药物临床试验文件归档管理办法

药物临床试验文件归档管理办法在药物研发的漫长征程中，临床试验作为连接实验室与临床应用的关键桥梁，其数据的真实性、完整性和可追溯性直接关系到药品的安全性和有效性评价。而临床试验文件作为这些数据和过程的原始记录与载体，其规范归档与科学管理，不仅是保证临床试验质量的核心环节，也是满足药品监管要求、保护受试者权益、支撑药品上市注册的法定依据。本办法旨在为药物临床试验各参与方提供一套系统、规范且具有实操性的文件归档管理指引，以期共同提升临床试验数据质量与管理水平。一、总则1.1目的与意义为严格规范药物临床试验过程中各类文件的产生、收集、整理、审核、归档、保存与调阅等管理行为，确保临床试验档案的真实、完整、规范、安全和可追溯，保障临床试验过程的合规性，保护受试者的合法权益，促进临床试验数据的有效利用，特制定本办法。1.2适用范围本办法适用于在我国境内开展的药物（包括化学药品、生物制品、中药和天然药物等）临床试验项目，涵盖从临床试验方案设计、伦理审查、受试者招募、试验实施、数据记录与分析、到试验总结报告提交及后续相关活动中形成的所有重要文件。参与临床试验的申办者、合同研究组织（CRO）、临床试验机构、研究者及其他相关单位和人员，均应遵守本办法的规定。1.3基本原则临床试验文件归档管理应遵循以下基本原则：*真实性原则：归档文件必须是临床试验过程中真实产生的原始记录或其有效复制件，内容真实可靠，不得伪造、篡改或销毁。*完整性原则：所有与临床试验相关的、具有保存价值的文件均应纳入归档范围，确保文件体系的系统性和连续性，完整反映临床试验的全过程。*规范性原则：文件的格式、签署、编号、整理、装订等应符合相关法规要求和标准操作规程（SOP），做到规范化、标准化。*安全性原则：采取有效措施确保归档文件的物理安全和信息安全，防止丢失、损坏、泄露或被不当使用。*可追溯性原则：文件的流转、修改、查阅等均应有记录，确保每一份文件的来龙去脉清晰可查。二、文件分类与编码2.1文件分类临床试验文件应根据其性质、来源和在试验过程中的作用进行科学分类。通常可分为以下几大类，各申办者或研究机构可在此基础上根据实际情况细化：*管理类文件：包括试验项目立项审批文件、合同协议、伦理委员会审查文件、监查/稽查/视察相关文件、沟通记录等。*方案类文件：包括试验方案及其修订版、病例报告表（CRF）样表及其修订版、研究者手册及其更新版、知情同意书（ICF）样本及其修订版等。*实施类文件：包括研究者资历证明、受试者筛选与入组记录、临床试验过程记录（如原始病历、实验室检查报告、不良事件记录）、药品发放与回收记录、仪器设备使用与校准记录等。*数据类文件：包括原始数据、CRF填写指南、数据库构建说明、数据质疑表（DQ）及回复、数据审核报告、统计分析计划、统计分析报告等。*总结与报告类文件：包括临床试验总结报告（CSR）及其修订版、中期报告、安全性汇总报告等。*其他重要文件：如试验相关的标准操作规程（SOP）、外部专家咨询意见等。2.2文件编码应对所有归档文件进行统一、唯一的编码。编码规则应具有逻辑性、可扩展性和易于识别性，能够反映文件的类别、项目信息、版本及顺序等。编码方式可由申办者或牵头单位制定并在项目启动前确定，确保所有参与方理解并遵循。编码应清晰标注在文件的指定位置。三、归档范围与要求3.1归档范围临床试验文件归档范围应全面覆盖临床试验的各个阶段和各个方面，具体包括但不限于：*临床试验立项、审批、备案相关文件；*试验方案、知情同意书、病例报告表等设计与修订文件及其伦理审查意见；*研究者、监查员、CRC等人员的资质证明、培训记录；*所有受试者的原始数据、病例报告表（包括纸质版和电子版）、知情同意过程记录及签署的知情同意书；*试验用药品的接收、储存、分发、回收、销毁记录及相关检验报告；*实验室及其他检测机构的资质证明、检测结果报告、仪器校准记录；*不良事件和严重不良事件的报告、处理及随访记录；*监查报告、稽查报告、视察报告及相关的整改记录；*数据管理相关文件，如数据库锁定文件、数据核查报告；*统计分析计划、统计分析报告；*临床试验总结报告及其相关支持性文件；*与试验相关的重要会议纪要、沟通函件；*其他法规要求或SOP规定应归档的文件。3.2归档要求*文件质量：归档文件应为原件或经确认的有效复印件。复印件应清晰可辨，并注明原件保存处及复印日期，必要时由相关责任人签字确认。文件内容应清晰、完整、无涂改（如需修改，应按规定进行并签名注明日期）。*签署与日期：所有需要签署的文件（如知情同意书、CRF、监查报告等）必须由相关责任人亲笔签名并注明签署日期。电子签名应符合国家相关法律法规要求。*版本控制：所有文件应明确版本号和版本日期。修订文件应与原版文件一并归档，并注明修订原因、修订内容及审批记录。*完整性与一致性：确保归档文件的成套性和内容的一致性，避免文件缺失或矛盾。四、归档流程4.1文件收集与整理临床试验文件应在试验过程中及时产生、收集和初步整理。研究者应负责试验现场文件的日常收集、整理和保管，确保文件不丢失、不损坏。监查员应定期对研究者保存的文件进行核查，督促其及时、规范地整理。在临床试验结束或阶段性结束后，由指定人员（通常为项目负责人或档案管理员）按照文件分类和编码规则进行系统整理、组卷和编目。4.2文件审核与确认归档前，应由指定的质量管理人员或项目负责人对拟归档文件的完整性、真实性、规范性和一致性进行审核。审核发现问题应及时通知相关人员进行补充、修正或说明。审核通过后，由审核人和归档责任人共同签字确认。4.3文件移交与归档审核合格的文件应按照规定的程序移交至指定的档案管理部门或档案管理员。移交时应填写《文件归档移交清单》，详细列明移交文件的名称、编号、数量、版本、页数等信息，由移交人和接收人双方签字确认，一式两份，双方各执一份。对于电子文件，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并按照电子档案管理相关要求进行归档。五、档案管理与维护5.1档案存储临床试验档案应存放在专用的档案库房或档案柜中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。电子档案的存储介质应安全可靠，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。5.2保管期限临床试验档案的保管期限应符合国家相关法规要求。通常情况下，临床试验档案应至少保存至试验药物上市后一定年限，无后续开发计划的试验档案也应至少保存一定年限（具体年限参照相关法规）。对于严重不良事件相关记录等重要文件，应考虑永久保存。5.3借阅与复制建立严格的档案借阅和复制管理制度。借阅档案需经相关负责人批准，履行借阅登记手续，明确借阅期限、用途和保密责任。档案原则上不得带出档案保管场所，确需带出的，须经高级别审批。复制档案应经批准，并在复制件上注明原件保管处和复制日期。归还档案时，档案管理员应仔细核对，确保完好无损。5.4安全与保密严格遵守国家保密法律法规，对涉及受试者隐私、申办者商业秘密和技术秘密的档案信息，应采取严格的保密措施。档案管理和使用人员应签署保密协议，不得擅自泄露档案内容。5.5档案销毁档案保管期限届满且无需继续保存的，应按照规定的程序进行销毁。销毁前需进行严格的鉴定和审批，销毁过程应有记录，并由监销人签字确认，确保销毁过程安全、合规。六、责任与监督6.1责任主体申办者对临床试验文件的归档管理负总责，负责制定归档管理SOP，提供必要的资源支持，并监督其有效执行。临床试验机构和研究者负责试验过程中产生的文件的及时、准确、完整记录与妥善保管，并按要求移交归档。CRO、SMO等合作单位应根据合同约定，承担相应的文件管理责任。档案管理部门或档案管理员负责档案的接收、保管、维护和提供利用。6.2监督与检查申办者应定期或不定期对临床试验文件的产生、收集、整理和归档情况进行内部稽查或监查。临床试验机构也应对本机构内的试验文件管理情况进行监督检查。对于检查中发现的问题，应及时采取纠正和预防措施。七、附则7.1培训各相关单位应对所有参与临床试验文件管理的人员进行本办法及相关SOP的培训，确保其理解并掌握文件归档管理的要求