行政公文撰写标准化格式工具包

行政公文撰写标准化格式工具包一、适用工作场景本工具包适用于机关、企事业单位日常行政公文的规范化撰写，涵盖以下常见场景：向上级汇报工作：如年度工作总结、专项工作进展请示、重要事项报告等；部署跨部门工作：如年度工作计划、专项任务通知、会议安排函等；对内规范管理：如规章制度、管理办法、内部通知等；对外沟通协调：如商洽函、复函、合作事项告知等；会议成果固化：如各类会议纪要、专题研讨会记录等。二、标准化操作流程公文撰写需遵循“明确需求—要素梳理—模板适配—内容填充—格式校对—审核签发”的流程，保证规范性与准确性。步骤一：明确公文类型与核心目标根据工作场景确定公文类型（如请示、报告、通知、纪要等），明确发文目的（如请求指示、汇报情况、部署工作、告知事项等），避免类型混淆（如“请示”需一事一请，不得夹带报告事项）。步骤二：梳理公文必备要素根据公文类型收集核心信息，保证要素齐全：通用要素：标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期、印章（正式文件）；类型特有要素：如“请示”需包含“请示事项”和“请示理由”，“会议纪要”需包含“会议时间、地点、参会人员、议题、决议”等。步骤三：选择对应模板并规范框架参照本工具包“模板参考表”选择适配模板，搭建公文框架：标题居中，字体二号小标宋简体；主送机关顶格编排，字体三号仿宋GB2312；首行缩进2字符，字体三号仿宋GB2312，行距固定值28磅；附件说明在下空1行左空2字符编排“附件：XXX”，后标全角冒号；发文机关在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。步骤四：填充内容并保证逻辑清晰按“引言—主体—结语”结构撰写：引言：说明发文依据或背景（如“根据XX会议决定”“为落实XX工作要求”）；主体：明确事项、数据、要求等，条理清晰（分条列项时用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，字体不变）；根据类型规范表述（如请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”，报告用“以上报告，请审阅”）。步骤五：格式校对与细节完善重点检查以下格式细节：页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；页码：单页右下角，双页左下角，字体四号宋体；标点符号：使用全角符号（如逗号“，”、句号“。”），避免“、”“；”混用；数字表述：统一用阿拉伯数字（如“2023年10月”），非特殊场景不使用汉字数字。步骤六：审核签发与流程归档初稿完成后，由部门负责人审核内容准确性（如数据、事由、要求是否明确）；涉及重大事项或跨部门内容的，需会签相关单位；最终定稿后，按发文流程编号、盖章、归档，电子档同步留存至指定服务器。三、公文模板参考表以下为常用公文类型的标准化模板可根据实际需求调整内容。表1：《请示》模板要素规范要求标题发文机关+事由+文种（如“关于申请采购办公设备的请示”），居中二号小标宋简体主送机关顶格编排，三号仿宋GB2312（如“尊敬的XX领导：”“XX部：”）首行缩进2字符，三号仿宋GB2312：一、请示缘由（背景、依据、必要性）；二、请示事项（具体需求、数量、预算等）；三、请示要求（如“恳请批准”“请予批复”）附件如有附件，下空1行左空2字符编排“附件：1.《XX设备采购清单》”，后标全角冒号发文机关成文日期之上居中编排，三号仿宋GB2312（如“XX部”）成文日期发文机关下方，右空4字符编排，用阿拉伯数字（如“2023年10月26日”）备注联系人：*（部门联系人），联系方式：（内部办公短号，不对外公开）表2：《通知》模板要素规范要求标题发文机关+事由+文种（如“关于召开2023年度工作总结会议的通知”），居中二号小标宋简体主送机关顶格编排，三号仿宋GB2312（如“各部门、各直属单位：”）首行缩进2字符，三号仿宋GB2312：一、会议/事项背景；二、具体安排（时间、地点、参会人员、议程/要求）；三、其他说明（如“请于X月X日前反馈参会回执”）附件如有附件，格式同《请示》模板发文机关成文日期之上居中编排，三号仿宋GB2312（如“XX办公室”）成文日期发文机关下方，右空4字符编排，阿拉伯数字（如“2023年10月25日”）备注联系人：*（办公室联系人），联系方式：（内部办公邮箱，不对外公开）表3：《会议纪要》模板要素规范要求标题会议名称+文种（如“XX项目推进会会议纪要”），居中二号小标宋简体会议基本信息顶格编排，三号仿宋GB2312：时间：2023年X月X日X时X分地点：XX会议室参会人员：XXX、XXX、XXX（职务）缺席人员：XXX（注明原因）主持人：XXX（职务）首行缩进2字符，三号仿宋GB2312：一、会议议题；二、发言要点（按议题顺序记录，关键内容标注发言人）；三、决议事项（明确责任部门、完成时限）附件如有附件（如会议材料），格式同《请示》模板发文机关成文日期之上居中编排，三号仿宋GB2312（如“XX项目组”）成文日期发文机关下方，右空4字符编排，阿拉伯数字（如“2023年10月27日”）备注分发范围：XX领导、XX部门、XX参会人员（可根据实际调整）四、使用注意事项与规范提示格式规范统一：严格遵循模板中的字体、字号、行距、页边距要求，避免随意调整；段落之间空一行，保证层次分明。语言简洁准确：使用书面语，避免口语化表述（如“大概”“可能”），数据、时间、事由等需与原始信息一致，杜绝模糊描述。内容逻辑严谨：部分按“背景—事项—要求”逻辑展开，条理清晰；请示事项需具体明确，避免“原则上同意”“酌情处理”等模糊请求。流程合规性：涉密公文需标注密级和保密期限，按保密规定流转；非涉密公文通过内部办公