企业行政管理标准化手册

企业日常行政管理标准化手册总则一、目的为规范企业日常行政管理流程，提升工作效率，保障办公秩序有序运行，明确各部门及员工职责，特制定本手册。二、适用范围本手册适用于企业各部门及全体员工的日常行政管理活动，涵盖办公环境、物资、会议、资产等核心管理模块。三、管理原则规范高效：标准化流程，减少冗余环节，保证管理效率。责任到人：明确各环节责任人，避免职责交叉或遗漏。节约环保：合理利用资源，杜绝浪费，推行绿色办公。一、办公环境管理适用情境适用于企业办公区域（包括工位、会议室、走廊、前台等）的日常清洁、绿植养护及环境维护，保证办公环境整洁、舒适。操作流程1.日常清洁保洁人员职责：每日上班前（8:30前）完成公共区域（走廊、前台、卫生间等）清扫，擦拭门窗、桌面、设备表面；下班后清理垃圾，保持垃圾桶无溢出。员工职责：每日下班前10分钟整理个人工位，文件归档，物品摆放整齐，保持桌面无杂物。2.绿植养护行政部职责：每月安排专业人员对办公区域绿植进行检查（每月第一个周一），浇水、修剪枯叶，更换枯萎绿植。异常处理：发觉绿植病虫害或生长异常，立即联系养护人员处理，避免扩散。3.环境检查行政部执行：每周五下午组织办公环境检查（16:00-17:00），重点检查工位整洁度、公共区域卫生、绿植状态，填写《办公环境检查表》。表单模板办公环境检查表检查区域检查内容（整洁/杂物/卫生/绿植）检查结果（合格/不合格）责任人改进措施前台桌面无杂物，地面无污渍合格*前台无会议室A桌椅归位，设备无灰尘不合格*保洁立即擦拭销售部工位文件散乱，桌面有水渍不合格*员工当日整理执行要点保洁人员需每日签到确认清洁工作完成情况，行政部不定期抽查。员工工位需保持“三无”（无杂物、无污渍、无隐患），个人物品统一收纳于抽屉或文件柜。节假日前3日，行政部组织全面环境大扫除，保证假期后办公环境整洁。二、办公用品管理适用情境适用于企业日常办公耗材（纸张、笔、文件夹等）、办公设备（打印机、投影仪等）的申购、领用、库存盘点及管理，保障办公物资充足且合理使用。操作流程1.需求提出与审批部门申请：各部门每月25日前填写《办公用品申购单》，注明物品名称、规格、数量、预估单价、用途，经部门负责人*经理签字确认。行政部审核：行政部汇总各部门需求，核对库存情况，编制《月度采购计划》，报行政总监*主管审批。2.采购与入库采购执行：行政部根据审批后的采购计划，通过合格供应商采购（优先选择企业合作供应商），保证物资质量。入库登记：物资到货后，行政部核对数量、规格，填写《办公用品入库单》，录入库存台账，分类存放（耗材区、设备区）。3.领用与盘点领用流程：员工填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用人签字，行政部核对台账后发放。月度盘点：每月最后一个工作日，行政部组织库存盘点，核对台账与实际库存，填写《办公用品库存盘点表》，差异率超过5%需说明原因并报备。表单模板办公用品申购单申购部门申购日期物品名称规格型号单位数量预估单价（元）用途申购人部门负责人签字销售部2023-10-25A4复印纸80g包1025日常打印**李经理行政部2023-10-25白板笔粗头支203会议室使用**赵主管办公用品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门用途发放人2023-10-26A4复印纸80g2*销售部打印合同*刘芳2023-10-26白板笔粗头1*孙六市场部会议讨论*刘芳执行要点严格执行“按需申领，杜绝浪费”原则，非必要物品不得重复申购。高值办公设备（如打印机）需指定专人管理，领用时登记设备编号。库存物资需“先进先出”，避免过期（如墨水、硒鼓等易耗品定期检查有效期）。三、会议管理适用情境适用于企业各类会议（部门例会、项目推进会、全体会议、外部会议等）的筹备、召开、纪要整理及归档，保证会议高效、有序。操作流程1.会议筹备确定会议信息：会议发起人明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程，提前2个工作日填写《会议申请单》，报部门负责人*经理审批。通知与会人员：行政部通过企业邮箱或内部通讯工具发送会议通知，附议程及会议材料（如需），提醒准时参会。2.会议准备会场布置：行政部根据会议类型布置会场（例会：圆桌式；全体会议：theater式），调试设备（投影仪、麦克风、音响），摆放会议资料、签到表、饮用水。3.会议召开签到与纪律：参会人员提前5分钟签到，会议期间关闭手机静音，禁止随意走动或中途离场（特殊情况需向会议主持人请假）。会议记录：指定记录人（一般为会议发起人或行政人员）记录会议要点（决议、待办事项、责任人、完成时限），形成《会议纪要》初稿。4.会后工作纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经会议主持人*经理审核确认，发送至参会人员及相关部门。资料归档：会议通知、签到表、纪要等资料整理成册，按“年份-月份-会议类型”分类存档，保存期限不少于2年。表单模板会议申请单会议名称会议时间会议地点参会人员会议主题发起人部门负责人签字销售月度例会2023-10-3014:00301会议室销售部全体员工10月销售复盘**李经理项目推进会2023-10-3110:00会议室A项目组全体成员需求评审进度**赵主管会议纪要模板会议名称：销售月度例会时间：2023年10月30日14:00-15:30地点：301会议室参会人员：李经理、孙六、周七主持人：*李经理记录人：*刘芳会议内容：10月销售业绩汇报（*）：完成销售额120万元，目标达成率100%。问题反馈（*孙六）：客户投诉物流延迟3起，需协调物流部优化。11月计划（*李经理）：重点跟进A、B两个大客户，目标销售额150万元。决议事项：物流延迟问题：由孙六负责，11月2日前与物流部对接解决方案（责任人：孙六，完成时限：11月2日）。11月销售目标：各小组分解指标，11月1日前提交计划（责任人：*，完成时限：11月1日）。执行要点会议需提前明确议程，避免偏离主题；超过1小时的会议需安排中间休息（10分钟）。《会议纪要》需清晰标注“决议事项”及“待办事项”，责任人需签字确认。外部会议需提前确认接待标准（如茶水、资料袋等），由行政部统一安排。四、固定资产管理适用情境适用于企业固定资产（包括办公设备：电脑、打印机；办公家具：办公桌、文件柜；电子设备：手机、平板等）的购置、领用、调拨、维修及报废管理，保证资产安全、完整。操作流程1.资产购置申请审批：部门因工作需要购置固定资产，填写《固定资产购置申请单》，注明资产名称、规格、数量、预估金额、用途，经部门负责人经理、行政总监主管、总经理*总审批。采购与验收：行政部根据审批结果采购，资产到货后核对实物与申请信息，填写《固定资产验收单》，贴资产标签（编号、部门、购置日期），录入资产台账。2.资产领用与调拨领用：员工领用固定资产时，填写《固定资产领用单》，签字确认，行政部发放资产并更新台账（领用人、领用日期）。调拨：部门间资产调拨，需填写《固定资产调拨单》，经调出/调入部门负责人签字，行政部更新台账（调拨日期、新使用部门）。3.维修与报废维修：资产故障时，使用人填写《固定资产维修申请单》，行政部联系维修（或内部IT部门），维修后填写《维修记录单》，更新资产状态。报废：资产达到使用年限（电脑5年、家具8年）或无法修复时，填写《固定资产报废申请单》，经技术部门鉴定、*总经理审批，行政部处置报废资产（如回收残值），台账删除记录。表单模板固定资产领用单资产名称资产编号规格数量领用人领用日期部门用途领用人签字笔记本电脑NB001联想小新Pro1*2023-10-26销售部外出办公*办公桌OT0051.5米1*2023-10-27行政部日常办公*固定资产报废申请单资产名称资产编号购置日期使用年限报废原因技术鉴定部门负责人签字总经理审批打印机PR0022018-10-015年无法修复技术部确认：硒鼓老化，维修成本过高*李经理*总执行要点固定资产需“一物一码”，标签清晰，定期盘点（每季度末），保证账实相符。员工离职时，需将固定资产交还行政部，办理交接手续，未归还者不得办理离职。高价值资产（如服务器、投影仪）需专人保管，使用前登记，使用后检查完好情况。五、访客管理适用情境适用于外部访客（客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待、登记及离访管理，保证访客接待规范、有序，保障企业安全。操作流程1.访客预约预约信息：被访人提前1个工作日与访客确认到访时间、事由、人数，填写《访客预约登记表》，注明访客姓名、单位、联系方式、到访时间、被访人部门及姓名。信息同步：行政部收到预约后，将访客信息同步至前台，准备访客证（含企业LOGO、有效期）。2.接待与登记到访接待：访客到访后，前台核对预约信息，请访客填写《访客出入登记表》（证件号码号、事由、车牌号等），发放访客证（佩戴于胸前）。引导陪同：前台通知被访人，由被访人或行政人员引导至指定区域，禁止访客随意进入非工作区域（如生产车间、财务室等）。3.会面与离访会面过程：被访人全程陪同，控制会面时间（非预约事项需另约），行政部可根据需要提供茶水、资料等。离访登记：访客离访时，回收访客证，填写《访客出入登记表》离访时间，被访人签字确认。表单模板访客预约登记表预约日期访客姓名访客单位联系方式到访时间离访时间事由被访人部门被访人预约人2023-10-26*赵总ABC公司10:0011:30合作洽谈销售部*李经理*2023-10-27*孙女士应聘者139567814:0015:00面试人力资源部*王主管*刘芳访客出入登记表日期访客姓名单位证件号码号到访时间离访时间事由被访人访客证号前台签字2023-10-26*赵总ABC公司32010:0511:25合作洽谈*李经理VK001*陈静2023-10-27*孙女士应聘者310567814:1014:55面试*王主管VK002*陈静执行要点访客需凭有效证件号码件登记，未成年人、无证人员原则上不予接待（特殊情况需经*总经理批准）。涉密会议需提前告知行政部，安排独立会议室，禁止访客携带手机、录音设备等。前台需保持电话畅通，及时通知被访人，避免访客长时间等待。六、车辆管理适用情境适用于企业公车（用于公务出行、客户接待等）的申请、调度、使用、维护及费用报销管理，保证车辆安全、高效使用。操作流程1.用车申请申请提交：员工因公需用车，提前1个工作日填写《用车申请单》，注明用车事由、时间、路线、乘车人数、目的地，经部门负责人*经理审批。调度安排：行政部根据审批结果及车辆状态（空闲、维修中），安排车辆及司机（或自驾），填写《车辆调度单》，通知申请人。2.使用与登记交接检查：用车人/司机与行政部交接车辆，检查油量、车况、随车工具（如灭火器、千斤顶），填写《车辆交接记录表》。行程记录：司机需如实记录行驶里程、起始点、途经地，填写《车辆使用记录表》，用车人签字确认。3.费用报销与维护费用报销：用车结束后，司机凭《车辆使用记录表》、加油发票（或ETC记录）、过路费发票填写《车辆费用报销单》，经行政部审核、*主管审批后报销。维护保养：行政部建立车辆档案，定期保养（每5000公里或6个月），填写《车辆保养记录表》；车辆故障时，及时送修并记录维修费用。表单模板用车申请单申请人部门用车日期用车时间起始点目的地乘车人数用车事由审批人*销售部2023-10-2709:00-17:00公司ABC公司（上海）2人客户洽谈*李经理*行政部2023-10-2814:00-16:00公司机场1人接待客户*赵主管车辆使用记录表日期车牌号司机起始点终点里程（公里）油量（L）用车人签字2023-10-27沪A5*赵师傅公司ABC公司（上海）12030*2023-10-28沪B67890*钱师傅公司机场5015*执行要点车辆仅限公务使用，严禁私用（如接送家人、旅游），违规者需承担相关费用并通报批评。司机需遵守交通规则，安全驾驶，严禁超速、酒驾；用车人需配合司机安排，不得强迫超速或绕路。节假日用车需提前3日申请，行政部根据车辆统筹安排，非必要不安排出城车辆。七、印章管理适用情境适用于企业各类印章（公章、合同章、财务章、发票章等）的使用、保管、登记及废止管理，保证印章使用规范、合法，防范法律风险。操作流程1.印章保管专人负责：各类印章由行政部指定专人保管（公章、合同章：刘芳；财务章、发票章：陈静），存放于带锁保险柜，钥匙由保管人随身携带。保管要求：印章保管人需定期检查印章完好性，不得转借、代存；非工作时间印章需锁入保险柜，保险柜密码由保管人专人保管。2.印章使用申请审批：使用印章需填写《印章使用申请单》，注明用印文件名称、份数、用途，附文件复印件，按权限审批：公章、合同章：部门负责人经理→行政总监主管→总经理*总；财务章、发票章：财务部负责人总监→总经理总。用印登记：审批通过后，保管人核对文件内容与申请信息一致，加盖印章，填写《印章使用登记表》（用印日期、文件名称、申请人、审批人、份数）。3.印章废止印章变更/废止：企业名称变更、印章损坏或停止使用时，由行政部填写《印章废止申请单》，经*总经理审批后，回收旧印章并登记（回收日期、状态），交至档案室销毁。表单模板印章使用申请单用印部门用印日期文件名称文件份数用途申请人部门负责人签字行政总监签字总经理审批销售部2023-10-26产品购销合同2份与ABC公司签订合同**李经理*赵主管*总财务部2023-10-2710月工资表1份内部财务核算*陈静*王总监*赵主管*总印章使用登记表用印日期印章类型文件名称申请人审批人份数用途保管人签字2023-10-26公章产品购销合同**总2签订合同*刘芳2023-10-27财务章10月工资表*陈静*总1核算工资*陈静执行要点严禁在空白纸张、空白合同、未审批文件上加盖印章，违规者将追究法律责任。印章保管人需定期（每月）核对《印章使用登记表》与实际用印文件，保证一致。印章遗失或被盗时，保管人需立即报告行政部及*总经理，同时报警并登报声明作废。八、值班管理适用情境适用于企业节假日（法定节假日、周末）、非工作时间（如夜间、凌晨）的值班安排，保证企业安全及紧急事务处理。操作流程1.值班安排制定计划：行政部提前10个工作日制定《月度值班表》，明确值班人、值班日期、值班时间（如节假日：9:00-17:00；夜间：20:00-次日8:00）、值班职责（巡查、接听电话、处理紧急事务）。人员确认：值班表经各部门负责人确认后，提前3日通知值班人，保证知晓值班安排。2.值班交接交接准备：值班前30分钟，交班人与接班人核对值班物品（对讲机、钥匙、值班记录本），说明注意事项（如未处理事务、设备异常等）。交接记录：填写《值班交接记录表》，交班人、接班人签字确认，保证信息传递完整。3.值班执行巡查要求：值班人每小时巡查1次办公区域（门窗、电源、消防设施），填写《值班巡查记录表》（巡查时间、区域、情况）。紧急事务处理：接到紧急事务（如设备故障、安全事件），立即报告行政部及*总经理，按应急预案处理（如联系维修、报警），并记录处理过程。4.值班总结记录填写：值班结束后，填写《值班记录表》，注明值班时间、巡查情况、事务处理结果、接班人签字。归档与反馈：值班记录表交至行政部，按月归档；行政部每月汇总值班情况，对异常事件（如安全、未处理事务）通报相关部门。表单模板月度值班表（2023年10月）日期值班人值班时间值班职责联系方式10月1日*9:00-17:00巡查、接听电话10月2日*9:00-17:00巡查、接听电话139567810月7日（夜间）*20:00-8:00安全巡查、应急处理1379012值班巡查记录表巡查日期巡查时间巡查区域巡查情况（正常/异常）处理措施巡查人2023-10-0110:00办公区正常无*2023-10-0114:30仓库消防通道堆放杂物立即清理*2023-10-0722:00财务室正常无*执行要点值班人需保持通讯畅通（手机24小时开机），不得擅自离岗、脱岗，确需请假需提前1日报行政部批准。夜间值班需2人一组（如条件允许），保证安全；值班期间禁止饮酒、做与工作无关的事。节假日前，行政部需检查办公区域门窗、电源、消防设施，消除安全隐患。九、办公纪律管理适用情境适用于员工办公时间的行为规范管理，包括考勤、着装、办公秩序、信息安全等，营造规范、高效的办公环境。操作流程1.考勤管理打卡要求：员工每日上下班需通过企业考勤系统打卡（上午8:30前，下午17:30后），迟到（晚于8:30）、早退（早于17:30）需填写《考勤异常说明单》，经部门负责人审批。请假流程：员工请假（病假、事假、年假）需提前1日填写《请假申请单》，附相关证明（如病假条），按权限审批：部门负责人经理→行政总监主管（3日以上请假需*总