医院档案各项工作制度

PAGE医院档案各项工作制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责统筹协调全院档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映医院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案，采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置医院设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责医院档案的日常管理工作。（二）主要职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范有序。3.建立健全医院档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案检索、利用效率。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁到期档案，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，保障档案实体安全。6.积极开展档案利用工作，为医院医疗、教学、科研、管理等提供档案信息服务，编制各类档案检索工具和参考资料。7.组织开展档案业务培训，提高医院员工的档案意识和档案管理水平。8.参与医院重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案工作指导和支持。9.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系与沟通，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案分类与编号（一）档案分类医院档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括医院党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖医院行政事务管理、规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的档案。3.医疗管理类：主要有医疗质量管理、医疗技术管理、医疗安全管理、病历档案、医疗统计等方面的资料。4.护理管理类：涉及护理质量管理、护理人员培训、护理文书等相关档案。5.教学管理类：包含教学计划、教学大纲、教案、学生实习档案、教学评估等方面的文件。6.科研管理类：包括科研项目申报、研究成果、学术论文、科研奖励等方面的资料。7.设备管理类：有关医院设备购置、验收、使用、维护、报废等过程中形成的文件材料。8.物资管理类：涵盖医院物资采购、库存管理、物资供应等方面的档案。9.基建管理类：包括医院基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等环节的文件资料。10.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录医院重要活动、医疗过程、科研成果等的档案资料。（二）编号规则1.每大类档案给予一个固定的代码，如党群工作类为DQ，行政管理类为XZ等。2.每大类档案下的二级类目再进行细分编号，例如行政管理类下的人事管理档案编号为XZRS，财务管理档案编号为XZCW等。3.具体档案编号采用流水号，按照档案形成时间顺序依次编号，确保每个档案都有唯一的编号标识。四、档案收集与整理（一）收集范围1.医院各科室、部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.医院与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.医院员工个人在医疗、教学、科研等工作中形成的重要业务成果材料，如学术著作、专利证书等。4.医院举办的各类会议、活动、培训等形成的文件资料。5.医院在基本建设、设备购置、物资采购等工作中产生的相关文件。（二）收集要求1.各科室、部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，定期将本部门形成及应归档的文件材料移交档案管理部门。2.档案收集应保持文件材料的完整性，不得遗漏重要信息。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范，签字、盖章等手续齐全。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，按照文件的形成时间、来源、内容等顺序进行排列，并去除不必要的附件、封面等。3.对纸质文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期页号等信息。4.对于声像档案，应进行分类整理，标注拍摄（录制）时间、地点、内容摘要等信息，并刻录成光盘或存储在电子存储设备中，同时建立相应的目录索引。5.电子文件应按照其类别和保管期限进行分类存储，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，确保电子文件的可读性和可追溯性。五、档案保管（一）库房建设与管理1.医院应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置及温湿度调节设备，确保档案存储环境的安全稳定。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并有明显的标识。4.定期对档案库房进行清洁和检查，及时发现并消除安全隐患。（二）档案装具与排列1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应按照档案类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。（三）档案存储方式1.纸质档案应采用竖放方式，避免档案折叠、卷曲，确保档案的平整和完好。2.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放在不同的地点，以防数据丢失。同时，定期对电子档案进行数据迁移和维护，确保数据的安全性和可用性。（四）档案保管期限1.医院档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括医院重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要合同协议、科研成果等。3.长期保管的档案期限为30年，一般包括医院一般性的业务文件、教学资料、科研项目过程文件等。4.短期保管的档案期限为10年，主要是一些时效性较强、使用频率较低的文件材料。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对到期档案进行鉴定，成立由档案管理人员及相关业务部门人员组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，报医院主管领导审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。六、档案利用（一）利用范围1.医院内部各科室、部门在医疗、教学、科研、管理等工作中需要查阅档案资料的。2.医院员工因个人工作需要查阅本人相关档案的。3.外单位因工作需要，按照规定程序查阅医院档案的。（二）利用手续1.医院内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室或部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密信息的档案，需经医院主管领导审批。3.外单位查阅医院档案，应提前向医院提出书面申请，说明查阅理由、查阅范围等，经医院档案管理部门审核，报医院主管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人陪同。（三）利用方式1.档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。2.对于电子档案的利用，档案管理部门应通过档案管理信息系统提供查阅服务，并对利用过程进行记录。3.如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。（四）利用反馈1.利用者查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并反馈利用效果和意见建议。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，不断改进档案利用服务工作。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医院档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为医院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案数字化扫描：对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，分辨率符合档案管理要求。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。,3.数据录入：将档案的题名、责任者、日期、文号、页码等信息录入档案管理信息系统，建立准确的索引数据库。4.挂接存储：将数字化后的档案图像与索引数据进行挂接，存储在档案管理信息系统的存储服务器中。（三）系统功能要求1.档案录入功能：能够方便快捷地录入各类档案信息，支持批量录入和数据导入。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、责任者等进行检索，能够快速准确地定位所需档案信息。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅流程的全程跟踪。4.权限管理功能：设置不同的用户角色和权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相关档案。5.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为医院档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据安全。在系统出现故障时，能够快速恢复数据，保证档案管理工作的正常进行。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护。2.采用防火墙技术、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部网络攻击和数据泄露。3.定期对档案管理信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。4.对档案管理信息系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，规范操作流程，防止因人为因素导致信息安全事故。八、档案人员管理（一）人员配备档案管理部门应根据医院档案管理工作的实际需要，配备足够数量的专业档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉医院业务工作流程。（二）岗位培训1.定期组织档案管理人员参加档案业务培训，培训内容包括档案法律法规、档案管理理论与方法、档案信息化技术等。2.鼓励档案管理人员参加各类学术交流活动，不断更新知识结构，提高业务水平。3.支持档案管理人员参加档案专业资格考试，取得相应的职业资格证书。（三）考核评价1.建立档案管理人员考核评价制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行全面考核。2.考核评价结果作为档案管理人员晋升、奖励、调整薪酬等的重要依据。（四）职业道德要求1.档案管理人员应严格遵守