涉密档案专人管理制度

PAGE涉密档案专人管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密档案管理，确保公司机密信息的安全与保密，防止涉密档案的泄露、丢失或不当使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及涉密档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.专人专管原则：涉密档案必须指定专人负责管理，确保管理工作的专业性和保密性。2.严格保密原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，采取有效措施保护涉密档案信息安全，防止信息泄露。3.规范操作原则：涉密档案管理工作应遵循规范的流程和操作方法，确保管理工作的准确性和规范性。二、涉密档案定义与范围（一）定义涉密档案是指公司在经营管理活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密或公司敏感信息，依照国家法律法规和公司规定需要保密的各类文件、资料、记录等。（二）范围1.国家秘密类：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项相关档案。2.商业秘密类：公司技术秘密，如产品研发资料、技术配方、工艺流程、设计图纸等。公司经营信息，如客户名单、销售策略、财务数据、市场调研报告等。公司管理秘密，如内部管理制度、组织架构、人力资源信息等。3.公司敏感信息类：可能对公司形象、声誉、利益产生重大影响的信息，如重大决策过程记录、重要会议纪要、未公开的项目信息等。三、专人管理职责（一）档案管理人员职责1.负责涉密档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常管理工作。2.严格遵守保密制度，确保涉密档案信息安全，防止泄露、丢失或损坏。3.对涉密档案的借阅、使用、归还等情况进行详细登记，定期检查库存档案，确保账物相符。4.协助公司内部各部门查询、利用涉密档案，并按照规定办理相关手续。5.参与公司保密培训和教育活动，提高自身保密意识和业务水平。6.发现涉密档案管理中的异常情况，及时报告并采取相应措施。（二）部门负责人职责1.负责本部门涉密档案管理工作的指导和监督，确保本部门人员严格遵守保密制度。2.审核本部门产生的涉密档案的密级确定和变更，确保密级划分准确合理。3.协调本部门与档案管理部门之间的工作关系，配合档案管理部门做好涉密档案的管理工作。4.对本部门人员借阅、使用涉密档案的情况进行监督，防止违规行为发生。（三）公司分管领导职责1.全面领导公司涉密档案管理工作，确保保密制度的有效执行。2.审批公司涉密档案管理工作的重要事项，如密级确定、档案销毁等。3.对公司涉密档案管理工作进行定期检查和指导，及时解决工作中存在的问题。4.对违反保密制度的行为进行严肃处理，确保公司涉密档案信息安全。四、涉密档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的涉密文件、资料、记录等移交档案管理部门，确保涉密档案的完整性和及时性。2.对于外来的涉密文件、资料等，应按照公司规定进行登记、签收，并及时移交档案管理部门。3.档案管理人员应定期对各部门的涉密档案收集情况进行检查，督促各部门按时移交。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案管理的相关标准和规范，对收集到的涉密档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.涉密档案应根据密级、类别、年度等进行分类存放，便于查找和管理。3.对涉密档案的电子文档，应按照规定进行命名、存储和备份，确保电子档案的安全和可追溯性。五、涉密档案的保管（一）保管场所1.设立专门的涉密档案保管室，保管室应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.保管室应安装监控设备，确保24小时监控，监控记录保存期限不少于[X]天。3.保管室内应配备必要的消防器材和应急照明设备，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.涉密档案应采用纸质档案与电子档案同时保管的方式，确保档案信息的完整性和安全性。2.纸质涉密档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防盗锁和密码锁，钥匙和密码由档案管理人员专人保管。3.电子涉密档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理。存储设备应定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）保管期限1.涉密档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年以下，中期保管期限为[X]年至[X]年，长期保管期限为[X]年以上。3.保管期限届满的涉密档案，应按照规定进行鉴定和销毁。六、涉密档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅涉密档案的，应填写《涉密档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、借阅期限、用途等信息。2.《涉密档案借阅申请表》应由申请人所在部门负责人审核签字，报公司分管领导审批。3.档案管理人员应根据审批结果，办理涉密档案的借阅手续。（二）借阅登记1.档案管理人员应对借阅的涉密档案进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案名称、密级等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式，确保登记信息的准确性和可追溯性。（三）借阅期限1.涉密档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还涉密档案，如需续借，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请。（四）使用要求1.借阅人应严格遵守保密制度，不得擅自将涉密档案带出公司或转借他人。2.借阅人在使用涉密档案过程中，应妥善保管，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁涉密档案内容。3使用完毕后，借阅人应及时将涉密档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的涉密档案进行检查，确保档案完好无损。七、涉密档案的传递与运输（一）传递要求1.涉密档案的传递应采用专人送达或机要通信等安全方式，确保档案信息安全。2.传递涉密档案时，应填写《涉密档案传递登记表》，注明传递档案的名称、密级、传递时间、传递人、接收人等信息。3.传递人员应严格遵守保密制度，不得擅自拆封、查看涉密档案内容。传递过程中如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。（二）运输要求1.如需运输涉密档案，应选择具有保密资质的运输公司，并签订保密协议。2.运输过程中，应采取必要的安全措施，如密封包装、专人押运等，确保涉密档案安全。3.运输人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露涉密档案信息。运输结束后，应及时将运输情况报告档案管理部门。八、涉密档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的涉密档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据国家法律法规和公司规定，结合档案的实际情况进行鉴定，确定档案是否需要销毁。3.鉴定结果应形成鉴定报告，经公司分管领导审批后存档。（二）销毁程序1.对确定需要销毁的涉密档案，应填写《涉密档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、密级、数量、销毁原因等信息。2.《涉密档案销毁申请表》应由档案管理部门负责人审核签字，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作。销毁工作应在公司内部进行，严禁将涉密档案交由外部单位或个人销毁。4.销毁涉密档案时，应采用粉碎、焚烧等安全方式进行，确保档案信息无法恢复，并由专人监督销毁过程。5.销毁工作完成后，应填写《涉密档案销毁登记表》，注明销毁档案的名称、密级、数量、销毁时间、销毁人员等信息，并由监督人员签字确认。销毁登记表应存档保存。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部应建立健全涉密档案管理监督机制，定期对涉密档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门应定期对各部门的涉密档案管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.各部门负责人应加强对本部门人员的日常监督，确保本部门人员严格遵守保密制度。（二）外部审计1.公司应定期接受外部审计机构对涉密档案管理工作的审计，确保公司保密制度的有效执行。2.审计机构应按照国家法律法规和行业标准，对公司涉密档案管理工作进行全面审计，出具审计报告。3.公司应根据审计报告提出的问题和建议，及时进行整改，完善涉密档案管理工作。十、培训与教育（一）培训计划1.制定年度涉密档案管理培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应根据公司实际情况和保密工作需要进行调整和完善。（二）培训内容1.国家保密法律法规和公司保密制度。2.涉密档案管理的基本知识和技能，如档案分类、编号、编目、保管、利用等。3.保密意识和职业道德教育，提高员工对保密工作的重视程度。（三）培训方式1.定期组织内部培训，邀请保密专家或公司内部管理人员进行授课。2.开展线上培训，通过公司内部网络平台发布培训资料和视频，供员工自主学习。3.组织案例分析和研讨活动，通过实际案例加深员工对保密工作的理解和认识。十一、奖励与处罚（一）奖励措施1.对在涉密档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励员工积极做好保密工作。（二）处罚措施1.对