个人档案接收管理制度

PAGE个人档案接收管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织个人档案的接收管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有员工个人档案的接收、整理、保管、查阅、借阅等管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便捷高效原则：在保证档案管理质量的前提下，简化工作流程，提高工作效率，为员工提供便捷的服务。二、档案接收（一）接收范围1.新入职员工的个人档案，包括但不限于学历证书、学位证书、身份证、劳动合同、就业报到证、离职证明、资格证书、获奖证书等相关材料。2.员工在公司/组织内部调动、晋升、降职等变动时，需要转移的个人档案材料。3.员工因特殊原因需要补充或更新的档案材料，如培训证书、荣誉称号等。（二）接收流程1.入职前准备人力资源部门在新员工入职前，向其发放《个人档案接收告知书》，明确档案接收的要求、时间、地点等事项。告知员工需准备的档案材料清单，并提醒员工确保档案材料的真实性和完整性。2.档案提交新员工应在规定时间内，将个人档案提交至公司/组织指定的档案接收部门。提交时，员工需填写《个人档案交接清单》，详细记录档案材料的名称、数量、份数等信息。档案接收部门工作人员对提交的档案进行初步审核，检查档案材料是否齐全、完整，是否符合档案管理的要求。如发现档案材料不齐全或不符合要求，应及时通知员工补充或更正。3.档案审核档案接收部门对审核通过的档案进行进一步审核，重点审核档案材料的真实性、合法性和有效性。审核内容包括学历证书、学位证书、身份证等重要证件的真伪，劳动合同、就业报到证等材料的完整性和合规性等。对于审核中发现的问题，档案接收部门应及时与员工沟通核实，并要求员工提供相关证明材料或作出书面说明。如员工提供的材料仍无法证明档案的真实性或合法性，档案接收部门有权拒绝接收该档案。4.档案录入与归档经审核无误的档案，档案接收部门工作人员应及时将档案材料的相关信息录入公司/组织的档案管理系统，建立员工个人档案电子数据库。录入信息应准确、完整，与档案材料原件一致。完成信息录入后，工作人员将档案材料按照档案管理的分类标准进行整理、装订，并归入员工个人档案卷宗。档案卷宗应按照一定的顺序编号排列，便于查找和管理。（三）特殊情况处理1.如员工因特殊原因无法在规定时间内提交个人档案，应提前向档案接收部门申请延期提交，并说明原因。经档案接收部门同意后，员工应在延期后的规定时间内提交档案。2.对于档案材料不齐全或不符合要求的员工，档案接收部门应一次性告知其需要补充或更正的材料清单，并要求员工在规定时间内完成补充或更正。如员工未能按时完成，档案接收部门有权暂停其档案接收流程，直至员工补齐相关材料。3.如发现员工提交的档案材料存在伪造、篡改等违法行为，档案接收部门应立即停止档案接收流程，并将相关情况报告公司/组织领导和上级主管部门。同时，依法追究员工的法律责任。三、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.对档案材料进行系统排列，编号编目，便于查找和统计。（二）整理方法1.分类将员工个人档案分为十大类，包括履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国材料、其他可供组织参考的材料。每大类下再根据档案材料的具体内容和性质进行细分，如履历材料可分为个人基本情况登记表、工作经历登记表、培训经历登记表等。2.排序按照档案材料的形成时间或重要程度进行排序，同一类档案材料应按照时间先后顺序排列，重要材料排在前面。对于有多个版本或补充材料的档案内容，应将最新版本或补充材料排在前面，并注明与之前版本的差异。3.编目为每一份档案材料编写目录，目录应包括材料名称、日期、来源、页数等信息，以便快速查找和定位档案材料。建立档案总目录，记录档案卷宗的编号、名称、保管期限、起止日期等信息，并按照档案卷宗的编号顺序进行排列。（三）整理要求1.档案整理工作应由专人负责，整理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案整理的方法和流程。2.整理档案时，应保持档案材料的原貌，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.整理完成的档案应进行质量检查，确保档案分类准确、排序合理、编目清晰。如发现问题，应及时进行整改。四、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案卷宗的编号顺序存放在档案柜中，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.建立档案保管台账，详细记录档案卷宗的编号、名称、保管期限、入库时间、出库时间等信息，便于对档案的保管情况进行跟踪和管理。（三）保管期限1.员工个人档案的保管期限根据档案材料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，主要包括员工的一般履历材料、培训材料、工资变动材料等。中期保管期限为[X]年，主要包括员工的学历学位职称材料、考核考察材料、奖励处分材料等。长期保管期限为[X]年以上，主要包括员工的政审材料、党团材料、重要的奖励处分材料等。2.档案保管期限届满后，应按照国家有关档案销毁的规定进行鉴定和销毁。对于仍有保存价值的档案材料，应延长保管期限或进行永久保存。（四）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入档案保管场所。2.制定档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，能够及时采取有效的措施保护档案安全。五、档案查阅（一）查阅范围1.公司/组织内部因工作需要查阅员工个人档案的部门和人员，包括人力资源部门、纪检监察部门、审计部门、上级主管部门等。2.员工本人因个人需要查阅自己的档案。（二）查阅流程1.查阅申请公司/组织内部人员查阅员工个人档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。员工本人查阅自己的档案，应直接向档案管理部门提出申请，并填写《档案查阅申请表》。2.申请审核档案管理部门收到查阅申请后，应进行审核。审核内容包括查阅申请的真实性、必要性、查阅范围是否符合规定等。如申请不符合要求，档案管理部门应及时通知申请人补充或更正相关信息。对于涉及员工个人隐私或敏感信息的查阅申请，档案管理部门应严格审核，并报公司/组织领导批准后，方可进行查阅。3.查阅实施经审核通过的查阅申请，档案管理部门应安排专人负责陪同查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应严格遵守档案查阅的规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。查阅完成后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况，包括查阅时间、查阅内容、档案材料是否完整等信息。（三）查阅限制1.除员工本人外，其他人员查阅员工个人档案时，不得查阅涉及员工个人隐私或敏感信息的内容，如员工的婚姻状况、健康状况、家庭住址等。2.查阅档案时，不得将档案材料带出档案保管场所。如需复制档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制后的档案材料应与原件核对无误，并注明复制日期和复制人。3.严禁任何单位和个人擅自查阅、销毁、篡改员工个人档案，如有违反，将依法追究相关人员的责任。六、档案借阅（一）借阅范围及条件1.因工作需要，公司/组织内部人员确需借阅员工个人档案的，可向档案管理部门提出借阅申请。借阅申请应注明借阅目的、借阅期限、借阅档案名称等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，审核通过后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因。（二）借阅流程1.借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等内容，并提交所在部门负责人审批。2.申请审核：档案管理部门收到申请表后，对借阅申请进行严格审核，确保借阅目的合理、借阅期限符合规定。审核通过后，在申请表上签字盖章。3.借阅登记：借阅人凭审批通过的申请表到档案管理部门办理借阅登记手续，领取借阅的档案卷宗。档案管理部门工作人员应在《档案借阅登记表》上详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。4.借阅归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还所借档案。归还时，档案管理部门工作人员应对档案进行检查，确保档案材料完整无损、无涂改、抽取等情况。如发现问题，应及时与借阅人核实并追究责任。借阅人归还档案后，档案管理部门工作人员应在《档案借阅登记表》上注明归还时间，并将档案卷宗归还原位。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅人如需对档案进行复印或摘抄，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印或摘抄的内容应与原件核对无误，并注明复印或摘抄日期、复印人或摘抄人。3.借阅人在借阅期限届满后，应及时归还所借档案。如因特殊原因需要延期归还的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。未经批准逾期不还的，档案管理部门将视情节轻重给予相应的处理。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案整理、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如限制接触范围、设置密码、加密存储等，防止档案信息泄露。3.对涉及公司/组织商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案，应进行特殊标识和管理，严格控制查阅和借阅权限。（二）安全保障1.防火防盗：档案保管场所应配备防火、防盗设备，如灭火器、烟雾报警器、防盗门、防盗窗等，并定期进行检查和维护，确保设备完好有效。2.防潮防虫：采取防潮、防虫措施，如安装除湿设备、放置防虫药品等，防止档案材料受潮、发霉、虫蛀。3.数据安全：加强电子档案的数据安全管理，定期对电子档案进行备份，并存储在不同的介质和地点。设置数据访问权限，防止数据被非法访问、篡改或删除。（三）责任追究如因档案管理人员或其他相关人员的疏忽、失职导致档案信息泄露、丢失或损坏，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的个人档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、统计和分析，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案管理流程的自动化和规范化，减少人工操作环节，降低错误率，提高工作的准确性和及时性。3.利用信息化系统，为公司/组织内部各部门提供便捷的档案信息查询服务，支持人力资源管理、绩效考核、决策分析等工作的开展。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储：实现档案材料的电子化录入，将纸质档案信息转化为电子数据，并按照档案管理的分类标准进行存储，建立电子档案数据库。2.检索查询：提供多种检索查询方式，如按员工姓名、档案类别、时间范围等进行检索，快速定位所需档案信息。3.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，如员工档案数量统计、学历结构分析、年龄分布分析等，为公司/组织的人力资源管理决策提供数据支持。4.流程管理：实现档案接收、整理、保管、查阅、借阅等业务流程的信息化管理，通过系统自动流转审批环节，记录操作日志，确保档案管理流程的规范和透明。5.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同人员的档案访问权限进行严格控制，确保档案信息的安全。同时，对系统操作进行日志记录，便于审计和追溯。（三）信息化管理要求1.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作信息化系统的能力和水平。2.定期对信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。3.建立信息化系统数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，并存储在安全可靠的介质和地点，防止数据丢失。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面审查、综合分析的原则，充分考虑档案的历史价值、现实