企业文档归档与保管系统规范标准手册

企业文档归档与保管系统规范标准手册1.总则1.1编制目的为规范企业各类文档的归档、保管、借阅及销毁全流程管理，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高文档利用效率，降低运营风险，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在生产经营、行政管理、人力资源管理、财务管理等活动中形成的具有保存价值的各类纸质文档、电子文档（含邮件、扫描件、电子表格等）及声像资料。2.文档分类与编号规则2.1文档分类标准根据企业业务性质及文档属性，将文档分为以下一级类别，并可根据部门需求设置二级、三级子类：一级类别二级子类说明行政管理类制度文件、会议纪要、通知公告涉及企业日常运营管理的各类文件人力资源管理类人事任免、劳动合同、培训记录员工招聘、录用、培训、离职等全流程文件财务管理类财务报告、审计报告、费用报销凭证财务核算、审计、税务等文件业务管理类合同协议、项目文件、客户资料业务拓展、项目实施、客户管理等文件科技研发类技术方案、研发报告、专利文件研发项目立项、实施、成果转化等文件2.2文档编号规则文档采用“部门代码-类别代码-年度-流水号”的编号规则，保证唯一性。示例：部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、业务部（YW）、研发部（YF）；类别代码：对应一级类别拼音首字母（如行政类“XZ”、人力类“RL”）；年度：文件形成年份的后两位（如2024年为“24”）；流水号：三位阿拉伯数字，按归档时间顺序从“001”开始编号。示例：行政部2024年第15份归档文件编号为“XZ-XZ-24-015”。3.文档归档操作流程3.1文件形成与预收集责任主体：文件形成部门（如业务部门形成合同、行政部形成会议纪要）；操作步骤：文件形成后，经办人需对文件内容进行自查，保证内容完整、字迹清晰（纸质文档）或格式规范（电子文档），无缺页、漏项；涉及多部门协作的文件，需由主办部门牵头收集会签部门最终版本，避免版本混乱；电子文档需同步命名（编号规则同3.2节），存储于部门指定临时文件夹，并定期备份。3.2文件整理与初审责任主体：部门档案管理员（各部门指定专人担任）；操作步骤：按文档分类标准对收集的文件进行分类，核对编号是否符合规则，如需调整需报部门负责人审批后修改；纸质文档：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，对破损文件进行修补，按“件”或“卷”装订（左侧装订，保证展开无遮挡）；电子文档：检查格式兼容性（如PDF、Word、Excel等通用格式），加密或敏感信息文档需脱敏处理（隐去证件号码号、银行卡号等隐私信息）；填写《文件归档预审表》（见附件1），注明文件名称、编号、数量、形成日期、经办人等信息，提交部门负责人审核。3.3档案部门接收与归档责任主体：企业档案管理部门（如综合管理部档案室）；操作步骤：档案管理员收到《文件归档预审表》及文件后，1个工作日内完成形式审查，重点检查：文件是否完整、分类是否准确；编号是否符合规则、填写是否规范；装订是否牢固、电子文档是否可正常打开。审查通过后，在《文件归档预审表》签字确认，退还部门一份存档，另一份由档案管理部门留存；纸质文档：按编号顺序存入档案柜，标注柜号、层位信息；电子文档：至企业文档管理系统（如OA系统、档案管理系统），设置访问权限（仅授权人员可查看/编辑），并定期（每月）进行异地备份；更新《企业档案总登记台账》（见附件2），记录文件编号、名称、归档部门、归档日期、存放位置等信息。4.文档保管管理规范4.1保管场所与设施要求纸质文档保管：档案库房应保持干燥（相对湿度40%-60%）、通风（温度14-24℃），配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施（如灭火器、防盗门窗、温湿度计、除湿机）；档案柜采用金属柜，按编号顺序排列，间距不小于80cm，便于通风和查阅；禁止在库房内吸烟、堆放杂物或存放易燃易爆物品。电子文档保管：企业文档管理系统需部署在专用服务器，具备权限管理、操作日志记录、病毒防护等功能；电子文档备份分为本地备份（每日增量备份，每周全量备份）和异地备份（每月一次，存储于不同物理地点的服务器）；涉密电子文档需采用加密存储，并定期（每季度）检查密钥有效性。4.2保管期限与鉴定保管期限划分：根据文件价值分为永久、长期（10-30年）、短期（10年以下），具体参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）及企业实际制定《档案保管期限表》（见附件3）；到期鉴定：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，由档案管理员、法务专员、部门负责人组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估：仍有保存价值的，重新划定保管期限并标注；无保存价值的，经分管领导审批后，按规定程序销毁（纸质文档采用粉碎或焚烧，电子文档彻底删除并销毁备份介质）。5.文档借阅与使用管理5.1借阅权限与流程权限划分：普通文档：企业内部员工因工作需要可申请借阅，需经本部门负责人审批；涉密文档（如财务报表、未公开合同）：需经借阅部门负责人及档案管理部门负责人双重审批，仅限在档案阅览室查阅，不得带出；外部单位借阅：需提供单位介绍信及有效证件号码件，经分管副总审批后，由档案管理员全程陪同查阅。借阅流程：借阅人填写《文档借阅申请表》（见附件4），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限；按权限逐级审批，审批通过后，档案管理员核对身份，办理借阅登记（纸质文档签字登记，电子文档开通临时访问权限）；借阅期限：普通文档不超过7个工作日，涉密文档不超过3个工作日，如需延长需提前1天申请续借。5.2借阅使用要求纸质文档：借阅时需轻拿轻放，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，不得将文件置于阳光下或潮湿环境；电子文档：不得、复制（经批准除外），不得修改文件内容，查阅后需及时退出系统；涉密文档：查阅时需由档案管理员全程监督，禁止使用手机、相机等设备拍照、录像；借阅归还：借阅人需在到期前归还档案，档案管理员检查文件完整性后，注销借阅记录；如文件损坏或丢失，需按《档案管理规定》赔偿（见附件5）。6.安全保密与应急处置6.1安全保密要求所有档案管理人员需签订《保密承诺书》，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容；档案库房出入需登记，非档案管理人员未经许可不得进入；电子文档系统需定期修改密码（每季度一次），密码complexity要求（包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不少于8位）；禁止在非涉密计算机上处理、存储涉密文档，禁止使用个人邮箱、U盘传输涉密文件。6.2应急处置预案火灾、水灾：立即启动消防设施或排水系统，转移档案至安全区域，同步上报企业负责人，并联系专业档案修复机构处理；电子文档系统故障：立即切换至备份系统，同时通知IT部门排查故障，6小时内无法恢复的，启动异地备份恢复流程；档案丢失/泄露：发觉后立即报告档案管理部门及企业安全部门，封存相关证据，追溯责任人，并采取补救措施（如通知相关方、法律维权等）。7.监督检查与责任追究7.1日常监督检查档案管理部门每月对各部门文档归档情况、保管环境、借阅记录进行检查，填写《档案管理检查表》（见附件6），对发觉的问题下达《整改通知书》，限期3个工作日内整改；企业审计部门每半年对档案管理工作进行专项审计，重点检查归档完整性、保管安全性、借阅合规性，审计结果纳入部门绩效考核。7.2责任追究对未按规定归档、保管档案导致文件丢失、损坏的，视情节轻重对责任人给予批评教育、通报批评、扣减绩效等处理；泄露档案秘密、擅自复制或外传涉密文档的，一律解除劳动合同，情节严重的追究法律责任；对在档案管理工作中表现突出的部门或个人，企业给予表彰奖励（如“档案管理先进部门”“档案管理标兵”等）。8.附则8.1制度解释权本手册由企业档案管理部门（综合管理部）负责解释。8.2生效日期本手册自发布之日起施行，原《企业档案管理办法》同时废止。8.3修订程序如需修订本手册，由档案管理部门提出修订意见，报企业总经理办公会审议通过后发布实施。附件：标准化表格模板附件1：文件归档预审表文件编号文件名称形成部门形成日期数量（页/份）经办人预审意见部门负责人签字日期附件2：企业档案总登记台账归档日期文件编号文件名称归档部门保管期限存放位置（柜号/系统路径）档案管理员备注附件3：档案保管期限表一级类别二级子类保管期限备注行政管理类制度文件长期（30年）含企业章程、管理制度等人力资源管理类劳动合同长期（员工离职后10年）财务管理类财务报告永久含年度、季度、月度报告附件4：文档借阅申请表借阅人部门借阅日期文件编号文件名称借阅用途借阅期限部门负责人审批档案管理员审批