文件档案保密管理制度

PAGE文件档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案的保密管理，确保公司文件档案的安全，防止公司商业秘密、敏感信息等泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、全体员工以及涉及公司文件档案管理、使用、接触的外部人员（如合作单位、供应商、客户等）。（三）基本原则1.严格保密原则：对公司文件档案中的保密信息采取最严格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：制度的制定和执行必须符合国家法律法规以及相关行业标准。3.分级管理原则：根据文件档案的重要性和敏感程度，实行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.谁使用谁负责原则：文件档案的使用人员对所接触的保密信息负有保密责任。二、保密范围及分类（一）保密范围1.公司战略规划、经营决策、财务数据等核心商业秘密。2.未公开的产品研发资料、技术方案、工艺流程等技术秘密。3.客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录、需求偏好等。4.公司内部规章制度、管理流程、人事信息等内部管理秘密。5.其他经公司认定需要保密的文件档案信息。（二）分类1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大技术突破等，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的文件档案。2.机密级：包含重要商业信息、关键技术资料、部分客户敏感信息等，泄露后会对公司产生较大负面影响的文件档案。3.秘密级：一般性的公司内部管理信息、普通技术资料、部分客户信息等，泄露可能给公司带来一定损失的文件档案。三、文件档案的生成与制作（一）起草与审核1.文件档案起草人员应确保所起草内容符合保密要求，对于涉及保密信息的部分，要明确标注并采取相应保密措施。2.起草完成后，应提交部门负责人审核，审核重点包括内容的准确性、保密性以及是否符合公司整体利益。（二）编号与标识1.对所有文件档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。2.根据文件档案的保密等级，在文件首页显著位置标注“绝密”“机密”“秘密”字样及保密期限。（三）载体选择与使用1.优先选用电子存储设备存储文件档案，对于重要的纸质文件档案，应采用加密存储方式。2.电子存储设备应设置强密码，并定期更换密码。严禁在未经加密的移动存储设备中存储保密文件档案。四、文件档案的传递与流转（一）内部传递1.文件档案在公司内部传递时，应通过公司内部办公系统、专人递送等安全方式进行，严禁通过外部公共网络传输保密文件档案。2.传递过程中，应明确交接双方责任，确保文件档案的安全与完整。接收方应及时确认文件档案的完整性和保密性，如有问题及时反馈。（二）外部传递1.涉及向外部单位传递保密文件档案时，必须经过严格的审批流程。审批内容包括传递目的、接收单位、传递方式、保密措施等。2.采用加密邮件传递时，应使用公司指定的加密软件，并确保接收方具备相应的解密能力。采用专人递送时，递送人员应严格遵守保密规定，不得擅自拆阅、泄露文件档案内容。五、文件档案的存储与保管（一）存储环境1.设立专门的文件档案存储场所，存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子存储设备应存放在安全的服务器机房或专用存储柜中，服务器机房应配备门禁系统、监控系统等安全防护设备。（二）存储方式1.纸质文件档案应分类存放，按照保密等级和类别进行标识，便于查找和管理。2.电子文件档案应进行备份存储，备份存储介质应与主存储介质分开存放，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和准确性。（三）保管责任1.明确文件档案保管人员的职责，保管人员应定期对文件档案进行清查、核对，确保文件档案的数量、完整性和保密性。2.对于超过保密期限或已失去保存价值的文件档案，应按照规定进行销毁处理，销毁过程要有记录。六、文件档案的查阅与使用（一）查阅权限1.绝密级文件档案必须经公司高层领导批准方可查阅。2.机密级文件档案需经部门负责人及以上级别领导批准查阅。3.秘密级文件档案由相关业务部门负责人批准后查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅文件档案的名称、保密等级及查阅目的等信息，并提交给相应审批领导。2.审批领导批准后，查阅人员凭申请表到文件档案保管部门进行查阅。查阅过程中，保管人员应在场监督，确保查阅人员不擅自复制、拍照、记录文件档案内容。（三）使用限制1.查阅人员只能在规定的查阅场所使用文件档案，不得将文件档案带出查阅场所。如需带出，必须另行办理审批手续，并采取相应的保密措施。2.未经批准，查阅人员不得擅自对文件档案进行修改、删除、复制等操作。七、文件档案的借阅与归还（一）借阅权限1.绝密级文件档案原则上不允许借阅，如有特殊情况，需经公司最高管理层批准。2.机密级文件档案的借阅需经公司分管领导批准。3.秘密级文件档案的借阅由部门负责人批准。（二）借阅流程1.借阅人员填写《文件档案借阅申请表》，详细说明借阅文件档案的用途、借阅期限等信息，提交给相应审批领导。2.审批通过后，借阅人员到文件档案保管部门办理借阅手续，并签署《文件档案借阅承诺书》，承诺遵守保密规定。（三）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还文件档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还时，保管人员应对文件档案进行检查，确保文件档案的完整性和保密性。如发现文件档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时报告并追究借阅人员责任。八、文件档案的销毁（一）销毁条件1.文件档案超过保密期限且已无保存价值。2.文件档案因其他原因需要销毁，如文件档案内容已过时、错误或不再适用等。（二）销毁流程1.文件档案保管部门提出销毁申请，填写《文件档案销毁申请表》，注明销毁文件档案的名称、数量、保密等级等信息，并提交给公司保密管理部门审核。2.公司保密管理部门审核通过后，组织相关人员进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方式，确保文件档案信息无法恢复。3.销毁过程要有记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应保存一定期限。九、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门定期对各部门文件档案保密管理制度的执行情况进行检查，检查内容包括文件档案的生成、传递、存储、查阅、借阅、销毁等环节。2.各部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和整改存在的问题，并将自查情况报告公司保密管理部门。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合并按照要求提供相关文件档案资料。2.对于涉及公司商业秘密的合作项目，应与合作单位签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，并对合作单位的保密工作进行监督。（三）违规处理1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违反保密制度导致公司文件档案泄露或给公司造成经济损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。十、培训与教育（一）培训计划1.公司保密管理部门制定年度文件档案保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训内容应包括保密法律法规、公司保密制度、文件档案保密操作规范等。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展文件档案保密培训工作，培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种形式。2.新员工入职时，应进行文件档案保密基础知识培训，使其了解公司保密制度和要求。（三）教育宣传1.通过公司内部宣传栏、内部刊物、