企业员工劳动合同档案管理模板

企业员工劳动合同档案管理模板一、适用范围二、操作流程与步骤（一）档案建立：员工入职阶段材料收集：员工入职当日，人力资源部需收集以下核心材料（原件核对后留存复印件）：员工证件号码复印件；学历、学位证书复印件（或学历认证证明）；与原单位解除/终止劳动合同的证明（离职证明）；员工信息登记表（含联系方式、紧急联系人等）；劳动合同文本（一式两份，企业与员工各执一份）。信息录入：将收集的信息录入《劳动合同档案信息表》（见模板表格），保证员工基本信息（姓名*、证件号码号、入职日期、岗位等）、合同信息（合同类型、期限、薪资、工作地点等）准确无误，并与纸质材料一一对应。分类编号：按“年份+部门+员工编号”规则对档案进行编号（如“2024-01-001”代表2024年行政部门第1名员工），编号后粘贴档案标签，便于后续检索。（二）日常维护：合同履行阶段定期检查：人力资源部每季度对劳动合同档案进行一次全面检查，重点核对合同期限是否临近到期、员工岗位/薪资是否与合同一致，发觉问题及时记录并处理。信息更新：发生合同变更（如岗位调整、薪资调整、续签等）时，需在变更事项发生后3个工作日内，更新《劳动合同档案信息表》，并补充签订《劳动合同变更协议》等书面材料，归入原档案中。异常处理：若员工出现离职、病假、旷工等异常情况，需及时记录事件时间、原因及处理结果，相关书面证明（如离职申请表、医疗诊断书等）归入档案，保证档案与员工实际状态同步。（三）归档管理：合同解除/终止阶段材料整理：员工劳动合同解除或终止后，人力资源部需整理完整材料，包括：《劳动合同解除/终止协议》；离职交接清单；经济补偿金发放证明（如有）；社保、公积金停缴证明。档案封存：将上述材料与原劳动合同合并，标注“已解除/终止”及封存日期，移交至档案室统一存放。电子档案同步更新状态，设置“只读”权限，避免修改。期限管理：根据《劳动合同法》规定，劳动合同档案至少保存至员工离职后2年；涉及劳动争议的档案，需保存至争议处理结束后2年。（四）查询利用：档案调阅阶段权限审批：因工作需要查询档案时，需填写《档案查询申请表》，经部门负责人及人力资源部负责人签字确认后，方可查阅。外部机构（如劳动监察部门）查询时，需出示有效证件及单位介绍信，由人力资源部专人陪同查阅。登记记录：查阅档案时，需在《档案查阅登记表》中记录查询人、查询时间、查询内容及用途，查阅后由档案管理人员及查询人共同签字确认。保密要求：档案内容涉及员工隐私及企业商业秘密，查阅人需严格遵守保密规定，不得复制、摘抄或外传档案信息，特殊情况需复制时，须经总经理审批并加盖档案专用章。三、劳动合同档案管理表格模板（一）劳动合同档案信息表员工基本信息合同信息变更记录解除/终止记录员工编号：合同类型：□固定期限░无固定期限变更日期：解除/终止日期：姓名*：合同期限：变更事项：□岗位□薪资░其他解除/终止原因：□协商一致░辞职░辞退░其他证件号码号：起始日期：原内容：经济补偿金：□有░无（金额：）入职日期：终止日期：新内容：离职证明编号：所属部门：工作内容：双方签字：档案封存日期：岗位：薪资标准（元/月）：联系方式：社保缴纳地：紧急联系人：劳动合同编号：（二）档案查阅申请表查阅人信息查阅内容查阅用途审批意见姓名*：档编号/员工姓名*：░内部工作░外部审计░法律事务部门负责人：部门：需查阅档案材料清单：日期：联系方式：查阅日期：查阅人签字：档案管理人员签字：人力资源部负责人：日期：四、管理要点与注意事项完整性保障：保证档案材料齐全，无缺页、漏项，员工入职至离职的全过程文件（合同、协议、证明等）均需归档，避免因材料缺失引发劳动争议。保密性管理：档案存放需设置专用档案柜，电子档案加密存储，仅人力资源部授权人员可访问，严禁无关人员接触员工隐私信息。及时性更新：合同签订、变更、解除等事项发生后，需在24小时内完成档案信息更新及材料归档，保证档案与实际用工情况一致。准确性核对：定期（每半年）对纸质档案与电子档案进行核对，保证信息一致，发觉错误立即修正并记录修正原因。合规性要求：档案管理需严格遵守《_________劳动合同法》《档案法》等法