涉税中介机构业务记录制度

涉税中介机构业务记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国会计法》及相关行业准则制定，同时遵循集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，结合企业内部加强涉税中介机构业务管理的实际需求，旨在规范涉税中介机构的选择、使用、监督及考核，有效防控税务风险、合规风险及操作风险，保障企业合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在涉税中介机构服务获取、合作实施及过程管理中的所有业务场景，包括但不限于税务咨询、纳税筹划、税务申报代理、税务稽查应对、涉税鉴证等业务环节。第三条本制度下列术语的含义：（一）“涉税中介机构专项管理”指企业为规范涉税中介机构的引入、使用及监督而建立的一整套管理规范、流程机制与责任体系，旨在确保服务合规性、降低合作风险并提升管理效率。（二）“涉税中介机构业务风险”指因中介机构选择不当、服务缺陷、信息泄露或违规操作等引发的税务处罚、财务损失或声誉损害的可能性。（三）“涉税中介机构合规管理”指企业依据法律法规及内部制度要求，对涉税中介机构的资质、服务行为及结果进行全流程监督与核查，确保其提供的服务符合政策法规及企业需求。第四条涉税中介机构业务管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有涉税中介机构业务均纳入制度管控范围，无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责边界，实现风险责任闭环。（三）风险导向：重点防控高风险环节，优先处理重大风险事件，优化资源配置。（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程，适应外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为本单位涉税中介机构业务管理的第一责任人，对专项管理工作的最终效果负总责；分管领导为直接责任人，负责日常工作的组织协调与决策执行。第六条设立涉税中介机构专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，财务、法务、业务等相关部门负责人及下属单位代表组成。领导小组职责包括：统筹制定与修订专项管理制度，审批重大合作项目，协调跨部门风险处置，监督考核管理成效，并定期召开会议研究解决重点问题。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门（财务部）：负责专项管理制度建设与修订，组织中介机构准入评审，制定服务标准与合同模板，定期开展风险排查与效果评估，统筹培训宣贯工作。（二）专责部门（法务部、风控部）：负责中介机构资质合规性审核，监督合同履约情况，处理业务纠纷与投诉，优化服务流程，提供风险预警与处置支持。（三）业务部门/下属单位：根据业务需求筛选潜在中介机构，落实服务过程中的合规要求，收集反馈服务问题，参与风险事件上报与整改。第八条基层执行岗位（如财务专员、业务经办人员）需履行以下合规义务：（一）严格遵守中介机构选择标准，不得为追求效率而降低资质门槛。（二）如实记录服务过程关键节点，包括沟通内容、服务成果及异常情况。（三）主动识别并报告潜在风险，如中介机构逾期未响应、服务质量下降等。（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在业务操作中的法律责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条中介机构选择环节：须严格审查资质，包括执业资格、税务师数量、行业评价、不良记录等，优先选择具有专业特长与稳定业绩的机构，禁止向利益相关方违规输送业务。第十条合同签订环节：明确服务范围、费用标准、保密条款、违约责任及争议解决方式，重点约定税务风险承担机制，禁止签订排他性或模糊性条款。第十一条服务过程管控：建立服务动态跟踪机制，定期核对服务成果与合同约定，对重大服务决策（如税收方案调整）需经双人复核，禁止未经授权擅自扩大服务范围。第十二条信息安全管控：中介机构需签署保密协议，仅限授权人员接触企业涉税数据，服务结束后需全量返还数据介质，禁止通过第三方共享敏感信息。第十三条服务验收环节：结合业务需求与行业标准，对服务成果开展多维度评估，重大项目需组织内部专家评审，验收合格后方可支付尾款，禁止因费用原因降低验收标准。第十四条异常处置环节：建立中介机构退出机制，对违规操作、连续两次验收不合格或客户投诉证据充分的机构，应立即终止合作并追索违约责任，禁止包庇或隐瞒问题。第十五条长期合作评估：对合作满三年的中介机构，每年开展综合绩效考评，包括服务质量、响应速度、风险事件等指标，不合格的降低合作等级或解除合同，禁止无理由维持稳定合作。第十六条特殊业务管控：跨境涉税业务需确保中介机构具备国际业务资质，其服务成果需符合当地法律法规及集团要求，禁止因本土化需求忽视合规性。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：牵头部门每年联合专责部门评估外部法规变化（如税收优惠政策调整），根据业务发展需求（如新业务板块拓展）启动制度修订，修订后的制度需经领导小组审批并发布执行。第十八条风险识别预警机制：每月由专责部门牵头，结合财务数据与业务反馈，对中介机构合作开展风险排查，分级标注（低/中/高），发布季度风险预警通报，高风险项需制定专项整改方案。第十九条合规审查机制：将中介机构合作纳入重大经营决策清单，签订合同前必须通过法务部合规审查，项目启动时需提交服务计划，验收时需同步出具服务评价，未经全程审查的环节禁止实施。第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门/下属单位自行处置，需记录处置过程；重大风险由专责部门牵头成立工作小组，启动应急预案，必要时上报领导小组协调外部资源（如律所支持），处置结果需备案。第二十一条责任追究机制：依据《企业内部控制手册》界定违规情形，轻者通报批评，重者扣除绩效、降级或解除劳动合同，情节严重的联动司法程序追究法律责任，禁止以“操作失误”为由免责。第二十二条评估改进机制：每半年由牵头部门联合审计部开展专项管理效果评估，通过问卷调研、案例复盘等手段收集反馈，形成评估报告提交领导小组，对发现的流程漏洞需在制度中明确改进措施。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：明确各级领导干部对专项管理工作的推动责任，签订年度责任书，将履职情况纳入述职报告，禁止以“不专业”为由规避管理要求。第二十四条考核激励机制：将中介机构管理成效纳入部门年度考核指标（权重不低于5%），优秀合作项目在资源分配中优先考虑，对提出合理化建议的员工给予一次性奖励，禁止“重业务、轻合规”的考核导向。第二十五条培训宣传机制：每年组织全员涉税中介机构合规培训，管理层重点学习管理职责，基层员工重点掌握风险识别技能，新员工入职后三十日内必须通过相关考核，禁止培训流于形式。第二十六条信息化支撑：开发涉税中介机构管理系统，实现机构资质电子存档、服务过程线上监控、风险数据自动预警等功能，逐步替代纸质记录，禁止因系统未完善而延续传统管理方式。第二十七条文化建设：编制《涉税中介机构合规手册》，通过内部网站、宣传栏等渠道宣导合规理念，定期评选“合规示范岗”，禁止将中介机构选择与个人利益过度挂钩。第二十八条报告制度：每月底由专责部门汇总风险事件与整改情况，形成月报报送领导小组；每年12月31日前完成年度管理报告，包括合作机构评价、风险处置成效、制度优化建议等，禁止选择性报送数据。第六章附则第二十九条本制度由公司财务部负责解释，如与集团母