涉企白名单制度

涉企白名单制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，结合行业相关准则及集团母公司关于专项风险防控、合规经营的管理要求，同时为规范公司内部涉企白名单管理，有效防范利益冲突、商业贿赂、数据泄露等专项风险，特制定本制度。公司内部各部门、下属单位及全体员工均须严格遵守本制度，确保涉企白名单的合理设立、动态管理及合规使用。第二条本制度适用于公司所有涉及涉企白名单管理的业务场景，包括但不限于供应商准入、合作伙伴选择、客户关系维护、项目合作洽谈、数据共享授权等环节。凡涉及企业间合作、资源整合、利益交换等事项，均须遵循本制度执行。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“涉企白名单管理”指公司依据法律法规、行业规范及内部制度，对合格供应商、合作伙伴、客户等主体进行筛选、评估、授权并实施动态监控的管理活动。其核心在于通过标准化流程确保合作方的合规性，降低交易风险。（二）“XX专项风险”指因涉企白名单管理不当可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害等风险，包括但不限于供应商资质造假、关联交易利益输送、数据泄露、商业贿赂等。（三）“XX合规”指公司所有业务活动及合作行为必须符合法律法规及行业规范，包括但不限于反商业贿赂合规、数据安全合规、合同履约合规等。第四条涉企白名单管理的核心原则为：（一）全面覆盖：确保所有业务场景均纳入白名单管理范围，不留监管空白。（二）责任到人：明确各级管理及执行主体的职责，确保管理链条闭环。（三）风险导向：优先防控高风险领域，实施差异化管控措施。（四）持续改进：根据内外部环境变化，定期评估并优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司涉企白名单管理的第一责任人，对制度落实及风险防控负总责；分管相关业务的领导为公司涉企白名单管理的直接责任人，负责具体组织协调与监督考核。第六条设立公司涉企白名单管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调涉企白名单管理工作，研究决策重大事项，监督评价制度执行效果。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议批准涉企白名单管理制度及重大调整方案；（二）统筹协调跨部门白名单管理需求，消除管理壁垒；（三）监督评价制度执行情况，定期通报管理问题；（四）对重大风险事件进行决策处置，指导应急响应。第八条牵头部门为公司采购管理部（或指定部门），主要职责为：（一）牵头制定并修订涉企白名单管理制度，确保制度与业务发展同步；（二）统筹开展供应商、合作伙伴的资质评估与动态管理；（三）组织跨部门风险排查，监督考核白名单使用情况；（四）开展全员培训宣贯，提升合规意识。第九条专责部门为公司法务合规部（或指定部门），主要职责为：（一）审核白名单管理涉及的法律法规及政策要求；（二）优化业务合规流程，提供法律支持；（三）处置白名单相关的投诉举报，开展专项调查；（四）推动合规工具建设，如电子签约、智能审查等。第十条业务部门及下属单位的主要职责为：（一）落实本领域白名单管理要求，开展日常业务合规审核；（二）实施白名单成员的动态监控，及时上报异常情况；（三）优化业务流程，嵌入白名单管理节点；（四）配合领导小组开展评估改进工作。第十一条基层执行岗的主要职责为：（一）遵守岗位合规承诺，严格执行白名单操作规范；（二）主动上报业务过程中的风险隐患，如疑似违规交易、信息泄露等；（三）参与培训考核，确保持证上岗；（四）对不合规行为保留证据并及时上报。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商准入管理。业务操作合规标准包括：（一）建立供应商黑名单制度，禁止与失信主体合作；（二）实施多维度尽职调查，核实企业资质、财务状况、社会责任等；（三）规范招标流程，确保过程透明、结果公平；（四）定期复评供应商绩效，动态调整白名单。禁止性行为包括：（一）严禁向供应商违规输送利益，如回扣、超额佣金等；（二）严禁虚假宣传供应商资质，误导内部决策；（三）严禁未经评估擅自引入非白名单供应商。重点防控点包括：（一）供应商资质造假风险，需通过第三方核查；（二）关联交易利益输送风险，需建立回避机制；（三）数据安全风险，需签订保密协议。第十三条合作伙伴选择管理。合规标准包括：（一）明确合作伙伴准入标准，如行业声誉、技术能力等；（二）签订框架协议前完成合规审查，确保无重大风险；（三）建立合作绩效评估体系，定期考核合作质量；（四）规范利益分配机制，避免过度依赖单一伙伴。禁止性行为包括：（一）严禁以排挤竞争对手为目的，联合限制市场；（二）严禁泄露商业秘密，损害公司利益；（三）严禁违反反垄断法规，形成不正当竞争。重点防控点包括：（一）合作伙伴技术能力不足风险，需通过实证评估；（二）商业贿赂风险，需建立反腐败条款；（三）合同违约风险，需明确违约责任。第十四条客户关系维护管理。合规标准包括：（一）建立客户分级制度，差异化服务与管理；（二）规范客户信息收集使用，遵守数据安全法规；（三）禁止不当营销行为，如过度推销、信息骚扰；（四）建立客户投诉处理机制，及时响应关切。禁止性行为包括：（一）严禁向客户输送利益，如赠送非正常礼品；（二）严禁泄露客户隐私，违反保密义务；（三）严禁恶意竞争，诋毁同行。重点防控点包括：（一）客户信息泄露风险，需加强技术防护；（二）服务不当引发纠纷风险，需优化服务流程；（三）利益冲突风险，需建立客户回避制度。第十五条数据共享授权管理。合规标准包括：（一）明确数据共享范围，不得超出业务必要限度；（二）签订数据授权协议，约定使用目的与期限；（三）实施数据脱敏处理，降低敏感信息暴露风险；（四）建立数据审计机制，监控共享行为。禁止性行为包括：（一）未经授权擅自共享数据，违规交易信息；（二）超出约定范围使用数据，扩大共享权限；（三）未脱敏处理敏感信息，增加数据泄露风险。重点防控点包括：（一）数据滥用风险，需加强源头管控；（二）第三方数据安全风险，需审核合作伙伴资质；（三）跨境数据传输风险，需遵守地方法规。第十六条关联交易管理。合规标准包括：（一）建立关联交易审批制度，明确权限与流程；（二）确保关联交易与非关联交易同等条件，避免利益输送；（三）公开关联交易信息，接受内部监督；（四）定期评估关联交易合理性，优化合作模式。禁止性行为包括：（一）以不公平价格进行关联交易，损害公司利益；（二）隐瞒关联关系，规避审批程序；（三）通过关联交易转移资产，逃避债务。重点防控点包括：（一）利益输送风险，需建立独立评估机制；（二）审批不当风险，需加强权限控制；（三）信息不对称风险，需强化透明度。第十七条合同履约管理。合规标准包括：（一）白名单合作方签订标准合同模板，统一权利义务；（二）明确违约责任条款，确保条款可执行；（三）建立合同履约监控机制，跟踪进度与风险；（四）争议解决方式需兼顾效率与公平。禁止性行为包括：（一）合同条款显失公平，损害合作方利益；（二）违规变更合同内容，未履行法定程序；（三）拖延履行义务，违反合同约定。重点防控点包括：（一）合同欺诈风险，需加强条款审核；（二）履约能力不足风险，需提前评估合作方信用；（三）争议处理不当风险，需选择合规解决方式。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制。（一）牵头部门每年联合专责部门开展制度评估，根据法律法规变化及业务需求调整条款；（二）重大业务调整或风险事件后，领导小组需30日内启动修订程序；（三）修订后的制度需经公司发文程序，并同步更新电子版备案。第十九条风险识别预警机制。（一）每月开展专项风险排查，重点监控供应商资质变化、关联交易规模等；（二）采用分级评估法，将风险分为一般、重大、紧急三级；（三）发布预警通知时需明确风险类型、影响范围及应对措施，确保时效性。第二十条合规审查机制。（一）将白名单审查嵌入业务流程，包括采购申请、合作审批、合同签订等节点；（二）实行“未经审查不得实施”原则，对未达标事项一律叫停；（三）专责部门负责审查标准制定，牵头部门负责执行监督。第二十一条风险应对机制。（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组决策；（二）紧急风险需启动应急预案，24小时内制定处置方案；（三）跨部门风险需明确协同流程，确保责任到人。第二十二条责任追究机制。（一）违规情形包括但不限于违反白名单使用规定、泄露商业秘密等，处罚标准需与违规程度匹配；（二）处罚方式包括警告、降级、解除合同等，严重者联动纪律处分；（三）建立违规案例库，定期通报以强化警示效果。第二十三条评估改进机制。（一）每年开展体系有效性评估，指标包括风险发生率、合规整改率等；（二）评估结果需向领导小组汇报，并用于优化管理流程；（三）引入第三方审计机制，确保评估客观公正。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障。（一）各级领导干部需签署合规承诺书，明确管理责任；（二）领导小组每季度召开例会，研究解决管理难题；（三）设立专项管理联络员制度，确保信息畅通。第二十五条考核激励机制。（一）将白名单管理纳入部门年度考核，权重不低于10%；（二）对合规表现突出的团队给予奖励，与评优评先挂钩；（三）建立违规处罚积分制，累积分达到阈值需严肃处理。第二十六条培训宣传机制。（一）管理层需接受合规履职培训，每年不少于4学时；（二）一线员工需掌握操作规范，通过考核后方可上岗；（三）定期发布合规简报，通报制度动态与典型案例。第二十七条信息化支撑。（一）开发涉企白名单管理系统，实现成员动态管理；（二）采用人脸识别、电子签名等技术，确保操作可追溯；（三）建立风险监控预警平台，实现数据实时共享。第二十八条文化建设。（一）编制《涉企白名单合规手册》，人手一册；（二）开展全员合规宣誓活动，强化意识；（三）设立合规建议箱，鼓励员工参与管理。第二十九条报告制度。