档案明细管理制度

PAGE档案明细管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案明细管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.负责档案库房的管理，确保档案存放环境符合要求。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编号、编目等工作，确保档案的规范整理。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。5.积极配合档案管理部门的工作，提供档案利用所需的相关信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管利用等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，并做好记录。4.保守档案机密，不得泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要，工作计划与总结，规章制度，人事档案等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料等。3.业务档案：根据公司/组织业务类型进行分类，如市场营销业务档案、生产管理业务档案、研发项目档案等。4.合同档案：各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同等。5.技术档案：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。6.项目档案：公司/组织承担的各类项目文件，包括项目立项报告、可行性研究报告、项目实施过程文件、项目验收文件等。7.其他档案：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度+流水号”的形式。2.分类号按照档案分类设置，如行政档案为“XZ”，财务档案为“CW”等。3.年度采用公元纪年，如“20XX”。4.流水号按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。5.例如，一份2023年形成的行政档案，编号为“XZ2023001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门工作中形成的各类文件材料及时收集齐全。2.收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。3.对于重要会议、活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。4.员工离职时，所在部门应督促其将工作期间形成的档案资料移交归档。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案进行整理，按照档案分类和编号规则进行分类、排序。2.对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可检索性。4.填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。五、档案编目与装订（一）档案编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容。2.档案题名应准确反映档案的主要内容，责任者应填写文件的形成部门或个人。3.日期填写文件的形成日期，保管期限按照相关规定确定。4.档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，作为档案检索的依据。（二）档案装订1.纸质档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。2.采用线装或胶装方式，装订时应注意保持文件的完整性，不得压字、掉页。3.对于幅面过大的文件，应进行折叠，使其大小与档案盒规格相符。4.装订后的档案应在左侧装订，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm。六、档案保管与保护（一）档案保管1.设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。3.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、保管期限等信息。4.定期对档案进行盘点，确保档案的数量和质量与台账记录一致。（二）档案保护1.采取必要的措施保护档案，防止档案受损、变质。2.对易褪色的档案应进行复制或采取其他保护措施。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，防治虫害。4.对电子档案应定期进行备份，存储于不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、档案利用与借阅（一）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要可查阅利用档案，档案管理人员应提供必要的帮助。2.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期及查阅人、查阅内容等信息。3.档案管理人员应根据查阅需求，及时提供档案，并做好查阅记录。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印、摘录的内容和用途。（二）档案借阅1.外单位人员因特殊需要借阅公司/组织档案，须经公司/组织主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。4.档案借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，按照国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案的保管期限。4.对保管期限已满的档案，应进行重点鉴定，确无保存价值的，方可提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织主管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门备案。九、档案信息化管理（一）档案信息化建设1.推进档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.将数字化档案数据录入档案管理信息系统，建立准确的档案数据库。（二）档案信息系统管理1.加强档案信息系统的安