涉税服务机构业务记录制度

涉税服务机构业务记录制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》《企业内部控制基本规范》等相关国家法律法规、行业准则及集团母公司关于风险管理、合规经营的管理规定，结合公司涉税服务业务实际需求，为防控专项风险、规范业务流程、提升服务质效，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖涉税服务机构在客户信息管理、业务操作、税务咨询、风险防控等全流程业务场景，包括但不限于涉税筹划、税务代理、税务顾问等核心业务领域。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“涉税服务专项管理”指公司为防范涉税服务业务风险、确保业务合规运营而建立的一整套管理制度、流程与控制措施。其内涵涵盖业务操作规范、风险识别评估、合规审查监督、责任追究改进等环节；外延包括对客户资质审核、服务过程监控、税务风险预警、违规行为处置等全方位管理。（二）“涉税服务风险”指涉税服务业务在执行过程中可能出现的法律、财务、声誉等方面的损失可能性，具体表现为客户信息泄露、税务处理错误、违反职业道德、触碰法律红线等情形。（三）“涉税服务合规”指涉税服务业务严格遵守国家税收法律法规、行业规范及公司内部制度，确保服务行为合法、程序正当、结果合理。（四）“专项管理责任体系”指由决策层、管理层、执行层构成的分级负责、协同联动的管理架构，通过权责划分、流程嵌入、监督考核等方式实现风险有效管控。第四条涉税服务专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有涉税服务业务环节与相关人员，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级各类人员的管理职责，建立“一岗双责”的accountability机制。（三）风险导向原则：以风险防控为工作重点，实施差异化管理，重点关注高风险业务与关键环节。（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，根据内外部环境变化及时优化调整制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司涉税服务专项管理负总责，承担首要领导责任；分管领导承担直接管理责任，负责组织落实、监督检查与考核问责。第六条设立涉税服务专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、风控部、法务部、业务部及下属单位负责人。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司涉税服务专项管理工作，制定总体策略与规划；（二）对重大涉税服务风险事件进行决策审批，协调跨部门资源处置；（三）审定专项管理年度计划与考核结果，推动管理长效化。第七条明确各级管理职责分工如下：（一）牵头部门（财务部）：负责专项管理制度建设、风险清单更新、培训宣贯、考核督办等工作；（二）专责部门（风控部、法务部）：分别负责业务合规审核、法律风险防控、争议纠纷处置；（三）业务部门/下属单位：落实专项管理要求，开展客户尽职调查、服务过程监控、异常情况上报；（四）基层执行岗：严格执行操作规范，履行岗位合规承诺，主动报告风险隐患。第八条基层执行岗的合规操作责任包括但不限于：（一）签署《岗位合规承诺书》，明确个人在涉税服务中的法律责任；（二）通过系统工具或人工记录，完整留痕业务操作信息，确保可追溯；（三）发现客户身份疑点、业务流程违规等情况，立即停止服务并逐级上报。第三章专项管理重点内容与要求第九条客户资质管理环节：业务操作须符合以下标准：（一）客户身份核验需通过官方渠道验证，留存完整身份证明文件；（二）重大客户需开展尽职调查，评估其税务风险等级；（三）禁止为明知存在偷税漏税行为的客户提供服务。第十条业务操作流程规范：须遵循以下要求：（一）涉税服务合同签订前，需经专责部门审核客户资质与业务范围；（二）税务计算须使用官方认可的软件工具，建立复核机制；（三）禁止未经授权修改客户提交的涉税资料。第十一条涉税风险预警管控：重点关注以下风险点：（一）客户提供的发票信息与实际业务不符；（二）客户存在多项关联交易且未披露；（三）税务筹划方案涉嫌利用税收漏洞。第十二条合规审查嵌入机制：实施以下控制措施：（一）新客户签约前需通过风控部合规审查；（二）重大项目启动前需出具《合规意见书》；（三）年度业务报告需附专项合规自查结论。第十三条禁止性行为管控：明确以下红线行为：（一）严禁泄露客户商业秘密或涉税信息；（二）严禁利用职务便利为特定客户谋取不正当利益；（三）严禁伪造、变造涉税文书或虚开发票。第十四条供应商管理环节：须执行以下标准：（一）第三方合作机构需通过资质审查，签订保密协议；（二）禁止向同一供应商采购多项涉税服务；（三）定期评估供应商履约情况，不合格者列入黑名单。第十五条内部控制文档管理：须符合以下要求：（一）涉税服务全流程文档需编号归档，保管期限不少于五年；（二）禁止擅自销毁或篡改工作记录；（三）重大风险事件需形成专项报告备查。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）每年第一季度牵头部门汇总法规政策变化，修订完善制度；（二）重大业务调整需同步优化管理制度，并组织全员培训；（三）通过系统工具自动追踪法规更新，触发预警时需立即响应。第十七条风险识别预警机制：（一）每月开展客户风险排查，高风险客户需建立台账；（二）设立风险分级标准，Ⅰ级风险需在24小时内上报领导小组；（三）定期发布《风险预警通报》，指导业务部门落实防控措施。第十八条合规审查机制：（一）合同签署、发票开具等关键节点需同步完成合规审查；（二）审查不合格的项目需形成整改方案，经专责部门复核后方可实施；（三）审查结果录入系统，作为绩效考核依据之一。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，需记录处置过程；（二）重大风险需成立专项处置小组，由分管领导牵头；（三）紧急情况须启动应急预案，同步上报至公司主要负责人。第二十条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准对应表见附件一；（二）首次违规需进行诫勉谈话，多次发生者解除劳动合同；（三）因违规引发的损失需按比例追究赔偿责任。第二十一条评估改进机制：（一）每半年开展管理有效性评估，重点考核风险防控成效；（二）评估结果用于优化流程设计，完善考核指标；（三）评估报告需报送至领导小组审议。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部需在办公区域显著位置悬挂《涉税服务责任牌》；（二）领导小组每季度召开例会，审议重大风险处置方案；（三）设立专项管理联络员制度，各业务单元指定专人对接。第二十三条考核激励机制：（一）专项合规得分占年度绩效考核权重不低于20%；（二）连续三年考核优秀的部门，推荐参加公司评优；（三）因合规问题被处罚的个人，取消当年评优资格。第二十四条培训宣传机制：（一）新员工入职需完成专项合规培训，考核合格后方可上岗；（二）每月组织案例研讨，分析典型违规行为与防控方法；（三）制作《涉税服务合规手册》，发放至全员学习。第二十五条信息化支撑：（一）开发“涉税服务风险监控系统”，实现数据自动采集与预警；（二）合同、发票等核心文档需上传至电子档案库，确保全程留痕；（三）系统权限设置遵循“按需授权”原则，定期进行权限核查。第二十六条文化建设：（一）每年4月开展“合规月”活动，发布合规倡议书；（二）设立“合规红黑榜”，对违规行为进行公示；（三）将合规知识纳入企业文化宣传体系，融入日常办公场景。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告须包含时间、人物、环节、处置措施等信息；（二）年度管理情况报告需在次年3月底前提交至领导小组；（三）