房地产公司投资档案制度

PAGE房地产公司投资档案制度一、总则（一）目的为加强房地产公司投资项目的档案管理，规范投资档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保投资项目档案的完整性、准确性和系统性，为公司投资决策、项目运营及后续管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有投资项目的档案管理工作，包括但不限于项目前期调研、立项、可行性研究、投资决策、项目实施、竣工验收等全过程形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则投资项目档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映投资项目的实际情况，数据准确可靠，严禁虚假和不实信息。3.分类科学原则按照投资项目的不同阶段、不同类别进行科学分类，便于档案的整理、保管和查询利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司投资档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门投资项目档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司投资项目档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。4.负责档案的日常保管、维护和安全保密工作，定期对档案进行检查、清点和鉴定。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.负责组织档案的整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。7.参与投资项目的竣工验收，负责审查项目档案的完整性和准确性。（二）项目部门职责1.负责本部门投资项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时将档案移交归档。3.在项目实施过程中，配合档案管理部门做好档案的收集、整理和保管工作，确保项目档案与项目建设同步进行。4.负责向档案管理部门提供项目档案利用所需的相关资料和信息。（三）其他部门职责1.涉及投资项目的其他部门，应按照各自职责范围，做好与投资项目相关档案资料的收集、整理和移交工作。2.在工作中形成的与投资项目有关的文件、资料等，应及时交项目部门或档案管理部门归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围投资项目档案收集范围包括但不限于以下方面：1.项目前期文件项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目申请报告等。项目立项批复、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。项目投资决策文件，如董事会决议、总经理办公会纪要等。2.项目实施过程文件项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。项目合同文件，包括工程承包合同、监理合同、材料设备采购合同等。项目施工过程中的各类文件，如施工组织设计、工程变更通知、工程进度报告、质量检验报告等。项目监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理工作总结等。项目资金管理文件，如项目资金预算、资金使用计划、资金支付凭证等。3.项目竣工验收文件项目竣工验收报告、工程质量验收备案表等。项目竣工决算报告、审计报告等。项目产权登记文件，如房产证、土地证等。4.其他相关文件项目评估报告、后评价报告等。项目涉及的各类会议纪要、协议、备忘录等。在项目实施过程中形成的其他有保存价值的文件、资料、图表、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于项目实施过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。4.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，符合档案管理要求。（三）整理方法1.按照投资项目的不同阶段和类别，对收集到的档案资料进行分类整理。2.同一项目的档案资料应按照文件形成的时间顺序排列，保持档案的系统性和连贯性。3.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，便于查询和管理。4.对于图纸类档案，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档案章，注明档号、图名、图号等信息。5.对档案资料进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放投资项目档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限投资项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管档案项目立项批复、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等重要文件。项目投资决策文件，如董事会决议、总经理办公会纪要等。项目产权登记文件，如房产证、土地证等。项目评估报告、后评价报告等。2.长期保管档案项目可行性研究报告、环境影响评价报告、项目申请报告等。项目设计文件，包括初步设计、施工图设计等。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。项目合同文件，包括工程承包合同、监理合同、材料设备采购合同等。项目施工过程中的各类文件，如施工组织设计、工程变更通知、工程进度报告、质量检验报告等。项目监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理工作总结等。项目资金管理文件，如项目资金预算、资金使用计划、资金支付凭证等。项目竣工验收报告、工程质量验收备案表等。在项目实施过程中形成的其他重要文件和资料，保管期限为10年以上。3.短期保管档案项目实施过程中形成的一般性文件和资料，如会议纪要、协议、备忘录等，保管期限为5年以下。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.检查过程中发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或复制，并做好记录。3.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁处理。五、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅投资项目档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.内部查阅、借阅流程查阅、借阅人填写《档案查阅、借阅申请表》，注明查阅、借阅的项目名称、档案内容、查阅期限等信息。将申请表提交所在部门负责人审核签字后，交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。查阅、借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。2.外部查阅、借阅流程外部单位查阅、借阅档案，应提前向公司提交书面申请，说明查阅、借阅的目的、范围、期限等。公司相关部门对申请进行审核，经公司领导批准后，由档案管理部门与外部单位签订档案查阅、借阅协议。档案管理部门按照协议要求，为外部单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和监督工作。外部单位查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案，应按照公司规定办理审批手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案查阅、借阅的时间、内容、查阅人、借阅人等信息。利用登记台账应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、项目部门及相关业务部门的人员组成，负责对投资项目档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，确定是否需要销毁。3.将审核通过的拟销毁档案清单报公司领导审批。4.经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行