合同管理评审及执行工具

合同管理评审及执行工具：全生命周期管理指南一、适用场景与价值定位本工具适用于各类企业、事业单位及组织的合同管理全流程，覆盖合同起草、评审、签订、执行、变更、归档等关键环节。具体场景包括：新业务合作前：需对合作方资质、合同条款进行全面评审，规避法律与商务风险；重大项目推进中：需实时跟踪合同履约情况，保证双方权利义务对等；合同履行异常时：需快速启动变更或争议解决流程，保障企业权益；历史合同复盘：通过归档数据分析，优化未来合同模板与管理流程。通过标准化管理，可显著提升合同审批效率、降低履约风险、强化责任追溯，实现合同管理从“被动应对”到“主动管控”的转变。二、标准化操作流程1.合同评审启动：明确需求与分工步骤说明：需求发起：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心条款（如金额、周期、交付标准）等，提交至法务/合同管理部门。资料收集：合同管理员收集合作方资质文件（如营业执照、授权书）、过往合作记录（如有）、技术/商务附件等，保证资料完整。组建评审小组：根据合同类型（如采购、销售、服务），由法务、财务、业务部门负责人、技术专家（如需）组成评审小组，明确各成员职责（法务负责合法性、财务负责付款条件、业务负责可行性）。输出物：《合同需求申请表》《评审小组成员名单》2.合同条款评审：多维度风险排查步骤说明：合法性审查：法务重点审核合同主体资格、条款是否符合法律法规（如《民法典》《招标投标法》）、是否存在无效或可撤销情形，保证违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）明确。商务条款审查：业务部门核对标的物/服务描述、价格构成（含税费）、付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）、交付期限与验收标准是否与需求一致。财务条款审查：财务部门审核付款方式是否符合财务制度、发票类型（如增值税专用发票）及开票时间、成本预算是否可控。技术条款审查（如需）：技术专家评估技术指标、服务标准、保密条款是否满足项目需求，保证可执行性。输出物：《合同条款评审意见表》（各评审成员签字确认）3.评审会议与结论：形成统一意见步骤说明：召开评审会议：由合同管理员组织评审小组召开会议，逐条反馈评审意见，业务部门针对异议点进行说明，各方达成一致修改意见。输出评审报告：法务汇总评审意见，形成《合同评审报告》，明确“通过”“修改后通过”“不通过”结论，并附修订版合同文本。审批生效：评审报告按权限报业务负责人、法务负责人、总经理（如需）审批，审批通过后进入签订环节。输出物：《合同评审会议纪要》《合同评审报告》4.合同签订与备案：规范签署与存档步骤说明：用印申请：审批通过的合同文本，由合同管理员填写《合同用印申请表》，附评审报告、对方资质文件，按权限报批后至行政部门用印。签署与交付：双方授权代表签字并加盖公章/合同章，合同管理员留存原件至少2份（企业存档1份，对方1份），电子版同步存入合同管理系统。信息登记：在《合同台账》中登记合同编号、名称、签订方、签订日期、金额、履行期限等关键信息，保证可追溯。输出物：《合同用印申请表》《合同台账》5.合同执行跟踪：动态监控履约情况步骤说明：节点监控：业务部门按合同约定跟踪关键节点（如交付时间、付款节点），在《合同执行跟踪表》中记录计划时间与实际时间，提前7日提醒相关方。履约记录：对交付成果、验收过程、付款凭证等资料进行归集，保证与合同条款一致；如遇延迟或质量问题，及时发函催告并留存证据。异常处理：若出现违约情形（如对方逾期交付），业务部门联合法务评估影响，制定应对方案（如索赔、解除合同），并报负责人审批。输出物：《合同执行跟踪表》《履约异常处理报告》6.合同变更管理：规范流程保障效力步骤说明：变更申请：因不可抗力、需求调整等原因需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响。变更评审：参照原合同评审流程，对变更条款进行合法性、商务、财务审查，形成《变更评审报告》。签署与备案：变更协议经审批后签署，并与原合同一并存档，更新《合同台账》及执行跟踪表信息。输出物：《合同变更申请表》《变更评审报告》《变更协议》7.合同归档与复盘：沉淀经验持续优化步骤说明：资料整理：合同履行完毕后，合同管理员收集合同文本、评审报告、执行跟踪表、付款凭证、验收单等全套资料，按“一合同一档”原则编号归档。归档登记：在《合同归档登记表》中记录档案编号、存放位置、保管期限（如纸质档案保存10年以上），电子档案备份至服务器。复盘总结：每季度或每年组织合同复盘会，分析履约率、争议类型、变更原因等数据，优化合同模板与管理流程。输出物：《合同归档登记表》《合同管理复盘报告》三、核心工具表单模板表1：合同评审意见表合同编号合同名称评审维度评审意见（具体条款描述+修改建议）评审人日期CG-2024-001采购合同合法性第5条争议解决约定“由原告所在地法院管辖”建议明确为“被告住所地人民法院”*律师2024-03-01CG-2024-001采购合同商务条款第3条付款节点“验收后30日”建议明确为“验收合格后30个工作日”*业务经理2024-03-01CG-2024-001采购合同财务条款第7条发票类型需明确为“增值税专用发票”*财务主管2024-03-01表2：合同执行跟踪表合同编号执行节点计划时间实际时间责任部门完成情况（□正常□延迟□异常）备注（如延迟原因）CG-2024-001预付款支付2024-03-152024-03-15财务部□正常CG-2024-001货物交付2024-04-302024-05-05采购部□延迟物流运输延误CG-2024-001最终验收2024-05-15待完成技术部□异常需协调供应商整改表3：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更原因变更内容摘要（如：交付时间延期15天，金额增加5万元）影响评估（如：预算增加、项目周期顺延）申请人日期CG-2024-001采购合同生产设备调试延期交付时间由2024-04-30变更为2024-05-15，金额增加3万元预算增加3万元，项目整体进度顺延15天*采购经理2024-04-20表4：合同归档登记表档案编号合同编号合同名称签订方签订日期归档日期存放位置（如：档案室A-01）保管期限备注DA-2024-001CG-2024-001采购合同A公司/B公司2024-03-012024-06-01档案室A-01-0310年全套资料含变更协议四、关键风险控制点评审流程完整性：严禁未经评审直接签订合同，所有合同必须通过法务、业务、财务三方评审并留存书面记录，避免“口头协议”或“条款漏洞”。条款准确性：核心条款（如金额、履行期限、违约责任）需反复核对，避免笔误或歧义；技术指标需量化，避免“优质服务”“尽快交付”等模糊表述。执行监控及时性：业务部门需按节点更新执