采购订单审核与供应商管理双层筛选模板

采购订单审核与供应商管理双层筛选模板适用场景说明操作流程详解第一步：前置资料准备供应商资料收集：采购专员需提前整理待审核供应商的基础资料，包括但不限于：营业执照（加盖公章复印件）；行业经营许可证（如食品行业需《食品生产许可证》、特种设备供应商需相关资质认证）；过往12个月合作履约记录（交货及时率、质量合格率、售后响应速度等数据）；财务状况证明（近1年审计报告或银行资信证明，针对合作金额超50万元的大额订单）。订单资料整理：采购订单发起人需提交完整订单信息，包括：采购申请单（需注明物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、交付日期）；对应的合同/框架协议（若有）；预算审批单（需体现预算编号、审批金额、审批人签字）。第二步：供应商资质基础筛选（第一层审核）由采购部门负责人牵头，联合质量管理部门、法务部门组成“供应商资质评审小组”，对供应商资料进行初筛，重点审核以下维度：审核维度审核标准结果判定合法合规性营业执照在有效期内，经营范围涵盖所供物料类别；无经营异常、严重违法失信记录。合格/不合格（不合格者直接终止流程）履约能力过往合作中交货及时率≥95%，质量合格率≥98%，无重大履约纠纷（如延迟交付导致停产等）。合格/需观察（需观察者启动临时审核）专业资质匹配度持有与所供物料相关的行业认证（如ISO9001质量管理体系认证、行业特定资质证书）。匹配/不匹配（不匹配者需补充提交资质）输出结果：形成《供应商资质初筛表》，明确“推荐通过”“需补充资料”“不通过”三类结果，对“推荐通过”的供应商进入下一层订单审核。第三步：采购订单合规性审核（第二层审核）由财务部门、采购部门、使用部门三方协同，对通过资质筛选的供应商对应的采购订单进行细节审核，重点核查以下内容：订单内容与需求匹配性：物料规格、技术参数是否与采购申请单一致，是否存在“超需采购”（如数量超出实际需求20%以上）；单价是否不超近期采购历史均价或合同约定限价（若无历史数据，需附三家比价记录）。流程合规性：采购申请单、预算审批单、合同（若有）是否完成完整审批流程（审批人签字、部门盖章齐全）；大额订单（如超10万元）是否经过管理层二次审批。风险规避条款：订单是否明确约定质量验收标准、违约责任（如延迟交货的违约金比例、不合格产品的处理方式）；针对独家或垄断供应商，是否附有《供应商唯一性说明》及风险应对预案。输出结果：形成《采购订单合规性审核表》，三方审核人签字确认，对存在问题的订单标注“修改后重新审核”“通过”“不通过”意见。第四步：交叉复核与结果输出交叉复核：采购部门汇总《供应商资质初筛表》与《采购订单合规性审核表》，由独立于初审环节的“采购监督岗”（可由内审部门人员兼任）进行交叉复核，重点检查：资质审核与订单审核是否存在结论矛盾（如供应商资质不合格但订单通过）；审核流程是否完整、签字是否规范。结果输出：双层审核均通过：由采购总监签字确认，下达订单至供应商，同步更新《合格供应商名录》；审核未通过：由采购专员反馈至发起人，明确修改意见，重新启动审核流程；供应商资质或订单存在重大风险（如虚假资质、严重超预算）：上报管理层决策，必要时终止合作并启动供应商淘汰流程。配套工具表格表1：供应商资质初筛表供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式（虚拟）资料提交日期审核维度审核内容证明材料审核结果备注合法合规性营业执照有效性、经营范围营业执照复印件□合格□不合格经营异常/失信记录查询“信用中国”截图□合格□不合格履约能力过往交货及时率合作履约记录表□≥95%□＜95%过往质量合格率质量检验报告□≥98%□＜98%专业资质匹配度行业认证持有情况资质证书复印件□匹配□不匹配综合评审意见□推荐通过□需补充资料□不通过评审小组签字：_________日期：______表2：采购订单合规性审核表订单编号供应商名称采购物料名称订单金额（元）申请部门审核环节审核项目审核标准审核结果审核人订单内容匹配性物料规格一致性与采购申请单一致□符合□不符合采购专员*需求合理性无超需采购□合理□不合理使用部门*单价合规性不超均价/限价□合规□不合规采购专员*流程合规性审批流程完整性签章齐全、审批到位□完整□不完整财务专员*大额审批超10万元管理层审批□已审批□未审批财务专员*风险规避条款质量验收标准明确约定□已约定□未约定法务专员*违约责任明确违约金及处理□已约定□未约定法务专员*综合审核意见□通过□修改后重审□不通过采购部门：_________财务部门：_________使用部门：_________日期：______使用要点提示动态更新供应商信息：供应商资质审核结果有效期不超过12个月，需在到期前1个月启动复评，若期间供应商出现重大变更（如股权结构变动、行政处罚等），需立即重新审核。明确审核责任：资质初筛由采购部门负责人负主责，订单合规性审核由财务、使用部门共同担责，交叉复核由内审部门负责，保证各环节责任可追溯。异常情况处理：对审核中发觉的“供应商资质造假”“订单数据异常”等问题，需第一时间暂停流程，保存相关证据并上报管理层，必要时启动法律程序。保密要求：供应