测绘备案档案保管制度

测绘备案档案保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，结合《集团有限公司档案管理办法》《集团有限公司风险分级管控办法》以及公司关于测绘业务规范化管理的内部要求，为规范测绘备案档案的收集、整理、保管、利用和安全防护，防控泄密、损毁、篡改等专项风险，保障测绘成果的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在测绘备案档案管理过程中的行为规范，覆盖测绘项目立项、备案申请、成果交付、档案归档等业务场景，包括但不限于大地测量、工程测量、地形测绘、海洋测绘等测绘业务领域。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“测绘备案档案专项管理”指公司为履行测绘备案档案的法定义务和内部管理要求，建立的全流程管控体系，包括风险识别、制度设计、流程执行、监督考核等管理活动。（二）“测绘备案档案专项风险”指因档案管理不善导致的测绘成果泄露、篡改、遗失，或因违规操作引发的法律责任、经济损失、声誉影响等潜在风险。（三）“测绘备案档案合规”指档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保档案的真实性、完整性、安全性、可追溯性。第四条测绘备案档案专项管理应遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则，确保所有测绘备案档案纳入管理范围，无遗漏；（二）“责任到人”原则，明确各级管理主体和岗位人员的职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，重点关注高风险环节，强化风险防控措施；（四）“持续改进”原则，定期评估管理效果，优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司测绘备案档案专项管理负总责，统筹推进管理制度建设、风险防控及资源保障；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及制度修订。第六条公司设立测绘备案档案专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹制定和修订专项管理制度；（二）协调解决管理过程中的重大问题；（三）监督考核各部门管理成效；（四）审批重大风险处置方案。第七条公司档案管理部门为测绘备案档案专项管理的牵头部门，职责包括：（一）负责专项管理制度体系建设及执行监督；（二）组织开展专项风险排查及评估；（三）监督业务部门档案管理操作规范；（四）定期开展培训宣贯。第八条法务合规部为测绘备案档案专项管理的专责部门，职责包括：（一）审核业务流程的合规性；（二）参与风险处置方案制定；（三）评估违规行为的法律后果；（四）优化档案管理流程。第九条测绘业务部门及下属单位为测绘备案档案专项管理的业务部门，职责包括：（一）落实档案管理要求，确保档案完整归档；（二）开展日常风险防控，排查操作漏洞；（三）配合档案管理部门的监督检查；（四）记录并上报异常情况。第十条基层执行岗位人员为测绘备案档案专项管理的基层执行岗，职责包括：（一）按照操作规范执行档案管理任务；（二）履行岗位合规承诺，遵守保密要求；（三）及时上报风险隐患及违规行为；（四）参与档案管理培训和考核。第三章专项管理重点内容与要求第十一条测绘项目立项档案管理。业务部门应收集项目立项审批文件、技术设计书、任务书等材料，确保档案要素齐全、签字完整、日期准确。禁止擅自修改或删除档案内容。第十二条测绘备案申请档案管理。业务部门应准备测绘备案申请书、测绘资质证明、成果清单等材料，并确保备案文件与实际成果一致。禁止提供虚假信息或隐瞒关键内容。第十三条测绘成果交付档案管理。业务部门应归档成果报告、验收文件、质量检查记录等材料，并建立成果交接清单。禁止未经验收擅自交付成果。第十四条测绘备案档案存储管理。档案管理部门应采用符合国家标准的存储介质，确保档案安全、防潮、防火、防虫蛀。禁止使用易损或非专用设备存储档案。第十五条测绘备案档案安全管控。业务部门应建立档案访问权限制度，仅授权人员可接触档案。禁止非授权人员查看或复制涉密档案。第十六条测绘备案档案利用管理。档案使用者需填写《测绘备案档案利用申请表》，经批准后方可调阅。禁止擅自复印、拍照或传播档案内容。第十七条测绘备案档案销毁管理。档案销毁需经领导小组审批，并记录销毁时间、方式及经办人。禁止销毁未达到保管期限的档案。第十八条违规转包分包管理。业务部门不得将测绘项目转包或分包给不具备资质的单位，相关协议需经法务合规部审核。禁止以分包名义规避监管。第十九条关联交易利益输送管理。业务部门应披露关联交易信息，并确保价格合理、流程合规。禁止利用关联关系谋取不正当利益。第二十条数据安全风险防控。档案管理部门应定期开展数据泄露排查，采用加密存储、访问日志等措施。禁止将涉密数据存储在非安全设备上。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制。档案管理部门应每年评估制度有效性，根据法律法规变化、业务调整或风险事件及时修订制度，并报领导小组审批。第二十二条风险识别预警机制。档案管理部门应每季度开展风险排查，评估风险等级并发布预警通知。重大风险需立即上报领导小组处置。第二十三条合规审查机制。业务操作需经档案管理部门审核，未经审核不得实施。禁止绕过审查流程执行操作。第二十四条风险应对机制。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹应对。需明确应急流程、责任分工及上报时限。第二十五条责任追究机制。违规行为需按情节严重程度追究责任，包括绩效考核扣分、纪律处分，涉嫌违法的移交司法机关。禁止包庇或隐瞒违规行为。第二十六条评估改进机制。档案管理部门应每年开展管理成效评估，形成报告并提交领导小组，根据评估结果优化制度流程。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障。各级领导应明确管理职责，定期检查管理落实情况，确保专项管理有人抓、有人管。第二十八条考核激励机制。将专项合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩。设立专项奖励，鼓励合规行为。第二十九条培训宣传机制。档案管理部门应分层级开展培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训。第三十条信息化支撑。采用信息化系统实现档案管理流程自动化，实时监控数据安全状态，提高管理效率。第三十一条文化建设。发布专项合规手册，组织签订合规承诺书，营造全员参与、主动合规的文化氛围。第三十二条报告制度。业