档案制度管理及流程

PAGE档案制度管理及流程一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度管理及流程。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案的检索效率和利用价值，方便公司/组织内部各部门及员工查阅和利用档案。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理中心可根据实际情况，下设不同的档案管理科室，分别负责不同门类档案的管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度和流程，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织的各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，提高档案的查阅效率。4.负责档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持和服务。5.对公司/组织各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。7.做好档案的数字化建设工作，推进档案信息资源的共享和利用。8.完成公司/组织领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案类：针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同档案类：包括公司/组织签订的各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。5.资质证书档案类：公司/组织取得的各类资质证书、荣誉证书、营业执照等相关档案。6.声像档案类：包括公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案类：存储在电子介质上的各类文件、数据、图表等电子档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类，分别赋予不同的类别代码，如行政档案类用“XZ”表示，业务档案类用“YW”表示，项目档案类用“XM”表示，合同档案类用“HT”表示，资质证书档案类用“ZZ”表示，声像档案类用“SX”表示，电子档案类用“DZ”表示。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.例如，一份2023年形成的行政档案中的第5份文件，其编号为“2023XZ005”；一份2023年的项目档案中的第10份文件，其编号为“2023XM010”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将本部门在工作活动中形成的各类文件材料收集齐全。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。收集的文件材料应保持原始性、真实性和完整性，不得随意涂改、损毁。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应指定专人负责跟踪收集，确保档案的及时、完整。4.公司/组织内部各部门之间应加强沟通与协作，及时移交属于归档范围的文件材料，避免档案的散失和遗漏。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。整理工作包括分类、装订、编目、装盒等环节。2.分类：将收集到的档案按照预先确定的档案分类方案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉或塑料夹。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装盒存放，一份单独成册作为检索工具。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、年度、保管期限等信息。档案盒应按照顺序排列，便于查找和管理。五、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照档案类别和保管期限进行分类存放，排列有序。对于珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等。备份数据应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。电子档案应按照电子文件管理的相关规定进行存储和管理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.声像档案应按照载体类型进行分类存放，如照片、录音带、录像带等。声像档案应进行编目和标注，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。对于重要的声像档案，应进行数字化处理，以便长期保存和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、营业执照、重要会议记录、重大项目档案、合同协议等。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性的业务文件、年度工作计划与总结、人事档案等。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的通知、报表、简报等。5.档案保管期限的确定，应根据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况进行综合考虑，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查与盘点，确保档案的账实相符。清查与盘点工作每年至少进行一次。2.清查与盘点内容包括档案的数量、质量、保管状况等。清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查与盘点结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。档案清查报告应报公司/组织领导审批后存档。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。对于涉及公司/组织机密、知识产权等重要档案，应严格按照相关规定进行鉴定和保管，不得随意销毁。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》应经公司/组织领导审批后，方可进行档案销毁。档案销毁工作应由两人以上共同进行，并在销毁现场进行监销。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。对于电子档案的销毁，应采用专业的电子数据销毁软件进行处理，确保电子数据彻底删除。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、题名、查阅目的等信息。《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据查阅人员的身份和查阅目的，确定查阅权限。一般情况下，查阅本部门形成的档案，由本部门负责人审批；查阅跨部门档案或重要档案，需经档案管理部门负责人或公司/组织分管领导审批。3.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。（二）查阅流程1.查阅人员持经审批的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在《档案查阅登记薄》上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在《档案查阅登记薄》上注明归还时间。（三）利用服务1.档案管理部门应积极主动地为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供档案信息。2.对于重要的档案利用需求，档案管理部门可组织相关人员进行专题研究，提供针对性的档案信息服务，为公司/组织的决策提供支持。3.档案管理部门应定期收集和整理档案利用情况反馈信息，了解档案利用效果，不断改进档案管理工作，提高档案利用价值。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理工作的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享和利用，为公司/组织内部各部门及员工提供便捷的档案查阅和利用渠道，促进公司/组织的业务发展。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统建设1.公司/组织应根据档案管理工作的实际需求，选择合适的档案信息化管理系统。档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化。2.档案信息化管理系统应与公司/组织内部的办公自动化系统、业务管理系统等进行有效集成，实现档案信息的自动采集和共享，提高工作效率。3.在档案信息化系统建设过程中，应注重数据的标准化和规范化，确保档案数据的准确性和一致性。同时，应建立完善的数据备份和恢复机制，保障数据的安全可靠。（三）电子档案管理1.加强电子档案的前端控制，确保电子文件在形成、办理过程中符合档案管理的要求。电子文件应采用统一的格式和元数据标准进行存储，确保电子文件的可读性和可管理性。2.建立电子档案的分类存储体系，按照档案分类标准对电子档案进行分类存储，便于检索和利用。电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置严格的用户权限，对电子档案的访问进行控制。采用加密技术、身份认证技术等手段，保障电子档案信息的安全。（四）档案数字化1.对纸质档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的长期保存和便捷利用。档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。