矿山档案管理制度

PAGE矿山档案管理制度一、总则（一）目的为加强矿山档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在矿山生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本矿山企业及所属各部门、单位在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则矿山档案由综合档案室集中统一管理，各部门、单位应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映矿山生产、经营、管理等活动的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集和整理矿山各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。（四）管理职责1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善矿山档案管理制度。负责集中统一管理矿山各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。指导和监督各部门、单位的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。开发档案信息资源，为矿山生产、经营、管理提供档案信息服务。2.各部门、单位职责负责本部门、单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合档案室。配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，积极利用档案为部门、单位的工作服务。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案上级机关文件、指示、通知、决定等。矿山企业制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。人事档案，包括员工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训记录等。财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。物资管理档案，包括物资采购计划、合同、出入库记录、库存盘点表等。2.生产技术档案矿山地质勘探资料，如地质报告、勘探图纸、岩矿分析报告等。采矿设计资料，包括采矿方法设计、采场布置图、巷道施工图等。选矿工艺资料，如选矿流程、设备选型、药剂配方等。矿山测量资料，如地形测量图、井下测量图、矿体投影图等。安全技术档案，包括安全操作规程、安全检查记录、事故报告及处理资料等。生产技术总结、技术革新成果资料等。3.基本建设档案矿山建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工组织设计等。工程招投标文件、合同、协议等。工程竣工验收资料，如竣工报告、质量检验报告、竣工图纸等。工程建设过程中的变更记录、签证资料等。4.科研档案矿山科研项目的立项报告、研究计划、实验记录、研究成果报告等。科研项目的技术资料、专利证书、论文发表情况等。5.设备档案设备采购合同、技术协议、随机文件等。设备安装调试记录、操作规程、维护保养记录、检修记录等。设备运行记录、故障处理记录及设备报废资料等。6.声像档案矿山建设、生产过程中的照片、录像资料，包括重要工程建设、重大生产活动、领导视察等场景。录音资料，如重要会议、技术讲座等的录音。7.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、报表等，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。（二）收集要求1.各部门、单位应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对形成的档案应及时进行整理，做到分类清楚、编号准确、装订整齐。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、剪裁、抽取档案内容。4.对于重要的档案资料，应进行备份保存，防止因意外情况导致档案丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为行政管理、生产技术、基本建设、科研、设备、声像、电子等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和利用。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。三、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从矿山生产、经营、管理的实际需要出发，准确判定档案的价值，确保保存具有重要价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门业务骨干等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映矿山主要职能活动和基本历史面貌的，对矿山生产、经营、管理有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如矿山发展规划、重大决策文件、重要人事任免文件、年度财务决算报表等。2.长期保管对矿山生产、经营、管理有重要参考价值，保管期限在10年以上（含10年）的档案，列为长期保管。如一般的生产技术资料、设备档案、工程建设中期资料等。3.短期保管对矿山生产、经营、管理有一定参考价值，保管期限在10年以下的档案，列为短期保管。如一般性的文件、报表、临时性的工作记录等。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审查，剔除明显无保存价值的文件材料。2.详细审查鉴定小组对初步审查后的档案进行详细审查，根据档案的价值和保管期限划分标准，确定每一份档案的保管期限。3.结果公示将鉴定结果在一定范围内进行公示，征求各部门、单位的意见，如有异议，进行复查和调整。4.审批确定经公示无异议后，将鉴定结果报矿山主管领导审批确定，并将保管期限标注在档案目录及档案实体上。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照编号顺序依次排列上架，不得随意堆放。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）档案保管要求1.定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的可读性和完整性。3.加强对档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备安全设施，如监控设备、门禁系统等，防止档案被盗、被破坏。4.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。档案管理人员进入库房时应做好登记，离开库房时应检查门窗、设备等是否关闭和正常。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家有关法律法规，不得损害国家利益和矿山企业的合法权益。2.服务生产经营原则档案利用工作应紧密围绕矿山生产、经营、管理的需要，为解决实际问题提供档案信息支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，确保利用者能够及时、便捷地获取所需档案信息。（二）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅纸质档案或电子档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人或主管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制档案应经综合档案室负责人批准，复制件应加盖档案复制专用章，注明复制日期、出处等信息。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况，分析档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用份数等。统计报表应准确、及时、完整，上报有关部门和领导。3.通过档案统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为制定档案管理工作计划和措施提供数据支持。（二）移交1.各部门、单位应按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合档案室。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案的编号、名称、日期、数量、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门、单位留存，一份由综合档案室保存。3.综合档案室对接收的档案应及时进行核对、整理、上架，确保档案的有序管理。七、档案的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确认销毁的档案。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册档案管理人员根据鉴定结果，编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的编号、名称、日期、数量、保管期限等信