检测单位档案收集制度

检测单位档案收集制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及相关行业标准，结合集团母公司关于档案管理的指导意见及公司内部风险防控需求制定。旨在规范检测单位档案收集、整理、存储、利用的全流程管理，确保档案的真实性、完整性、安全性，防范因档案管理不善引发的法律风险、业务风险及合规风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖检测业务全场景的档案收集范围，包括但不限于检测方案、原始记录、数据报告、仪器校准记录、客户信息、项目往来函件等。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“检测单位档案专项管理”指公司为实现档案收集、利用、保管等目标，建立的一整套管理制度、操作流程及监督机制，涵盖档案全生命周期管理。（二）“档案管理风险”指因档案收集不完整、存储不规范、利用不当等可能导致档案损毁、泄露、失真或无法满足合规要求的风险。（三）“档案合规”指档案管理活动符合国家法律法规、行业标准及公司内部制度要求，确保档案管理行为的合法性、正当性。第四条检测单位档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。“全面覆盖”要求档案收集范围覆盖所有检测业务场景；“责任到人”明确各级管理主体的职责；“风险导向”将风险防控贯穿档案管理全过程；“持续改进”通过动态评估优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案专项管理第一责任人，对档案管理的总体合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹协调专项管理工作，确保制度有效执行。第六条设立档案专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导、牵头部门负责人及专责部门代表组成，履行以下职能：（一）统筹协调档案管理重大事项，审批关键制度修订；（二）监督专项管理工作的落实情况，协调跨部门协作；（三）定期听取工作汇报，决策重大风险处置方案。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（档案管理办公室）：负责统筹档案管理制度建设、风险识别、监督考核及培训宣贯；（二）专责部门（技术质量部）：负责档案业务合规审核、流程优化及风险处置，提供专业指导；（三）业务部门/下属单位：落实本领域档案管理要求，开展日常风险防控，确保档案及时收集。第八条基层执行岗职责包括：（一）按规定格式收集、整理档案材料；（二）遵守保密规定，严禁违规传递、复制档案；（三）发现档案管理风险及时上报，并配合处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条检测方案类档案管理。业务操作标准：检测方案需经技术质量部审核备案，包含检测依据、方法、标准及人员资质；禁止性行为：严禁篡改方案内容或未备案擅自使用；重点防控点：防止因方案缺失导致检测结果无效。第十条原始记录类档案管理。业务操作标准：按标准格式记录数据，确保字迹清晰、签字完整，存储期限不少于三年；禁止性行为：严禁伪造、删除原始数据；重点防控点：防范数据篡改引发的法律纠纷。第十一条数据报告类档案管理。业务操作标准：报告需经复核签字，附检测方案及原始记录备份，按项目归档；禁止性行为：严禁未署名或署假名出具报告；重点防控点：确保报告与原始数据一致，防止泄露客户敏感信息。第十二条仪器校准档案管理。业务操作标准：校准证书需与仪器一一对应，定期开展状态复查；禁止性行为：严禁使用过期校准证书；重点防控点：防止因校准失效导致检测结果偏差。第十三条客户信息档案管理。业务操作标准：分类存储客户授权书、合同及往来记录，采取加密措施；禁止性行为：严禁泄露客户商业秘密；重点防控点：建立客户信息销毁机制，防止数据滥用。第十四条项目往来函件管理。业务操作标准：按项目建立函件台账，分类编号存档；禁止性行为：严禁擅自销毁重要往来文件；重点防控点：确保函件完整性，支持追溯业务过程。第十五条档案存储环境管理。业务操作标准：纸质档案存储在恒温恒湿、防火防潮的专用库房，电子档案备份至异地服务器；禁止性行为：严禁在非安全区域存放档案；重点防控点：定期检查存储设施，防止档案损毁。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制。档案管理办公室每半年评估一次制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订，报领导小组审批后实施。第十七条风险识别预警机制。技术质量部每季度开展档案管理风险排查，对发现的问题进行分级评估，发布预警通知至相关单位，限期整改。第十八条合规审查机制。将档案合规审查嵌入业务流程，关键节点（如方案审批、报告出具）须经专责部门审核，未经审查不得实施。第十九条风险应对机制。对一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组组织处置，明确应急流程、责任协同及上报要求。第二十条责任追究机制。对违规行为界定处罚标准：一般违规通报批评，情节严重者扣减绩效，构成违法的移交司法机关处理。第二十一条评估改进机制。每年开展档案管理有效性评估，通过查阅档案、访谈员工等方式发现漏洞，优化管理流程。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障。各级领导对分管领域档案管理负推进责任，领导小组定期召开会议，协调解决重大问题。第二十三条考核激励机制。将档案合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，优秀案例予以表彰。第二十四条培训宣传机制。分层级开展培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年至少组织两次。第二十五条信息化支撑。通过档案管理系统实现流程自动化、风险实时监控，支持全文检索，提高管理效率。第二十六条文化建设。发布《档案管理合规手册》，组织全员签订承诺书，营造“人人重档案”的氛围。第二十七条报告制度。业务部门每月报送档案管理情况，技术