档案馆库房制度

档案馆库房制度第一章总则第一条为规范公司档案馆库房管理，有效防范档案安全风险，保障档案完整、安全、有序，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及集团母公司相关风险防控要求，结合公司档案管理实际，制定本制度。本制度旨在明确档案库房管理责任，完善业务流程，强化风险防控，提升档案管理专业化水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及档案收集、整理、保管、利用等全流程管理活动，覆盖档案实体及电子档案在库房存储、流转、利用等场景，确保档案管理符合法律法规及企业内部规范要求。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对档案库房管理全流程的风险识别、控制、监督、改进的系统性管理活动，涵盖物理环境、设施设备、操作流程、人员职责等关键要素。（二）“XX风险”指因管理缺陷、操作失误、外部环境影响等因素导致档案损毁、丢失、泄密、被盗等潜在危害事件。（三）“XX合规”指档案库房管理活动全面符合国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保档案管理合法合规。第四条档案库房专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：档案库房管理覆盖档案生命周期各环节，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各岗位管理责任，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦高风险环节，优先配置资源，强化防控措施。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案库房管理负总责，承担第一责任人职责；分管领导承担直接管理责任，负责统筹协调、监督考核、风险处置等工作。第六条设立档案库房专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人及下属单位代表组成，履行以下职能：（一）统筹档案库房管理策略，决策重大管理事项；（二）协调跨部门协作，解决管理难题；（三）监督考核专项管理落实情况，评价管理成效。第七条明确档案库房管理职责分工如下：（一）牵头部门：档案管理部（或综合管理部）负责统筹档案库房管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期提交管理报告；（二）专责部门：信息技术部负责库房智能化系统运维、电子档案安全保障；安保部负责库房物理安全监控、突发事件处置；财务部负责库房运维经费保障；（三）业务部门及下属单位：落实档案收集、整理、归档责任，配合开展风险排查，及时上报管理问题；（四）基层执行岗：档案管理员、库房操作人员等需严格执行操作规程，履行岗位合规承诺，承担风险上报义务。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）严格遵守档案入库、出库、盘点等操作规范；（二）定期检查库房环境、设施设备，及时上报异常情况；（三）妥善保管档案密钥、系统权限等关键工具，严禁非授权操作；（四）签署岗位合规承诺书，明确违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第九条档案库房物理环境管理：（一）库房选址需符合《档案馆建筑设计规范》要求，避免强磁场、潮湿、高温等危害因素；（二）设置温湿度自动调控系统，温度控制在10℃-24℃，湿度控制在45%-60%；（三）配备消防、安防设施，定期检测维护，确保设备完好。第十条档案实体保管管理：（一）档案入库前需进行质量检查，破损档案需修复后存档；（二）采用标准化装具，档案排列顺序遵循分类方案，避免混放；（三）定期开展档案清点，发现异动需追溯原因并记录。第十一条档案信息安全管理：（一）电子档案需同步备份至独立存储系统，定期进行数据恢复测试；（二）访问电子档案需通过身份认证，设置权限分级，严禁非授权下载；（三）涉密电子档案需采取加密、水印等技术防护措施。第十二条档案借阅利用管理：（一）借阅需填写审批单，明确利用范围、期限，超期需及时归还；（二）涉密档案借阅需经授权领导签字，并全程留痕；（三）利用完毕后需检查档案完整性，确保证无损坏、无泄密风险。第十三条库房操作流程规范：（一）入库操作：严格遵循“双人核对、系统扫描、双人签收”流程，确保档案信息准确；（二）出库操作：按审批单执行，出库后需在系统标记状态；（三）盘点操作：每季度开展全面盘点，特殊档案需增加抽查频率。第十四条特殊档案管理：（一）涉密档案需单独存放，设置“红章”标识，严禁与其他档案混放；（二）珍贵档案需配备专用存储容器，定期进行专业修复；（三）电子档案需与纸质档案建立索引对应关系，确保可追溯。第十五条库房环境维护管理：（一）定期清理库房，禁止存放易燃、易腐蚀物品；（二）温湿度数据需实时监控，异常情况需立即处置并报告；（三）安防系统需24小时运行，异常报警需即时响应。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）档案管理部每年评估制度适用性，根据法规变化、业务调整提出修订建议；（二）重大变更需经领导小组审议通过，并及时发布更新通知。第十七条风险识别预警机制：（一）每半年开展档案安全风险排查，重点关注库房环境、设施设备、操作流程等环节；（二）建立风险清单，按“一般/重大”分级，发布预警通知并制定整改方案。第十八条合规审查机制：（一）将档案合规审查嵌入采购、项目建设等业务决策环节；（二）合同签订前需审核档案管理条款，未经审查的合同不得执行。第十九条风险应对机制：（一）一般风险需由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组统筹；（二）突发事件需启动应急预案，确保档案安全可控；（三）风险处置结果需经专责部门验收，并形成闭环管理。第二十条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自变更档案存放位置、未按流程借阅档案、泄露涉密档案等；（二）处罚标准按“情节轻重、影响范围”分级，与绩效考核、纪律处分挂钩。第二十一条评估改进机制：（一）每年开展管理有效性评估，从“制度完善度、风险防控率、业务效率”等维度考核；（二）评估结果用于优化流程漏洞，提升管理水平。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取档案管理专题汇报；（二）分管领导每月检查管理进展，解决突出问题。第二十三条考核激励机制：（一）将档案合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）连续三年考核优秀者优先推荐评优，不合格者取消评优资格。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层需接受档案管理法律法规培训，每年不少于4学时；（二）一线员工需考核操作规范，考核合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑：（一）开发档案管理系统，实现全流程电子化管控；（二）利用物联网技术实时监控温湿度、安防状态等关键数据。第二十六条文化建设：（一）编制《档案管理合规手册》，发放至全员学习；（二）每年开展“档案安全日”活动，增强全员合规意识。第二十七条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报至牵头部