档案外包工作管理制度

PAGE档案外包工作管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织档案外包工作，确保档案管理的安全、准确、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所有涉及档案外包的工作活动，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储保管、检索利用等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案外包工作必须遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全性原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.质量可控原则：建立质量控制体系，对档案外包工作的各个环节进行监督和管理，确保工作质量符合要求。4.协作共赢原则：与档案外包服务提供商建立良好的合作关系，共同推进档案管理工作的顺利开展。二、档案外包服务提供商的选择与管理（一）选择标准1.资质要求：具备合法经营资质，具有从事档案管理相关业务的经验和能力。2.人员素质：拥有专业的档案管理人员，具备良好的职业道德和业务技能。3.技术能力：具备先进的档案管理技术和设备，能够满足公司/组织档案管理的需求。4.信誉口碑：在行业内具有良好的信誉，无不良记录。5.服务质量：能够提供优质、高效、规范的档案管理服务。（二）选择流程1.需求调研：明确档案外包工作的具体需求，包括工作内容、质量要求、时间节点等。2.供应商筛选：通过多种渠道收集档案外包服务提供商信息，进行初步筛选，确定若干潜在供应商。3.实地考察：对潜在供应商进行实地考察，了解其实际运营情况、管理水平、技术能力等。4.资质审核：审核潜在供应商的资质证明、业绩案例等相关材料。5.谈判签约：与选定的供应商进行谈判，明确双方权利义务，签订档案外包服务合同。（三）管理措施1.合同管理：建立档案外包服务合同台账，对合同签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪管理。2.监督检查：定期对档案外包服务提供商的工作进行监督检查，及时发现和解决问题。3.考核评估：建立考核评估机制，对档案外包服务提供商的服务质量、工作效率、安全管理等方面进行考核评估，考核结果与费用支付、合作续约等挂钩。4.沟通协调：加强与档案外包服务提供商的沟通协调，及时解决工作中出现的问题，确保双方合作顺畅。三、档案外包工作流程（一）项目启动1.需求沟通：公司/组织与档案外包服务提供商就项目需求进行详细沟通，明确工作范围、质量标准、时间要求等。2.方案制定：档案外包服务提供商根据项目需求制定详细的工作方案，包括工作流程、人员安排、技术措施、质量控制等内容。3.项目启动会：召开项目启动会，明确各方职责和工作要求，确保项目顺利开展。（二）档案整理1.档案交接：公司/组织按照约定将档案移交给档案外包服务提供商，双方办理交接手续，明确档案数量、状态等信息。2.分类编号：档案外包服务提供商按照国家相关标准和公司/组织档案管理规定对档案进行分类编号，确保档案编号的唯一性和系统性。3.装订编目：对档案进行装订、编目，编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的检索和利用。（三）数字化加工1.扫描录入：采用专业的扫描设备对档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，同时将扫描数据录入系统，建立电子档案数据库。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等图像处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，实现电子档案与纸质档案的关联检索。4.质量抽检：公司/组织对数字化加工成果进行质量抽检，抽检比例不低于[X]%，确保数字化加工质量符合要求。（四）存储保管1.存储环境建设：档案外包服务提供商按照档案存储要求建设安全、稳定、适宜的存储环境，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.存储方式选择：根据档案的性质、保管期限等因素，选择合适的存储方式，如纸质档案上架存储、电子档案存储在磁盘阵列或磁带库等。3.库存管理：建立档案库存台账，定期对档案进行盘点，确保档案数量准确、存放位置清晰。4.安全防护：加强对存储场所的安全防护，设置门禁系统、监控系统等，限制无关人员进入，确保档案安全。（五）检索利用1.检索系统建设：档案外包服务提供商建立高效、便捷的档案检索系统，支持多种检索方式，如按档号、题名、日期等检索。2.利用服务：根据公司/组织的需求，为其提供档案查阅、借阅、复制等服务，确保档案利用的合法合规。3.利用记录：对档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容等信息，便于统计分析和审计监督。（六）项目验收1.验收准备：档案外包服务提供商完成项目工作后，提交项目总结报告、工作成果清单等验收材料。2.验收实施：公司/组织组成验收小组，按照合同要求和相关标准对项目工作成果进行验收，包括档案整理质量、数字化加工质量、存储保管情况、检索利用功能等方面。3.验收报告：验收小组出具验收报告，对验收结果进行评价，提出整改意见。档案外包服务提供商根据验收意见进行整改，直至验收合格。四、档案信息安全管理（一）安全制度建设1.建立档案信息安全管理制度，明确安全管理职责、安全操作规程、安全检查机制等内容。2.制定档案信息安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（二）人员安全管理1.对档案外包服务提供商的工作人员进行背景审查，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.加强对工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。（三）技术安全措施1.采用安全可靠的信息技术手段，如加密技术、身份认证技术、数据备份技术等，保障档案信息的安全。2.对档案存储场所和网络系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。（四）数据备份与恢复1.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。2.建立数据恢复测试机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（五）安全监督检查1.定期对档案外包工作的信息安全情况进行监督检查，及时发现和消除安全隐患。2.对违反档案信息安全规定的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。五、档案外包工作的质量控制（一）质量目标设定明确档案外包工作的质量目标，如档案整理准确率达到[X]%以上、数字化加工图像清晰率达到[X]%以上等。（二）质量控制标准制定档案外包工作各环节的质量控制标准，包括档案整理规范、数字化加工技术要求、存储保管条件等内容。（三）质量控制流程1.过程监控：档案外包服务提供商在工作过程中应建立质量自检机制，定期对工作质量进行检查，发现问题及时整改。2.质量抽检：公司/组织对档案外包工作进行质量抽检，抽检结果作为考核评估的重要依据。3.质量反馈：对质量抽检中发现的问题及时反馈给档案外包服务提供商，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（四）质量改进措施1.定期对档案外包工作质量进行分析总结，查找存在的问题和原因，制定针对性的改进措施。2.加强与档案外包服务提供商的沟通交流，共同探讨提高工作质量的方法和途径。六、档案外包工作的费用管理（一）费用预算编制根据档案外包工作的内容、工作量、质量要求等因素，编制详细的费用预算，明确各项费用的支出标准和金额。（二）费用支付方式1.合同签订后，按照合同约定支付一定比例的预付款。2.项目实施过程中，根据工作进度和质量情况分期支付款项。3.项目验收合格后，支付剩余款项。（三）费用结算审核1.档案外包服务提供商提交费用结算申请，附上工作成果清单、费用明细等相关材料。2.公司/组织对费用结算申请进行审核，核实工作内容、工作量、质量情况等是否符合合同要求，费用计算是否准确。3.审核通过后，办理费用结算手续。（四）费用监督管理1.建立费用监督机制，定期对档案外包工作费用支出情况进行检查，防止出现费用超支、浪费等问题。2.对费用支出异常情况进行调查分析，及时采取措施进行处理。七、档案外包工作的沟通与协调（一）沟通机制建立1.建立定期沟通会议制度，公司/组织与档案外包服务提供商定期召开沟通会议，汇报工作进展情况，协调解决工作中出现的问题。2.建立日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，方便双方及时沟通交流。（二）协调工作内容1.协调档案外包工作与公司/组织其他工作的关系，确保工作顺利开展。2.协调档案外包服务提供商与公司/组织内部各部门之间的关