档案馆查档制度

档案馆查档制度第一章总则第一条为规范公司档案管理，维护档案的完整性、安全性、可用性，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业准则，结合公司实际发展需求，防控档案管理领域专项风险，特制定本制度。本制度旨在明确档案管理职责，规范查档流程，加强风险防控，确保档案资源有效利用，推动公司治理体系现代化建设。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节均须遵守本制度规定。档案查档业务涵盖公司经营管理、科研开发、人力资源、财务审计、合规风控等所有涉及档案调阅的场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“档案专项管理”指公司为规范档案管理行为，防控档案管理风险，实现档案资源有效利用而建立的管理体系和工作机制。（二）“档案管理风险”指因档案管理流程不规范、制度执行不到位、技术保障不足等因素，可能导致档案损毁、丢失、泄密、滥用等负面影响的可能性。（三）“档案合规”指档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案管理合法合规。第四条档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。（一）全面覆盖：档案管理应覆盖公司所有业务领域和环节，确保档案资源完整、系统。（二）责任到人：明确各层级、各部门的档案管理职责，确保责任落实到人。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点管控关键环节，防范重大风险。（四）持续改进：定期评估档案管理体系，优化管理流程，提升管理水平。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案管理的第一责任人，对档案管理工作负总责；分管领导为公司档案管理的直接责任人，负责统筹协调和监督落实。第六条公司设立档案管理委员会，作为档案专项管理的决策机构，负责统筹协调、决策审批、监督评价等工作。档案管理委员会由公司主要负责人担任主任委员，分管领导担任副主任委员，成员包括各部门负责人及档案管理专责人员。第七条档案管理委员会的职责包括：（一）审议公司档案管理制度，制定档案管理战略；（二）统筹协调跨部门档案管理事项，解决重大问题；（三）审批重大档案管理项目，监督制度执行情况；（四）定期开展档案管理评估，提出改进建议。第八条公司档案管理部门作为档案专项管理的牵头部门，负责档案管理制度的建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作。主要职责包括：（一）制定和完善档案管理制度，组织培训宣贯；（二）定期开展档案管理风险排查，提出防控措施；（三）监督各部门档案管理制度的执行，开展考核评价；（四）负责档案信息化建设，提升管理效率。第九条公司各部门及下属单位作为档案专项管理的业务部门，负责落实本领域档案管理要求，开展日常风险防控。主要职责包括：（一）按照档案管理制度，做好本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）建立档案管理台账，定期自查，确保档案完整、安全；（三）配合档案管理部门开展档案管理检查，及时整改问题；（四）加强对员工档案管理意识的培训，防范操作风险。第十条公司所有员工作为档案专项管理的基层执行岗，应严格遵守档案管理制度，履行岗位合规操作责任。主要职责包括：（一）按照要求，及时提供、移交档案资料；（二）妥善保管个人工作中产生的档案资料，防止损毁、丢失；（三）发现档案管理问题，及时向部门负责人或档案管理部门报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集归档管理。公司所有业务活动产生的具有保存价值的文件、资料、数据等，均须按制度要求及时收集、整理、归档。具体要求包括：（一）档案收集应全面、系统，确保档案资料的完整性；（二）档案整理应分类清晰、排序规范，符合档案管理标准；（三）档案归档应及时，一般档案应在形成后X日内归档，重要档案应在X日内归档。第十二条档案保管安全要求。公司应建立档案保管安全制度，确保档案实体安全、信息安全。具体要求包括：（一）档案保管场所应符合防火、防潮、防虫、防尘等要求，重要档案应异地备份；（二）档案保管应实行双轨管理，专人负责，严禁无关人员接触；（三）电子档案应定期备份，建立可追溯的访问日志，防止非法修改、删除。第十三条档案利用审查管理。公司所有档案的利用应严格履行审批程序，确保档案合规使用。具体要求包括：（一）内部利用应填写档案借阅申请，经部门负责人审批后借阅；（二）外部利用应提供合法证明，经档案管理部门审核后办理借阅手续；（三）档案利用应记录使用目的、时间、人员等信息，定期清退。第十四条档案保密管理。公司应建立档案保密制度，加强对涉密档案的管理。具体要求包括：（一）涉密档案应明确密级，实行分级管理；（二）涉密档案的复制、传递、销毁应严格履行审批程序；（三）涉密人员应签署保密承诺书，严禁泄露涉密信息。第十五条档案鉴定销毁管理。公司应定期开展档案鉴定，对无保存价值的档案按规定销毁。具体要求包括：（一）档案鉴定应成立鉴定小组，明确鉴定标准；（二）鉴定结果应存档，销毁档案应履行审批程序并记录；（三）销毁档案应采用符合安全要求的方式，防止信息泄露。第十六条档案信息化管理。公司应积极推进档案信息化建设，提升档案管理效率。具体要求包括：（一）建立档案管理系统，实现档案数字化、网络化管理；（二）档案信息系统应与业务系统对接，实现数据共享；（三）加强信息系统安全防护，防止数据泄露、篡改。第十七条档案应急管理。公司应建立档案管理应急预案，应对突发事件。具体要求包括：（一）制定档案火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急预案；（二）定期开展应急演练，提高应急处置能力；（三）应急事件处置后应评估损失，及时补充档案资料。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。公司档案管理部门应根据国家法律法规、行业准则及公司业务变化，定期评估档案管理制度，及时修订完善。具体流程包括：（一）档案管理部门每年X月开展制度评估，提出修订建议；（二）档案管理委员会审议通过后，印发新制度并组织培训；（三）旧制度自新制度生效之日起废止。第十九条风险识别预警机制。公司应建立档案管理风险识别预警机制，定期排查风险，及时发布预警。具体流程包括：（一）档案管理部门每年X月开展风险排查，识别关键风险点；（二）对识别出的风险进行分级评估，发布风险预警通知；（三）各部门应制定风险防控措施，及时上报处置情况。第二十条合规审查机制。公司应将档案管理合规审查嵌入业务流程，确保所有档案管理活动合法合规。具体要求包括：（一）档案收集、整理、归档、利用等环节均须进行合规审查；（二）业务部门在开展档案管理活动前，应提交合规审查申请；（三）未经合规审查的档案管理活动不得实施。第二十一条风险应对机制。公司应建立档案管理风险应对机制，分级处置一般和重大风险事件。具体流程包括：（一）一般风险由部门负责人负责处置，重大风险由档案管理委员会统筹协调；（二）风险事件处置应制定应急预案，明确责任分工、处置流程；（三）处置完成后应评估效果，总结经验，完善制度。第二十二条责任追究机制。公司应建立档案管理责任追究机制，对违规行为进行处罚。具体要求包括：（一）明确违规情形及处罚标准，包括警告、通报批评、绩效考核扣分等；（二）违规行为应记录在案，并按规定进行处罚；（三）对情节严重的违规行为，应追究相关责任人的纪律处分。第二十三条评估改进机制。公司应定期评估档案管理体系的运行效果，优化管理流程。具体流程包括：（一）档案管理部门每年X月开展评估，收集各部门反馈意见；（二）评估结果应提交档案管理委员会审议，提出改进建议；（三）优化后的制度应及时印发，并组织培训实施。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。公司各层级领导应切实履行档案管理责任，推动制度落实。具体要求包括：（一）公司主要负责人应定期听取档案管理工作汇报，解决重大问题；（二）分管领导应定期检查档案管理制度执行情况，督促整改问题；（三）各部门负责人应组织本部门员工学习档案管理制度，确保合规操作。第二十五条考核激励机制。公司应将档案管理合规情况纳入绩效考核，与绩效、评优挂钩。具体要求包括：（一）档案管理合规情况应作为部门年度考核的重要指标；（二）档案管理优秀的部门和个人应优先评优，给予奖励；（三）档案管理不合格的部门应进行约谈，限期整改。第二十六条培训宣传机制。公司应分层级开展档案管理培训，提升员工合规意识。具体要求包括：（一）管理层应接受档案管理履职培训，明确管理责任；（二）业务人员应接受档案管理操作规范培训，掌握合规流程；（三）定期开展档案管理知识竞赛、宣传活动，营造合规氛围。第二十七条信息化支撑。公司应加强档案管理信息化建设，提升管理效率。具体要求包括：（一）建立档案管理系统，实现档案数字化、网络化管理；（二）档案信息系统应与业务系统对接，实现数据共享；（三）加强信息系统安全防护，防止数据泄露、篡改。第二十八条文化建设。公司应加强档案管理文化建设，营造全员合规氛围。具体要求包括：（一）编制档案管理合规手册，明确行为规范；（二）组织员工签订档案管理合规承诺书，强化责任意识；（三）设立档案管理宣传栏，普及合规知识。第二十九条报告制度。公司应建立档案管理报告制度，及时上报风险事件