机关单位档案三合一制度

PAGE机关单位档案三合一制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各内设机构、下属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一管理原则：机关单位档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映机关单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不遗漏、不篡改。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足机关单位工作和社会利用的需要。4.安全保密原则：档案管理应确保档案的安全，严格遵守保密制度，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本机关各部门形成的各类档案。3.对本机关下属单位的档案工作进行监督、指导。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。6.参与本机关重大活动、重要项目的档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期向综合档案室移交应归档的文件材料。3.配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、利用等工作，提供必要的档案信息。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。（三）档案工作人员职责1.认真贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，遵守档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案的质量和安全。3.积极开展档案利用工作，为机关单位和社会提供优质服务。4.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。6.参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.机关单位各部门在工作活动中应形成规范、完整的文件材料，文件格式应符合国家有关标准和规定。2.文件材料应使用耐久性强且字迹清晰的书写材料，禁止使用易褪色、易腐蚀的书写材料。3.电子文件应按照相关标准进行制作和管理，确保其真实性、完整性和可读性。（二）文件材料收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类公文，包括请示、报告、批复、决定、通知、通报、会议纪要等。3.本机关召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.本机关开展业务活动形成的计划、总结、报表、统计资料、合同协议、调研材料等。5.本机关机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。6.本机关资产、财务、审计等方面形成的文件材料。7.本机关外事活动形成的文件材料。8.本机关下属单位报送的重要文件材料。9.其他与本机关工作有关的具有保存价值的文件材料。（三）文件材料收集时间1.承办部门应在文件材料办理完毕或告一段落后，及时收集整理，于次年上半年向综合档案室移交。2.对于一些时效性较强的文件材料，应随时收集并移交。（四）文件材料收集程序1.承办人员对办理完毕或告一段落的文件材料进行分类整理，剔除无关材料。2.将整理好的文件材料交本部门兼职档案员进行初步审核。3.兼职档案员审核无误后，填写文件材料移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随文件材料移交综合档案室。4.综合档案室接收文件材料时，应按照移交清单进行核对，对不符合要求的文件材料退回承办部门重新整理。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理标准和规范。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法：结合本机关内设机构设置情况，按机构进行分类。3.问题分类法：在机构分类的基础上，按问题进行分类，如业务工作、行政管理、党群工作等。4.保管期限分类法：根据档案的保存价值，分为永久、定期（30年、10年）。（三）整理方法1.文书档案整理对收集到的文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。按照分类标准进行分类，编制分类方案。对每份文件进行编号，填写文件目录，包括文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。按照编号顺序将文件排列上架，形成档案实体。2.科技档案整理按照项目或专业进行分类，如科研项目档案、基建项目档案等。将项目文件材料按阶段进行整理，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等。编制项目档案目录，对重要文件进行编目和标注。建立项目档案卷内目录和备考表，对项目档案进行装订成册。3.会计档案整理将会计凭证按月份顺序装订，加具封面和封底，注明年度、月份、凭证种类、起止号码等。会计账簿按年度整理，编写账簿目录，包括账簿名称、年度、册数等。财务报告按年度整理，编写报告目录，注明报告名称、年度、期数等。其他会计档案按类别整理，编制档案目录。4.电子档案整理按照电子文件的分类方案进行分类存储，建立电子文件数据库。将电子文件的元数据、背景信息等进行整理和著录，确保电子文件的可识别性和可读性。对电子文件进行备份，采用异地备份等方式，确保数据安全。（四）编目与装订1.编目应准确、完整地反映档案的内容和形式特征，便于查找和利用。2.装订应牢固、整齐，不影响档案的查阅和复制。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应标注清晰的标识，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案工作人员未经允许不得进入库房。（四）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映本机关主要职能活动、历史面貌、重要业务工作等方面的档案，应列为永久保存。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保存，其中反映本机关一般业务工作的档案可列为30年保存，一般性文件材料可列为10年保存。4.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）鉴定程序1.定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.填写档案鉴定表，注明档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、鉴定意见等内容。4.经机关分管领导批准后，确定档案的存毁。（四）销毁档案1.销毁范围：经鉴定失去保存价值的档案，包括重复文件、已过保管期限且无利用价值的文件等。2.销毁程序：编制销毁清册，注明档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限等内容，一式两份。销毁清册经机关分管领导批准后，由两名以上档案工作人员负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的年度归档数量、累计数量等。2.档案整理情况统计,如整理的档案种类、数量、整理时间等。3.档案保管情况统计，如档案库房面积、档案装具数量、档案存储位置等。4.档案利用情况统计，如查阅档案的人次、卷次、利用效果等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和统计。2.每月、每季度、每年对档案统计数据进行汇总分析，并形成统计报表。（三）统计报表报送统计报表应按时报送机关分管领导和上级档案管理部门，确保数据的准确性和及时性。八、档案利用（一）利用范围1.机关单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照有关规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅档案，应出具相关证明文件，办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅纸质档案，应在综合档案室指定的场所进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。2.查阅电子档案，应通过档案管理系统进行检索和查阅，查阅人员应遵守系统操作规定，不得擅自更改电子档案内容。（三）利用手续1.机关单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、文号等内容，经部门负责人签字批准后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本机关提出查阅申请，说明查阅目的、内容、范围等，经机关分管领导批准后，持单位介绍信到综合档案室查阅。查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅时间、查阅人员姓名、单位、查阅内容等。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具相关证明文件，如立案决定书、调查