校服选购留样封存制度

校服选购留样封存制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规，以及集团母公司关于内部控制、风险管理及合规经营的相关规定制定，旨在规范校服选购过程中的留样封存管理，防控采购风险、产品质量风险及信息安全风险，确保公司业务流程的合法合规与高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在校服采购、留样及封存环节的日常工作，覆盖从供应商选择、样品鉴定、封存保管到信息销毁的全流程管理。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）XX专项管理：指公司针对校服选购留样封存环节制定的一系列制度、流程及管控措施，旨在实现全过程风险防控与合规管理。（二）XX风险：指在校服选购留样封存过程中可能出现的法律风险、操作风险、质量风险及信息安全风险。（三）XX合规：指校服选购留样封存行为严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务活动的合法性与规范性。第四条校服选购留样封存管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有校服采购项目均纳入本制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的职责权限，确保责任可追溯。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程与执行效率。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本制度的第一责任人，对校服选购留样封存管理的总体合规性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责组织制度落实、监督风险防控及考核执行情况。第六条设立校服选购留样封存管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，相关部门负责人为成员，负责统筹协调本制度的实施、重大风险决策及监督评价。领导小组办公室设在[牵头部门名称]，承担日常事务管理。第七条牵头部门（如供应链管理部）职责如下：（一）负责本制度的起草、修订及解释，组织制定配套实施细则。（二）统筹开展校服采购全流程的风险识别与评估，建立风险清单。（三）监督各部门执行本制度情况，定期通报考核结果。（四）组织分层级培训与宣贯，提升全员合规意识。第八条专责部门（如合规风控部）职责如下：（一）负责校服采购环节的合规审核，包括供应商资质、招标流程、合同条款等。（二）优化校服选购留样封存流程，推动标准化建设。（三）牵头处置重大风险事件，协调跨部门协作。第九条业务部门及下属单位职责如下：（一）落实本领域校服采购留样封存要求，开展日常风险自查。（二）执行供应商尽职调查，确保样品的真实性、代表性。（三）负责留样封存保管，确保样品完好及信息安全。第十条基层执行岗（如采购专员、库管员）职责如下：（一）严格遵守操作规范，按要求完成样品鉴定、封存及保管。（二）签署岗位合规承诺书，承担相应操作责任。（三）发现异常情况及时上报，履行风险报告义务。第三章专项管理重点内容与要求第十一条供应商尽职调查：采购部门必须对校服供应商进行全流程尽职调查，包括营业执照、生产许可、质量认证、行业口碑等，建立合格供应商名录，严禁向无资质或存在重大风险的供应商采购。第十二条招标采购流程：校服采购必须遵循公司招标管理制度，实行公开招标、邀请招标或竞争性谈判，严禁化整为零规避招标；招标文件应明确样品留样要求，中标结果需经领导小组审定。第十三条样品鉴定标准：采购部门联合技术部门对中标供应商提供的校服样品进行严格鉴定，包括材质、尺寸、工艺、安全性等，确保样品符合国家标准及公司需求；鉴定结果需形成书面记录。第十四条留样封存规范：（一）每个采购批次必须留置至少三套标准样品，封存前由采购、技术、质检部门共同验收并签字确认。（二）封存样品需使用专用封条，标注采购批次、留样日期、保管期限及责任部门，并存档备查。（三）封存场所应具备防火、防盗、防潮、防污染条件，定期检查样品完好性。第十五条保管期限管理：校服样品封存保管期限不少于三年，保管期满需经领导小组审批后方可销毁，销毁过程需双人对账、录像，并形成书面报告存档。第十六条信息安全防控：涉及校服采购、留样、封存的敏感信息（如供应商数据、技术参数）需分级管理，严禁非授权人员访问；信息系统需设置访问权限及操作日志，定期审计。第十七条关联交易管控：严禁采购部门与供应商存在利益输送，如亲属关系、资金拆借等；关联交易需经领导小组特别审批，并提交第三方独立评估报告。第十八条违规行为禁止：严禁在样品封存过程中弄虚作假、私自调换；严禁将留样样品用于非指定用途，一经发现将严肃追究责任。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及风险暴露情况及时修订，修订后需按程序发布实施。第二十条风险识别预警机制：采购部门每季度组织一次专项风险排查，结合内外部审计结果、市场动态等因素进行分级评估，重大风险需发布预警通知并制定应对预案。第二十一条合规审查机制：校服采购、留样、封存等环节需嵌入合规审查节点，未经合规部门审查通过的流程不得实施，审查结果作为绩效考核依据。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，需报专责部门备案；（二）重大风险由领导小组启动应急预案，协调相关部门协同处置，并及时上报公司主要负责人。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于：未尽职调查采购、样品封存不规范、信息泄露等；（二）处罚标准根据情节严重程度分为警告、通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等，构成犯罪的依法移送司法机关。第二十四条评估改进机制：每年年底由领导小组牵头开展管理效果评估，通过问卷调查、流程复盘等方式收集反馈，形成优化建议并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人需定期听取专项管理工作汇报，分管领导每月至少召开一次协调会，确保制度有效落地。第二十六条考核激励机制：将校服选购留样封存合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，优秀案例予以表彰。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，考核合格后方可参与相关决策；（二）一线员工每年至少培训两次操作规范，考核不合格者不得上岗。第二十八条信息化支撑：依托ERP系统实现校服采购全流程线上管理，自动生成样品封存二维码，实现扫码追溯、风险实时监控。第二十九条文化建设：编制《校服选购留样封存合规手册》，要求全员签订合规承诺书，通过内部宣传栏、专题会议等方式营造合规氛围。第三十条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报专责部门，重大事件需即时上报领导小组；（二）每年11月底前完成年度管理情况报告，内容涵盖风险发生情况、处置结果、改进