涉密文件清退制度

涉密文件清退制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业信息安全管理规范》等行业准则，结合集团母公司关于风险防控与合规管理的相关要求，以及本公司提升内部治理水平、规范涉密文件管理的实际需求制定。制度旨在明确涉密文件清退工作的管理标准、职责分工、操作流程及保障措施，防范泄密风险，确保公司秘密事项安全可控。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖涉密文件的制作、流转、存储、使用及处置全生命周期，尤其适用于涉及商业秘密、技术秘密、工作秘密等核心信息的文件管理。涉密文件清退工作应纳入业务场景的风险防控体系，包括但不限于项目结项、人员离职、合作终止等场景。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“涉密文件专项管理”指通过制度约束、流程规范、技术防护等手段，对含有公司秘密信息的文件实施全流程管控，确保其合规生成、安全流转、妥善存储与及时清退的管理活动。（二）“涉密风险”指因管理漏洞、操作失误或外部威胁可能导致涉密文件泄露、遗失或被非法利用的潜在危害。（三）“涉密合规”指涉密文件管理活动严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保秘密事项得到有效保护的状态。第四条涉密文件清退工作遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则，实现以下目标：1.全覆盖要求覆盖所有涉密文件类型与业务场景；2.责任到人明确各层级管理主体的职责边界；3.风险导向优先防控重大泄密风险；4.持续改进动态优化清退机制与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司涉密文件清退工作的第一责任人，对清退工作的总体合规性负最终责任；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度并监督执行。第六条设立公司涉密文件清退管理领导小组，由分管领导牵头，成员包括公司办公室、法务合规部、信息安全部及各主要业务部门负责人，负责统筹协调清退工作，审批重大清退事项，监督考核清退成效。领导小组下设办公室，由公司办公室牵头，负责日常管理事务。第七条领导小组职责包括：（一）统筹制定、修订涉密文件清退管理制度；（二）协调跨部门清退需求，审批年度清退计划；（三）监督重大泄密事件的处置与责任追究；（四）评估清退工作的合规风险，提出改进建议。第八条牵头部门（公司办公室）职责：（一）制定涉密文件清退标准化流程与清单模板；（二）建立清退工作台账，定期汇总分析清退数据；（三）组织清退人员的合规培训与考核；（四）协助处理跨部门清退争议。第九条专责部门（法务合规部、信息安全部）职责：（一）法务合规部负责审核清退程序的合法性，提供合规意见；（二）信息安全部负责清退文件的技术销毁验证，保障系统数据安全。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实清退工作要求，确保本领域涉密文件及时清退；（二）开展内部清退自查，形成自查报告；（三）配合领导小组监督整改清退问题。第十一条基层执行岗（涉密文件使用者）责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密义务；（二）及时上报异常情况，如文件遗失、设备故障等；（三）配合完成清退文件的登记与销毁。第三章专项管理重点内容与要求第十二条涉密文件范围界定：清退工作覆盖以下文件类型：（一）含有秘密标识的正式文件、会议纪要、工作记录；（二）未标注密级的涉密性文件，如商业计划书、技术图纸、客户数据；（三）涉密载体，包括纸质文件、电子文档、存储介质等。第十三条文件生成与流转规范：（一）涉密文件需明确密级、保管期限及密级变更程序；（二）流转过程须记录接收人、审批人及时间信息，禁止无记录流转。第十四条存储管理要求：（一）纸质文件应存放于带锁保密柜，电子文件需加密存储；（二）离职员工需交还所有涉密文件及存储介质，未交还不得离岗。第十五条清退标准与流程：（一）按文件类型分类清退：工作类文件随项目结束或人员离职清退，技术类文件根据保管期限清退；（二）采用物理销毁与逻辑删除相结合方式，纸质文件需拍照留证，电子文件需使用专业工具彻底清除。第十六条禁止性行为：（一）严禁将涉密文件转借非授权人员；（二）严禁通过公共网络传输涉密文件；（三）严禁未按规定销毁涉密载体。第十七条重点风险防控：（一）数据泄露风险：加强存储介质管理，防止物理丢失；（二）操作失误风险：规范清退审批流程，避免遗漏清退对象；（三）技术风险：定期检测电子文件销毁工具的完整性。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年由办公室牵头组织一次制度评估，根据法规变化或业务调整修订条款；（二）重大政策发布后30日内完成制度对接。第十九条风险识别预警机制：（一）每季度开展涉密文件风险排查，重点关注高风险部门；（二）建立预警清单，对重复出现的问题发布专项通知。第二十条合规审查机制：（一）将涉密文件清退纳入新员工入职、岗位轮换的合规审查环节；（二）重大清退事项需经领导小组审批，未经审批不得实施。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需启动应急预案；（二）应急流程包括：立即隔离涉密载体、暂停涉密权限、上报领导小组处置。第二十二条责任追究机制：（一）违反清退规定的，视情节轻重扣减绩效分、通报批评或纪律处分；（二）因管理失职导致泄密的，追究部门负责人连带责任。第二十三条评估改进机制：（一）每年12月开展清退工作成效评估，形成分析报告；（二）根据评估结果调整制度条款，优化管理流程。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导需定期听取清退工作汇报，签署责任承诺书；（二）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接清退事务。第二十五条考核激励机制：（一）将清退工作纳入部门年度合规考核，占比不低于10%；（二）对清退工作优秀的部门给予专项奖励。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受清退政策解读培训，考核合格后方可履职；（二）每月发布清退风险案例，增强全员意识。第二十七条信息化支撑：（一）建立涉密文件电子化管理系统，实现自动密级识别与销毁；（二）部署文件流转监控工具，实时记录操作日志。第二十八条文化建设：（一）制作《涉密文件清退合规手册》，发放至全员；（二）每年开展“保密周”活动，通过知识竞赛强化意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件需在24小时内上报至领导小组，同时通报法务合规部；（二）年度管理