决策效率，强化风险防控，保障项目顺利实施，特制定本制度。企业内部对专项风险的系统性管控需求，以及业务流程标准化、规范化管理的要求，是本制度产生的现实依据。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及项目部全体员工，覆盖机电工程项目全生命周期中的会议组织、决策执行、风险管控等场景。具体适用范围包括但不限于项目启动会、周例会、专项研讨会、风险评估会、竣工总结会等。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“项目部会议管理”指项目部为推进工程决策、协调资源、管控风险、优化流程而组织的各类会议的策划、实施、监督及改进工作。其外延涵盖会议议题设定、议程安排、参会人员、决策流程、纪要管理及落实督办等全流程管理活动。（二）“专项风险”指在机电工程项目中可能导致的工程延期、质量缺陷、安全事故、成本失控、合规瑕疵等重大不利后果的潜在因素。其识别需结合技术标准、管理漏洞、外部环境及历史案例进行综合研判。（三）“合规管理”指项目部在业务操作中严格遵守法律法规、行业标准、企业内部制度及合同约定，确保决策与执行的合法合规性。其评价需覆盖实体权利义务履行、程序正当性及责任追究等维度。第四条项目部会议管理应遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则，即会议管理覆盖项目管理的所有关键环节，确保无死角、无遗漏；（二）“责任到人”原则，即明确会议发起、主持、记录、督办等各环节责任人，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即优先讨论风险较高或影响重大的议题，实现资源有效配置；（四）“持续改进”原则，即通过动态评估与反馈机制，不断优化会议管理流程与效率。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对项目部会议管理负总责，承担统筹规划、资源保障及最终决策责任；分管领导作为直接责任人，负责日常监督、制度修订及关键问题决策。第六条设立项目部会议管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司分管领导担任组长，项目部负责人担任副组长，成员包括但不限于工程管理部、技术部、采购部、安全环保部等相关部门负责人。领导小组职能包括：（一）统筹项目部会议管理制度建设，审批重大议题决策；（二）协调跨部门会议资源，监督制度执行情况；（三）对会议管理中的重大争议事项进行决策，并定期向公司汇报。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（工程管理部）：负责统筹项目部会议管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯，每季度提交会议管理效能分析报告；（二）专责部门（技术部、安全环保部等）：分别负责专项领域的业务合规审核、技术标准执行监督、安全风险预控，对涉及本部门的会议议题提供专业意见；（三）业务部门/下属单位（项目部）：落实本领域会议管理要求，开展日常风险防控，每月提交会议纪要落实情况。第八条基层执行岗（如工程师、施工员、资料员等）需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保操作符合会议决策及制度要求；（二）主动上报发现的违规操作、潜在风险及管理漏洞，并配合调查；（三）参与会议讨论时需基于事实、数据及专业标准，不得泄露商业秘密或传递不当信息。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议策划环节：项目部需提前制定会议计划，明确议题、时间、地点、参会人员及预期目标，通过OA系统提交至牵头部门审批。严禁无明确目的的随意开会，大型会议需报公司领导备案。第十条议题决策环节：涉及技术方案、重大投资、关键资源调配的议题，需经技术评审、风险评估后提交领导小组审议。决策结果须形成书面决议，并由主持人、记录人签字确认。第十一条记录管理环节：会议记录需完整记载会议时间、地点、参会人员、主要讨论内容、决策事项及落实责任，由专人归档并按月度汇总至工程管理部。第十二条风险管控环节：专项会议需同步开展风险识别，对可能引发质量事故、安全事故、成本超支的议题需单独论证，风险等级较高者须制定应急预案。第十三条决策执行环节：会议决议需明确责任部门及完成时限，牵头部门每月统计落实进度，对未按期完成的需提交原因说明及改进措施。第十四条后续评估环节：重大会议决策实施满三个月后，需组织复盘，评估效果并修订制度，评估结果纳入部门绩效考核。第十五条信息保密环节：涉及商业秘密、技术敏感信息的会议，需设定保密级别并限制参会范围，会议场所及记录材料需符合保密要求。第十六条禁止性行为：严禁利用会议谋取私利、泄露未公开信息、推诿决策责任，严禁无实质内容的“形式化会议”。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：工程管理部每年第一季度结合法规变化、业务调整及年度问题排查，修订会议管理制度，并组织全员培训。第十八条风险识别预警机制：项目部每月开展风险排查，对识别出的重大风险通过会议形式发布预警，并明确处置时限及责任部门。第十九条合规审查机制：将会议合规性审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。专责部门对会议决议的合规性进行抽查，不合格者需重新审议。第二十条风险应对机制：对一般风险通过部门级会议处置，重大风险需启动跨部门应急会议，由领导小组统筹资源，明确责任协同及上报要求。第二十一条责任追究机制：界定违规情形（如泄露会议信息、未落实决议、恶意拖延决策等）及处罚标准，联动绩效考核、纪律处分，对典型问题进行通报。第二十二条评估改进机制：每年结合年度审计结果，对会议管理有效性开展评估，优化流程漏洞，确保持续符合业务需求。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：明确各层级领导对专项管理的推进责任，领导小组每季度召开工作例会，研究解决制度执行中的难点问题。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，对会议管理成效突出的团队给予奖励，对违规行为实行“一票否决”。第二十五条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训，培训效果纳入年度考核。第二十六条信息化支撑：通过系统工具实现会议计划自动推送、风险实时监控、决议电子督办，提升管理效率。第二十七条文化建设：发布专项合规手册，签订合规承诺书，定期评选“会议管理示范岗”，营造全员合规氛围。第二十八条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程、时限及内容要求，重大风险事件需在X日内上报至公司领导小组