档案室档案管理制度

PAGE档案室档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司设立档案室，隶属于[具体部门名称]，配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善档案管理工作细则。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管公司各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。7.积极开发利用档案信息资源，为公司领导决策、生产经营、科研创新等提供档案信息支持。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案室移交应归档的文件材料，并办理交接手续。3.严格遵守档案保密制度，妥善保管本部门在工作中形成的档案，不得擅自销毁、出借或转让。4.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、审计报告、税务登记证等。2.公司生产经营活动中形成的文件材料，如合同协议、招投标文件、产品研发资料、生产工艺文件、质量检验报告、销售记录、客户资料等。3.公司行政管理活动中形成的文件材料，如行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、财务报表、审计档案等。4.公司党群工作中形成的文件材料，如党组织文件、党员名册、工会文件、共青团文件等。5.公司对外宣传、交流活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、参展资料、合作协议等。6.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如科研成果、技术报告、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（四）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。四、档案的归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应按照国家有关规定定期归档，保管期限届满后按照规定进行移交。4.人事档案应及时归档，员工离职后，其人事档案应按照规定进行整理和保管。5.声像档案、实物档案应在相关活动结束后及时归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案整理要求，对收集的文件材料进行分类整理，编制档案目录，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案室。2.档案移交清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、份数等信息，确保档案移交的准确性和完整性。3.档案室对接收的档案应进行认真核对，对不符合归档要求的档案应及时退回原部门进行补充或整改。（三）移交手续1.各部门向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室对接收的档案应进行登记，并建立档案台账，记录档案的编号、题名、日期、保管期限、密级、移交部门等信息。3.档案移交后，原部门如需查阅利用已移交的档案，应按照规定办理借阅手续。五、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物侵蚀等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药盒等。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找。2.对纸质档案应采用竖放方式，避免档案纸张受压变形。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司档案保密制度，确保档案信息的安全。2.按照规定的程序和权限办理档案查阅、借阅手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。3.档案利用应本着方便工作、提高效率的原则，在不影响档案安全和正常管理的前提下，为利用者提供优质服务。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应持有单位介绍信，并经公司主管领导批准。3.司法机关因办案需要查阅、借阅公司档案的，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.查阅手续：公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.借阅手续：公司内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅内容、预计归还日期等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅、借阅手续：外单位查阅、借阅公司档案，应持有单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，经公司主管领导批准后，到档案室查阅、借阅。查阅、借阅人员应遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、转借档案。4.司法机关查阅、借阅手续：司法机关查阅、借阅公司档案，应出具相关法律文书，经公司主管领导批准后，到档案室查阅、借阅。档案室应按照法律程序提供档案，并做好登记记录。（四）利用监督1.档案室应对档案利用情况进行监督，发现违规行为应及时制止，并报告公司主管领导。2.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室。3.档案利用结束后，利用者应及时归还档案，档案室应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的历史观点，从公司的实际情况出发，准确判定档案的价值。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.充分考虑档案的现实利用价值和历史保存价值，避免片面强调某一方面而造成档案的不当处理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合公司的发展规划、业务活动、档案形成规律等因素，对档案进行综合分析，判断其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清单，一式两份，一份留存档案室，一份报公司主管领导审批。2.经公司主管领导批准后，档案室对拟销毁的档案进行登记造册，并在档案销毁清单上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应由两名以上监销人员在场监督，监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。2.推进档案信息资源共享，为公司各部门提供便捷的档案信息服务，促进公司各项工作的开展。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.数据备份与恢复：定期对电子档案数据进行备份，备份介质应异地存放，确保数据的安全性。同时，建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复。4.信息安全管理：加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，对档案信息进行加密处理，防止信息泄露。（三）信