企业认证专门档案制度

PAGE企业认证专门档案制度一、总则（一）目的为加强企业认证专门档案的管理，确保认证档案的完整性、准确性和安全性，为企业的认证工作提供有力支持，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与企业认证相关的档案管理工作，包括但不限于质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证等各类认证活动产生的文件、记录、资料等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保认证档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：认证档案应如实反映企业认证活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强认证档案的安全管理，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便企业内部各部门及相关人员查阅和使用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善企业认证专门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业认证档案，建立健全档案管理体系，确保档案的有序存放和有效利用。3.指导和监督各部门对认证档案的收集、整理、归档等工作，定期进行检查和考核。4.负责认证档案的数字化处理和信息化管理，提高档案管理的信息化水平。5.按照规定做好认证档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的时效性和安全性。（二）认证业务部门职责1.负责本部门认证活动中各类文件、记录、资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好认证档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门产生的认证档案的真实性、完整性负责，确保档案符合相关法律法规和行业标准要求。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，协助认证业务部门做好认证相关工作，并及时将涉及认证的文件、资料等提交给认证业务部门或档案管理部门。2.遵守企业认证专门档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失认证档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.认证申请文件，包括申请书、相关证明材料等。2.认证审核过程中形成的各类文件，如审核计划、审核记录、不符合项报告等。3.企业针对认证要求制定的管理手册、程序文件、作业指导书等体系文件。4.内部审核、管理评审等与认证相关的记录和报告。5.认证证书、认证标志使用记录等相关文件。6.其他与企业认证有关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责认证档案的收集工作，并确保收集工作的及时性和准确性。2.收集的认证档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除文件内容。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照认证项目和文件类别进行分类整理，同一认证项目的文件集中存放，不同类别的文件分别归类。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制文件目录，详细记录文件的编号、名称、日期、来源等信息，目录应与档案内容一一对应。4.对文件进行装订或装盒，确保文件的整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门收集整理好的认证档案，应在规定时间内移交档案管理部门。交接双方应填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门收到移交的认证档案后，应进行认真核对和验收，对不符合要求的档案及时退回原部门进行补充或整改。3.验收合格的认证档案，按照分类整理的结果进行归档存储，建立档案存储索引，便于快速查找和调阅。（二）保管期限1.企业认证专门档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准的要求确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括认证申请过程中的临时性文件、一次性使用的记录等。3.中期档案保管期限为[X]年，涵盖认证审核过程中的部分文件、内部审核记录等。4.长期档案保管期限为[X]年以上，包括企业的管理手册及重要程序文件、认证证书等具有长期保存价值的文件。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.对认证档案应进行分类存放，不同保管期限和类别的档案应分开存放，便于管理和查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，并采用安全可靠的存储设备和存储方式，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.企业内部人员因工作需要查阅认证档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅规定的，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。4.涉及企业机密或重要认证信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅认证档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门根据审批意见，向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续。借阅登记应包括借阅时间、借阅人、档案名称、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对企业认证专门档案进行鉴定，确保档案的保管期限符合规定要求，避免过度保存不必要的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、确保安全的原则，对档案的真实性、完整性、时效性和价值进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、认证业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的认证档案进行审核和鉴定，并出具鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制档案鉴定清单，详细列出拟鉴定档案的名称、编号、保管期限、形成时间等信息。2.鉴定小组对档案鉴定清单进行审核，根据档案的实际情况，对每份档案进行逐一审查，判断其是否仍具有保存价值。3.对于确定已无保存价值的档案，鉴定小组应出具鉴定意见，明确档案的销毁理由和销毁方式。鉴定意见应经鉴定小组全体成员签字确认。4.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对拟销毁的档案进行登记造册，并报企业主管领导审批。（四）销毁方式1.经批准销毁的认证档案，应采用安全可靠的销毁方式进行处理，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理，并进行数据覆盖，防止数据泄露。2.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。记录应由销毁人员和监销人员签字确认，并归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立企业认证专门档案信息化管理系统，实现认证档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对认证档案的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储：实现认证档案的在线录入和电子化存储，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的准确性和完整性。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键字等进行检索，方便快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.统计分析：对认证档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为企业的认证工作提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失或损坏。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2定期对认证档案进行数字