校服供货备案核查制度

校服供货备案核查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》及相关行业规范，结合集团母公司关于供应链风险防控的指导意见，以及公司内部提升治理水平的实际需求制定。旨在通过规范校服供货备案核查流程，防控采购风险、质量风险及合规风险，确保供应链管理的安全性与规范性。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖校服采购需求提出、供应商选择、合同签订、履约验收、质量追溯等全流程管理，以及相关业务场景下的风险防控与合规监督。第三条本制度下列术语定义如下：（一）XX专项管理：指针对校服供货备案核查全过程的风险识别、管控、监督与持续优化的系统性管理活动。（二）XX风险：指在校服采购与供应环节可能出现的合规偏差、质量瑕疵、履约违约、信息安全等潜在问题。（三）XX合规：指校服供货活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保交易合法、流程规范、责任明确。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保校服供货备案核查覆盖所有业务场景，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各层级、各部门的专项管理职责，实现权责统一。（三）风险导向：以风险防控为核心，优先化解重大风险隐患。（四）持续改进：定期评估专项管理有效性，优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位XX专项管理的第一责任人，对专项管理制度完整性、执行有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹决策、资源配置与监督考核。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括采购部、质量部、财务部、法务部及下属单位代表。领导小组负责统筹协调专项管理工作，审批重大风险处置方案，监督评价制度执行成效。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（采购部）：统筹XX专项管理制度建设，组织供应商尽职调查、招标评审，监督考核专项管理成效，开展培训宣贯。（二）专责部门（质量部、法务部）：分别负责校服质量标准审核、合同合规性审查，提出流程优化建议，指导风险处置。（三）业务部门/下属单位（如教育局、学校采购团队）：落实XX专项管理要求，开展日常风险排查，确保本领域合规操作。第八条基层执行岗（如采购专员、质检员）需履行以下责任：（一）严格遵守XX专项管理操作规范，签署岗位合规承诺书。（二）及时上报发现的XX风险事件，配合完成调查处置。（三）参与专项培训，提升风险识别与管控能力。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商准入核查：（一）合规标准：严格执行供应商注册地资质审查、行业准入验证，禁止准入存在严重失信记录或违规行为的供应商。（二）禁止行为：严禁通过关联方设计规避资质审查，严禁以贿赂方式获取供应资格。（三）风险防控：重点核查供应商生产环境、质量管理体系认证（如ISO9001）、社会责任合规情况。第十条招标采购规范：（一）合规标准：遵循公开、公平、公正原则，采用比选、竞争性谈判等方式，确保采购流程合法合规。（二）禁止行为：严禁指定供应商、泄露评审信息、设置排他性条款。（三）风险防控：加强对招标文件编制、开标评审、中标公示环节的监督，防范操纵招标结果风险。第十一条合同签订管理：（一）合规标准：明确校服数量、规格、质量标准、交付时间、违约责任等条款，由法务部门审核通过后方可签署。（二）禁止行为：严禁签订权责不清、期限过短的合同，规避重大风险条款。（三）风险防控：重点关注质量保证金设置、争议解决方式约定，确保合同可执行性。第十二条质量验收流程：（一）合规标准：依据国家《学生校服标准》（GB/T21054）开展全批次抽检，留存检验报告，验收合格方可入库。（二）禁止行为：严禁伪造检验数据、降低验收标准以通过检验。（三）风险防控：建立质量追溯机制，对不合格产品要求供应商限期整改或召回。第十三条物流配送监督：（一）合规标准：选择具备运输资质的第三方物流，签订运输协议，明确运输责任与时效要求。（二）禁止行为：严禁将校服运输外包给无资质的“黑车”或个人。（三）风险防控：对运输过程实施GPS追踪，异常路线及时预警，防范运输途中的损坏或丢失风险。第十四条储存管理要求：（一）合规标准：校服入库需分区分类存放，设置温湿度监控设备，定期盘点库存。（二）禁止行为：严禁将校服与有毒有害物质混放，导致污染风险。（三）风险防控：建立储存环境异常自动报警机制，确保储存安全。第十五条退货换货规范：（一）合规标准：明确因质量问题产生的退货换货流程，要求供应商承担运费及损耗。（二）禁止行为：严禁无理由退货或拖延换货响应。（三）风险防控：对退货换货申请实施审批制，防止供应商恶意索赔。第十六条信息安全防护：（一）合规标准：校服采购数据传输采用加密通道，供应商信息脱敏存储，禁止非授权访问。（二）禁止行为：严禁泄露学生个人信息或用于商业用途。（三）风险防控：定期开展系统漏洞扫描，加强访问日志审计。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新：（一）牵头部门每年结合法规变化、业务调整，修订XX专项管理制度，报领导小组审批后发布。（二）重大政策调整（如强制性质量标准提升）需30日内完成制度同步。第十八条风险识别预警：（一）采购部每季度组织专项风险排查，采用风险矩阵法对供应商履约能力、质量稳定性等进行分级评估。（二）预警等级分为一般（黄色）、重要（橙色）、重大（红色），通过内部邮件或公告发布，明确应对措施。第十九条合规审查嵌入业务：（一）校服采购全流程需经XX专项管理专责部门（质量部/法务部）签署合规意见，未通过不得进入下一环节。（二）合同签订后60日内完成首次合规复核，每年复核一次。第二十条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位自行处置，上报采购部备案。（二）重大风险：启动应急预案，领导小组派员现场督导，必要时暂停合作并上报集团总部。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：如供应商资质造假、采购部泄露招标信息、质检员出具虚假报告等，视情节轻重处警告至撤职。（二）处罚标准：违规成本不低于其可能获得的非法收益，违规行为计入企业征信档案。第二十二条评估改进机制：（一）领导小组每半年开展专项管理有效性评估，形成《XX专项管理评估报告》。（二）评估指标包括风险事件发生率、供应商违约率、制度执行覆盖率等，得分低于80%需启动整改。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人每季度听取XX专项管理汇报，确保资源投入。（二）设立专项管理专项预算，保障培训、信息化建设等需求。第二十四条考核激励机制：（一）将XX专项管理得分纳入部门年度绩效考核，优秀团队奖励不超过年度预算10%。（二）个人合规履职表现占年度评优权重不低于20%，违规者取消评优资格。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年4月开展合规履职培训，考核不合格者不得参与采购决策。（二）一线员工培训：每季度组织操作规范培训，通过模拟场景考核实操能力。第二十六条信息化支撑：（一）开发校服供应链管理平台，实现供应商资质电子化存档、合同自动预警、质量数据可视化。（二）平台数据与集团风险监控中心对接，实现风险实时推送。第二十七条文化建设：（一）发布《XX专项合规手册》，将核心条款制作成桌贴、宣传海报。（二）每年6月开展“合规承诺月”活动，全员签署承诺书。第二十八条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险需在24小时内上报领导小组，次日通报集团总部。（二）年度报告：