员工离职证明书写规范与样本

员工离职证明书写规范与样本在员工与用人单位解除或终止劳动关系之际，一份规范、严谨的离职证明不仅是法律规定的用人单位义务，更是保障员工顺利开启职业生涯新篇章的重要文件。它不仅是劳动关系终结的凭证，也常用于新用人单位的背景核实、员工办理失业登记、社保转移及公积金提取等关键环节。因此，掌握离职证明的正确书写规范，对于用人单位HR及负责此事的行政人员而言，至关重要。一、离职证明的核心书写规范离职证明的书写应以“客观、准确、简洁、规范”为基本原则，避免任何可能引起歧义或纠纷的表述。（一）必备核心要素一份合法有效的离职证明，必须包含以下法定必备信息，缺一不可：1.员工姓名：与身份证完全一致，不得使用别名、昵称。2.身份证号码：确保准确无误，作为员工身份的唯一标识。3.入职日期：员工正式加入公司，建立劳动关系的起始时间。4.离职日期：双方劳动关系法定终结的日期，通常为员工实际工作的最后一天。5.担任岗位/职务：员工在公司最后一个服务期内担任的主要岗位或职务。6.劳动合同解除或终止的原因：需明确是“劳动合同期满”、“员工单方解除”、“双方协商一致解除”、“用人单位依法解除”还是“其他法定情形”等，简述即可，无需过多展开。7.用人单位全称及盖章：必须与工商登记的单位名称一致，并加盖单位公章或人力资源专用章，方为有效。8.开具日期：出具离职证明的当天日期。（二）书写注意事项1.信息准确无误：员工姓名、身份证号、入职离职日期、岗位等核心信息必须与劳动合同及人事档案记录完全吻合，避免因笔误或信息偏差引发后续争议。2.措辞客观中立：离职证明是对客观事实的陈述，不应包含任何对员工的主观评价，无论是正面赞扬还是负面指责。例如，避免出现“该员工工作优秀/表现不佳”、“因个人能力不足被辞退”等表述。3.原因表述规范：解除或终止劳动合同的原因应依据《劳动合同法》等相关法律法规的规范用语填写，如“因个人原因提出辞职”、“劳动合同到期，双方不再续签”、“经双方协商一致，解除劳动合同”等。如系员工主动辞职，通常写“因个人原因”即可，无需深究具体细节。4.避免附加条件或承诺：离职证明中不应出现任何限制员工就业权利或附加额外义务的条款，如“本证明仅用于XXX用途”、“员工不得在XXX行业就业”等。5.原件提供：应为员工提供加盖公章的离职证明原件，通常一式一份交由员工本人留存。部分情况下，员工可能需要多份，可根据实际情况协商处理，但需确保每份均为原件并加盖公章。6.及时出具：用人单位应在解除或终止劳动合同时出具离职证明。若员工已离职但尚未取得，用人单位应在员工提出要求后及时补办。（三）禁忌内容离职证明中严禁出现以下内容，以免给用人单位带来不必要的法律风险：1.对员工的任何评价性词语：无论是褒义还是贬义。2.涉及员工薪酬福利的具体细节：如具体工资数额、奖金、津贴等，除非员工特别要求且确有必要。3.与离职无关的个人信息。4.可能引发歧义或争议的模糊表述。5.违反法律法规强制性规定的条款。二、离职证明样本示例以下提供几种常见情形下的离职证明样本，用人单位可根据实际情况进行调整，但核心要素及规范需严格遵守。样本一：员工因个人原因主动辞职离职证明兹证明[员工姓名]先生/女士（身份证号码：[身份证号码]），自[入职日期]年[入职日期]月[入职日期]日至[离职日期]年[离职日期]月[离职日期]日在我公司[部门名称]部门担任[岗位名称]职务。因个人原因，[员工姓名]先生/女士于[离职日期]年[离职日期]月[离职日期]日与我公司解除劳动合同。双方劳动关系已于该日正式终止。在此期间，[员工姓名]先生/女士在我公司的工作表现符合岗位要求。（*此句为可选，如担心评价问题可省略*）本证明仅作为证明[员工姓名]先生/女士与我公司曾存在劳动关系及劳动关系已解除的事实，不作为我公司对该员工任何形式的担保文件。特此证明。[用人单位全称]（加盖公章）[开具日期]年[开具日期]月[开具日期]日样本二：劳动合同到期终止（公司不续签）离职证明兹证明[员工姓名]先生/女士（身份证号码：[身份证号码]），自[入职日期]年[入职日期]月[入职日期]日至[离职日期]年[离职日期]月[离职日期]日在我公司[部门名称]部门担任[岗位名称]职务。双方签订的劳动合同于[离职日期]年[离职日期]月[离职日期]日到期，公司决定不再与其续签劳动合同。双方劳动关系已于劳动合同到期日正式终止。本证明仅作为证明[员工姓名]先生/女士与我公司曾存在劳动关系及劳动关系已终止的事实。特此证明。[用人单位全称]（加盖公章）[开具日期]年[开具日期]月[开具日期]日样本三：双方协商一致解除劳动合同离职证明兹证明[员工姓名]先生/女士（身份证号码：[身份证号码]），自[入职日期]年[入职日期]月[入职日期]日起在我公司[部门名称]部门担任[岗位名称]职务。经双方协商一致，[员工姓名]先生/女士与我公司于[离职日期]年[离职日期]月[离职日期]日解除劳动合同。双方劳动关系已于该日正式终止。本证明仅作为证明双方劳动关系解除的事实依据。特此证明。[用人单位全称]（加盖公章）[开具日期]年[开具日期]月[开具日期]日三、温馨提示1.法律效力：离职证明一旦出具并加盖公章，即具有相应的法律效力，用人单位需对证明内容的真实性负责。2.存档备查：用人单位应将出具的离职证明复印件或存根联与员工离职材料一并存档，以备后续可能发生的劳动争议查询。3.员工签收：建议员工领取离职证明时签署收据，证明其已收到，避免后续员工以未收到离职证明为由提出异议。4.电子版本：随着数字化办公的推进，部分地区已开始推行电子离职证明，