岳阳市学生档案管理制度

PAGE岳阳市学生档案管理制度一、总则（一）目的为了加强岳阳市学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在学生教育、管理、就业等方面的作用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于岳阳市各级各类学校（包括幼儿园、小学、初中、高中、中等职业学校、高等院校等）学生档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、生活、奖惩等实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的相关材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范流程。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.家庭信息：父母姓名、工作单位、联系方式等。3.学籍信息：入学时间、毕业时间、所在学校、班级、学号等。（二）学习成绩档案1.各学期成绩单：记录学生每学期的课程成绩、学分等。2.考试违纪记录：如有考试作弊等违纪情况的详细记载。（三）奖惩情况1.奖励记录：包括学校、区县级、地市级及以上的各类奖励，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛获奖等。2.处分记录：对学生违反校规校纪所给予的处分情况。（四）综合素质评价材料1.品德表现：如道德品质、行为规范等方面的评价。2.社会实践活动记录：参与志愿服务、社区活动、实习等情况。3.体育、艺术、科技等特长发展记录：相关证书、比赛成绩等。（五）学籍变动材料1.转学、休学、复学、退学等手续及相关证明。2.学籍异动原因说明。（六）毕业相关材料1.毕业生登记表：对学生在校期间综合情况的总结。2.学位授予材料（高等院校）：学位申请书、论文答辩记录等。3.毕业证书、学位证书复印件。三、档案建立与收集（一）档案建立1.学生入学时，学校应及时为其建立个人档案，并分配唯一的档案编号。2.档案建立应确保信息准确、完整，由班主任或辅导员负责收集学生基本信息等初始资料。（二）材料收集1.各学科教师应在每学期末及时将学生成绩录入系统，并提交纸质成绩单至档案管理部门。2.学校各部门对于涉及学生奖惩、学籍变动等情况的，应在事件发生后及时将相关材料移交档案管理部门。3.学生本人如有获得奖励或处分等情况，应主动向学校提交相关证明材料。四、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案内容分类，对收集到的材料进行整理。2.去除重复、无效的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。3.每份材料应注明日期、来源，并进行编号。（二）归档流程1.将整理好的材料按照类别依次放入档案袋或档案盒中。2.在档案袋或档案盒上标明学生姓名、档案编号、年级、班级等信息。3.按照学年或学期顺序，将档案存放在专门的档案柜中，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案保管室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.学生档案应长期保管，直至学生毕业后规定年限（一般为永久保管）。2.对于涉及学生隐私的材料，在保管期限内严格保密，到期后按照规定程序进行销毁。（三）档案安全管理1.建立档案保管登记制度，记录档案的出入库情况。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。3.非档案管理人员未经许可不得进入档案保管室。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但需填写查阅申请表，经学校档案管理部门同意后，在指定地点查阅。2.学校内部因教育、管理等工作需要查阅学生档案的，应经相关部门负责人批准，并在档案管理部门登记备案。3.校外单位或个人因工作需要查阅学生档案的，必须持有单位介绍信，经学校主管领导批准，且只能查阅与工作相关的部分档案内容。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅学生档案，如有特殊情况确需借阅的，必须严格履行借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅者应按时归还档案，如不能按时归还，需办理续借手续。3.借阅者应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失。七、档案转递（一）转递原则1.学生毕业、转学、升学等需要转递档案时，应按照规定及时办理。2.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式，确保档案安全、准确送达。（二）转递流程1.学生或接收单位向学校档案管理部门提出档案转递申请，并提交相关证明材料。2.档案管理部门审核申请及材料无误后，开具档案转递通知单。3.将学生档案材料密封包装，并在封口处加盖学校档案管理部门印章。4.按照转递通知单的要求，将档案及时转递给接收单位，并留存转递凭证。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.学校应建立学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计等功能。2.逐步将纸质档案中的重要信息录入系统，建立电子档案数据库。（二）信息安全1.加强档案信息化系统的安全防护措施，设置不同级别的用户权限，防止信息泄露。2.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善学生档案管理制度，并组织实施。2.负责学生档案的建立、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。3.对档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。4.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格遵守档案管理规定。2.负责档案材料的具体收集、整理、归档等工作，确保档案质量。3.做好档案保管工作，维护档案的安全与完整。4.为档案查阅、借阅等提供服务，并做好相关记录。5.协助做好档案信息化管理工作，及时更新和维护档案信息。十、监督与检查（一）内部监督1.学校应建立档案管理工作内部监督机制，定期对档案管理部门及档案管理人员的工作进行检查。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理归档质量、档案保管安全等方面。（二）外部监督1.接受教育行政部门等上级主管部门的监督检查，对提出的问题及时整改。2.主动接受社会监督，对于涉及学生档案管理的投诉和举报，及时进行调查处理。十一、责任追究（一）违规行为界定1.档案管理人员违反档案管理规定，如擅自涂改、销毁档案，泄露档案信息等。2.学校其他部门或人员在档案管理工作中不履行职责，导致档案管理出现问题。3.校外单位或个人违反档案查阅、借阅规定，造成档案损坏或丢失。（二）责任追究措施1.对于违规行