机关单位文件管理规范操作手册

机关单位文件管理规范操作手册第一章总则一、目的与依据为进一步规范本单位文件管理工作，提高文件处理效率和质量，确保文件的严肃性、准确性、安全性和可追溯性，依据国家有关法律法规及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，特制定本手册。二、适用范围本手册适用于本单位所有正式文件（包括纸质文件与电子文件）的产生、流转、使用、保管、归档直至销毁的全过程管理。单位内各部门及全体工作人员在从事文件处理相关活动时，均须遵守本手册规定。三、基本原则1.统一领导、分级负责：文件管理工作在单位统一领导下，由办公室（或指定部门）负责组织协调和监督指导，各部门分级负责本部门文件的具体管理工作。2.全程管理、规范有序：对文件的生命周期进行全过程控制，确保每个环节都有章可循、有据可查，实现规范化、制度化管理。3.安全保密、万无一失：严格执行保密规定，确保涉密文件和敏感信息的安全，严防失泄密事件发生。4.依法依规、科学高效：遵循国家相关法律法规，运用科学的管理方法和技术手段，提升文件管理效率和利用价值。第二章文件的产生与拟制一、发文立项各部门根据工作需要确需制发文件时，应由主办人员填写《发文立项审批单》，注明文件标题、主送机关、抄送机关、发文字号（如需预设）、密级、紧急程度、发文理由、主要内容、拟稿人、计划完成时间等，按程序报本部门负责人审批。重要或全局性文件，须报请单位分管领导或主要领导审批立项。二、起草1.内容要求：文件内容应符合党的路线方针政策和国家法律法规，与上级机关及本单位有关文件精神保持一致。做到主题鲜明、观点正确、理由充分、措施具体、条理清晰、语言精炼、准确规范、通俗易懂。2.格式要求：严格按照国家及本单位规定的公文格式进行起草，包括版头、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素。3.引用规范：引用上级或其他单位文件时，应注明发文机关、文号、日期及相关条款。三、审核1.部门审核：文件初稿完成后，拟稿人应将文稿（含电子版）提交本部门负责人进行审核。部门负责人主要审核文件内容的必要性、准确性、合规性，以及是否符合本部门职责范围。2.综合审核：重要文件或涉及多个部门职责的文件，经部门审核后，须报请单位办公室（或综合业务部门）进行审核。办公室主要审核文件格式是否规范、行文是否流畅、逻辑是否严密、是否需要会签、是否符合单位整体工作安排等。四、会商（如需）文件内容涉及其他部门职责的，主办部门应主动与相关部门进行会商，充分征求意见。会商可采取书面会签或召开协调会的形式。相关部门应在规定时限内反馈意见，逾期未反馈视为无异议，但主办部门应做好记录。对分歧意见，主办部门应积极协调，协调不成的，报请单位分管领导裁定。五、签发1.文件经审核、会商（如需）通过后，由拟稿部门负责人签署意见，连同审核意见一并报请单位领导签发。2.签发权限应严格按照单位规定执行：单位主要领导签发本单位重要的、全局性的文件；分管领导签发其分管工作范围内的文件。3.领导签发时，应明确签署意见、姓名和日期。对不同意签发的文件，应说明理由，退回主办部门修改或撤销。第三章文件的排版与校对一、格式规范文件排版应严格遵循国家及本单位公文格式标准，确保规范统一。1.用纸：一般采用A4型纸张。2.页边距：上、下、左、右页边距应符合标准要求。3.字体字号：标题、正文、附件、落款等各部分字体、字号应按规定设置。4.行距：正文行间距应保持适宜，确保阅读清晰。5.页码：页码应规范标注，位置统一。二、排版要求1.标题应居中排列，准确概括文件核心内容。2.主送机关顶格排列，多个主送机关之间用顿号或逗号隔开，最后一个主送机关后标全角冒号。3.正文段落首行左空二字。数字、年份不能回行。4.附件说明应在正文下空一行左空二字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。5.发文机关署名应与发文机关标志一致，成文日期以领导签发日期为准。印章端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。三、校对职责与要求1.校对人员：文件排版完成后，应由拟稿人进行初校，确保内容与原稿一致。重要文件应安排专人进行二校、三校。2.校对内容：校对工作应做到“三校一读”，即校对文字内容、格式排版、标点符号、数字、计量单位、人名、地名、引文等是否准确无误，确保与签发稿完全一致。3.校对符号：校对时应使用规范的校对符号，清晰标注修改之处，并在校样上签署校对人姓名和日期。4.责任落实：校对工作实行责任制，谁校对谁负责。对校出的错误，排版人员应及时修改；对校对中发现的疑问，应及时与拟稿人或审核人沟通确认。第四章文件的用印与登记一、用印管理1.文件经签发、校对无误后，方可申请用印。用印前，应由专人（通常为办公室文秘人员或指定人员）对文件内容、格式、份数再次进行核对，确认无误后方可办理用印手续。2.用印时，应确保印章清晰、端正，位置恰当（通常为发文机关署名和成文日期之上，骑年盖月）。3.严禁在空白纸张、未签发的文件或与工作无关的材料上加盖单位印章。4.印章保管人员应严格遵守用印规定，认真履行登记手续，对不符合用印条件的，有权拒绝用印。二、发文登记1.文件用印后，在正式发出前，应由办公室（或发文管理部门）进行发文登记。2.登记内容包括：发文字号、文件标题、签发人、成文日期、主送机关、抄送机关、份数、发出日期、领用人等。3.建立发文登记簿或使用电子文档管理系统进行登记，确保登记信息准确、完整，便于查询和统计。第五章文件的分发与传递一、分发范围应严格按照文件主送机关、抄送机关范围进行分发，不得随意扩大或缩小分发范围。秘密以上级别的文件，分发范围应从严控制。二、传递方式1.普通文件：可通过内部交换、邮寄（挂号信或EMS）、传真或指定的电子公文交换系统等方式传递。2.涉密文件：必须通过机要交通、机要通信或派专人（持介绍信和有效身份证件）直接送达，严禁通过普通邮寄、快递或非涉密网络传输。3.文件传递过程中，应确保文件安全、完整，防止丢失、损毁或泄密。第六章文件的收文与处理一、收文登记1.外来文件（包括上级机关、同级机关、下级机关及其他单位发来的文件、信函、电报等）均由单位办公室（或指定收发部门）统一签收、登记。2.登记内容包括：收文日期、来文机关、文号、标题、密级、份数、附件情况、传递方式、签收人等。3.对收到的文件应及时登记，当日文件当日处理，不得积压。二、拟办与分办1.拟办：办公室负责人或指定的文秘人员根据文件内容和性质，提出初步的办理意见，如“请某某领导阅示”、“请某某部门办理”、“请某某领导批示后转某某部门办理”等，并签署拟办人姓名和日期。2.分办：根据领导批示意见或拟办意见，将文件分送给有关领导阅批或有关部门办理。分办时应填写《文件处理单》，注明去向和要求。三、承办与催办1.承办：相关部门收到交办文件后，应及时组织办理。承办人员应认真阅读文件，明确办理要求和时限，积极稳妥地处理相关事宜。对于需要回复的文件，应在规定时限内予以回复。2.催办：办公室（或督查部门）负责对文件办理情况进行跟踪催办。对紧急文件、重要文件要重点催办；对超期未办结的文件，应及时提醒承办部门和人员，确保文件按时办结。催办情况应记录在案。四、传阅与保管1.传阅：需要多位领导或人员阅知的文件，应按照一定顺序组织传阅。传阅时应使用文件传阅单，记录传阅人、传阅日期。阅文人应在规定时间内阅毕并签字，不得横传、积压或擅自留存、复制、摘抄、传播。2.保管：在文件处理过程中，相关人员应妥善保管文件，防止丢失、损毁、泄密。处理完毕后，应及时将文件（包括正本、副本、附件及办理过程中的相关材料）交回办公室归档或按规定处理。第七章文件的归档管理一、归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各类文件材料（包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等），均属归档范围。具体包括：1.本单位制发的各类正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复等。2.上级机关发来的与本单位工作有直接关系的文件、指示、批复等。3.下级机关报送的重要请示、报告、总结等。4.本单位与其他单位签订的合同、协议等。5.其他具有保存价值的文件材料。二、归档要求1.齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，每份文件的正本、定稿、附件、相关签批单等应收集齐全。2.准确规范：归档文件内容应准确反映工作实际，手续完备，格式规范。3.及时归档：办理完毕的文件，应在规定时间内（通常为次年上半年）整理归档。年度结束后，各部门应将本部门应归档文件材料清理、整理后移交档案室。三、整理与组卷1.归档文件应按照“年度-机构（问题）-保管期限”的方法进行分类。2.对同一问题、同一批次或同一主题的文件材料，应组合成案卷或件。3.卷内文件应按照时间顺序或逻辑顺序排列，并编写页号。4.填写卷内文件目录和备考表，注明案卷题名、起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、立卷人、检查人等信息。5.案卷封面应填写规范、清晰。四、向档案室移交各部门整理好的归档文件材料，应填写《档案移交清册》，一式两份，经交接双方核对无误后签字盖章，双方各执一份。档案室对接收的档案应及时进行入库管理。第八章文件的利用与保密一、档案利用1.单位内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经本部门负责人批准后，方可到档案室查阅。查阅秘密以上级别的档案，须报请单位分管领导或主要领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管领导或主要领导批准。3.查阅档案时，应遵守档案室规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。4.查阅档案一般不得带出档案室。确因工作需要借出的，须经档案室负责人或单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。5.复制档案材料，须经档案室负责人批准，并由档案室工作人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。涉密档案原则上不得复制，确需复制的，须严格按照保密规定办理。二、保密管理1.严格执行国家保密法律法规和本单位保密制度，加强对涉密文件和敏感信息的管理。2.涉密文件的产生、流转、使用、保管、销毁等环节，均应在符合保密要求的场所和设备上进行，并由专人负责。3.建立健全保密审查机制，对拟公开或对外提供的文件材料进行严格的保密审查。4.加强对工作人员的保密教育和培训，提高保密意识和防范能力。发生泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。第九章档案的鉴定与销毁一、鉴定1.档案保管期限已满的，由档案室会同有关部门组成鉴定小组，对其价值进行重新鉴定。2.鉴定工作应严格按照国家档案管理部门规定的标准进行，准确判定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应登记造册，提出销毁意见。二、销毁1.销毁档案须报请单位分管领导和主要领导批准。2.销毁档案时，应指定两人以上负责监销。监销人应认真核对销毁档案的名称、数量，确保与销毁清册一致。3.销毁过程应在保密、安全的条件下进行，确保档案信息无法恢复。严禁将销毁档案作为废纸出售或随意丢弃。4.销毁工作结束后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第十章电子文件管理一、电子文件的形成与归档1.电子文件的拟制、审核、签发等环节应参照纸质文件管理流程进行，并在相应的信息系统中留下操作痕迹。2.电子文件形成时，应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。重要的电子文件应同时形成纸质版本归档，或按照国家有关电子档案管理的规定，确保其长期保存和有效利用。3.电子文件归档时，应连同其元数据一并归档，并符合相关格式标准。二、电子文件的存储与备份1.电子文件应存储在指定的、安全的服务器或存储介质中，定期进行备份。备份介质应异地存放，防止因意外事件导致数据丢失。2.建立健全电子文件存储管理制度，明确存储介质的种类、规格、保管要求和更换周期。三、电子文件的利用与保密1.电子文件的利用应建立严格的权限管理机制，根据文件密级和用户职责分配访问权限。2.加强对电子文件系统的安全防护，防止病毒感染、黑客攻击和非授权访问，确保电子文件信息的安全与保密。第十一章设备与耗材管理1.用于文件处理的计算机、打印机、复印机、扫描仪、传真机等设备，应指定专人负责管理和维护，确保设备正常运行。2.文印耗材（纸张、墨粉、硒鼓等）的采购、领用应建立登记制度，厉行节约，杜绝浪费