电梯配件采购制度

电梯配件采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关国家法律法规，参照行业企业标准化采购管理准则，结合集团母公司关于供应链风险防控的指导方针，以及本公司提升采购效率与合规性的内部管理需求，制定本制度。为规范电梯配件采购业务流程，强化风险管控，保障企业资产安全与运营效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在电梯配件采购、仓储、使用等环节的经营管理活动，覆盖电梯项目全生命周期的配件采购场景，包括但不限于电梯制造、维保、改造等业务单元。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”指以风险防控为核心，通过流程设计、权限控制、监督考核等手段，对电梯配件采购全流程实施系统性管理的活动。（二）“XX风险”指在电梯配件采购过程中可能存在的合规风险、操作风险、财务风险、安全风险等，需通过制度手段进行识别、评估与处置。（三）“XX合规”指电梯配件采购行为必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部管理制度要求，确保采购活动的合法性与合理性。第四条电梯配件采购专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保所有电梯配件采购业务纳入制度管控范围，无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的采购管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：优先识别与管控重大风险，平衡合规性与采购效率。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化采购管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司电梯配件采购专项管理负总责，负责审定重大采购决策、审批专项管理制度修订，并对整体风险防控效果承担最终责任。分管领导作为直接责任人，负责分管领域采购活动的组织协调、风险监督与绩效考核。第六条设立“电梯配件采购专项管理领导小组”，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、技术部、采购部等相关部门负责人。领导小组职能包括：统筹采购管理政策制定、协调跨部门风险处置、审批重大采购争议事项、定期听取专项管理报告。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门（采购部）：负责统筹电梯配件采购制度建设、风险识别与评估、流程优化、培训宣贯，牵头开展供应商准入与绩效管理。（二）专责部门（法务部、技术部）：分别负责采购合同的合规审核、技术规格的可行性论证；参与重大采购的技术评审与风险预警。（三）业务部门/下属单位（电梯制造/维保部门）：负责落实本领域采购需求，开展日常操作风险防控，及时上报异常采购事项。第八条明确基层执行岗（采购专员、库管员、技术员等）合规操作责任：（一）遵守采购审批权限，不得越权操作；（二）履行供应商尽职调查义务，不得隐瞒关键信息；（三）如实记录采购台账，不得伪造或篡改数据；（四）发现采购风险时，须第一时间向专责部门或领导小组报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查管理：建立电梯配件供应商准入负面清单，包括但不限于关联交易、资质造假、违规处罚等情形。实施“一供应商一档案”制度，记录准入审核、年度评估、动态调整情况。第十条招标采购流程规范：（一）公开招标：采购金额超过X万元的配件采购项目必须通过公开招标，发布招标公告前需经技术部确认技术参数合理性。（二）邀请招标：技术复杂或供应受限的配件可采取邀请招标，候选供应商数量不得少于3家，招标文件需由法务部审核合规性。（三）竞争性谈判：紧急采购可启动谈判程序，谈判方案需经领导小组审批，谈判过程须由第三方见证。第十一条采购合同管理：（一）标准合同模板由法务部统一制定，涉及付款条件、质量保证、违约责任等核心条款必须逐条审核。（二）合同签订后3日内需录入ERP系统，并由采购部与财务部同步核对资金计划。第十二条价格管控机制：（一）建立电梯配件历史采购价格库，通过比价、询价等方式防止价格虚高。（二）战略合作供应商采购价格需经技术部确认性价比，非战略供应商需启动二次招标程序。第十三条质量验收管理：（一）电梯配件到货后须由技术部联合库管员开展“三检制”验收，包括数量核对、外观检查、性能抽检。（二）不合格配件必须隔离存放，并启动供应商质量投诉程序。第十四条资金支付控制：（一）采购付款须严格遵循“合同签订后X日内支付X%预付款、验收合格后X日内支付尾款”的支付标准。（二）大额支付（超过X万元）需经分管领导审批，并提交领导小组备案。第十五条库存动态管理：（一）实施ABC分类库存管理，对高价值配件设置安全库存量，定期开展盘点清查。（二）报废配件需经技术部鉴定、采购部审批后处置，处置过程须拍照存档。第十六条信息保密管理：（一）采购价格、供应商名单等敏感信息须设定访问权限，仅授权人员可查阅。（二）离职员工必须签署保密协议，离职后X年内不得从事关联业务。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）采购部每季度评估制度执行情况，根据法规变化（如《采购法》修订）、业务调整（如电梯智能化升级）提出修订建议。（二）领导小组每年审议制度修订方案，重大调整需报公司董事会备案。第十八条风险识别预警机制：（一）采购部每半年开展供应商风险评估，对存在“重大缺陷”的供应商启动淘汰程序。（二）财务部每月通报异常付款情况，采购部须在2日内核查并反馈处置结果。第十九条合规审查机制：（一）采购合同签订前须通过法务部合规审查，审查不合格的合同不得签订。（二）重大项目启动前需提交《采购合规审查表》，经领导小组审批后方可实施。第二十条风险应对机制：（一）一般风险（如小规模供应商延迟交货）：由采购部协调解决，每月汇总上报。（二）重大风险（如供应商资质造假导致安全隐患）：启动应急预案，追究相关责任人，并暂停该供应商合作。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形与处罚标准：1.未经招标采购金额超X万元，对责任人罚款X元，取消当年评优资格；2.供应商资质造假导致损失，责任人承担X%赔偿责任，情节严重者解除劳动合同。（二）处罚流程：由专责部门提出建议，领导小组审定后执行，处罚结果在月度合规会上通报。第二十二条评估改进机制：（一）每半年开展专项管理有效性评估，评估指标包括“供应商合规率”“采购周期缩短率”“投诉率下降率”等。（二）评估结果作为部门绩效考核依据，发现制度漏洞的需立即修订。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取专项管理工作报告，分管领导每月检查执行进度。（二）采购部设立专项管理岗，配备X名专职监督员。第二十四条考核激励机制：（一）将“采购合规得分”纳入部门年度考核，占比不低于X%。（二）设立“采购创新奖”，对优化采购流程、降低采购成本的团队给予奖励。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每季度开展合规履职培训，考核不合格的不得分管采购业务。（二）一线员工培训：新员工必须通过“电梯配件采购操作规范”考核，考核通过后方可上岗。第二十六条信息化支撑：（一）开发电梯配件采购管理系统，实现供应商准入、招标投标、合同管理全流程线上化。（二）系统嵌入风险校验规则，例如“同一供应商连续3次报价异常”自动预警。第二十七条文化建设：（一）发布《电梯配件采购合规手册》，要求全员签订《合规承诺书》。（二）每季度评选“采购合规标兵”，在公司内部宣传栏展示事迹。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险须在2小时内上报领导小组，次日提交书面分析报告。（二）年度管理报告：每年12月31日前提交《电梯配件采购专项管理年度