档案局政府采购业务制度

PAGE档案局政府采购业务制度一、总则（一）目的为规范档案局政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合档案局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，确保采购活动的透明度。3.公平竞争原则：为供应商创造公平的竞争环境，保证采购项目能够获得最佳的性价比。4.公正原则：采购活动应公正对待所有参与的供应商，不偏袒任何一方。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据档案局工作需要和事业发展规划，提出下一年度政府采购项目的申请，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预计金额等内容。2.财务部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合上一年度政府采购执行情况和本年度财政预算安排，编制政府采购预算草案。3.政府采购预算草案经档案局领导班子审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.政府采购项目必须严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.采购部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。3.财务部门应加强对政府采购资金的管理和监督，严格按照合同约定支付采购资金，确保资金使用安全、合规。（三）预算调整1.在政府采购项目执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：因国家政策调整、不可抗力等原因，导致采购项目的规格、数量、价格等发生重大变化的；因采购人工作需要，确需增加或减少采购项目的；其他需要调整预算的情形。2.预算调整申请应经采购部门、财务部门审核后，报档案局领导班子审批。经批准的预算调整申请，应及时报财政部门备案。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据政府采购预算和档案局工作实际需要，制定年度政府采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应按照政府采购目录和采购限额标准进行编制，对于集中采购目录以内的项目，应委托集中采购机构代理采购；对于分散采购项目，应按照规定的采购方式自行组织采购或委托采购代理机构采购。（二）计划审批1.采购计划草案经采购部门负责人审核后，报档案局领导班子审批。2.经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定程序报档案局领导班子审批。（三）计划执行1.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购过程中，如发现采购计划与实际情况不符或需要调整采购计划的，应及时报档案局领导班子审批，并按照调整后的采购计划执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、用途、采购预算、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价等内容。3.采购人应当按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当对采购项目的技术、商务等方面进行综合评审，并按照谈判文件规定的程序和方法确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购人可以与供应商签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并提交相关的采购需求文件。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。2.审核通过的采购项目，报档案局领导班子审批。经批准的采购项目，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购部门根据采购项目的特点和采购方式，选择合适的采购代理机构或自行组织采购活动。2.对于委托采购代理机构采购的项目，采购部门应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。3.在采购过程中，采购部门应按照规定的程序和要求组织开标、评标、谈判等活动，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.政府采购合同签订后，采购部门应将合同副本报财政部门备案。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格的，采购人应按照合同约定支付采购资金。2.采购部门应加强对采购项目验收和付款环节的管理，确保采购资金的安全、合规使用。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当包括采购人与中标、成交供应商的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限及地点和方式、验收要求、违约责任、解决争议的方法等条款。3.政府采购合同不得擅自变更、中止或者终止。如因特殊情况需要变更、中止或者终止合同的，采购人应当报财政部门批准，并按照规定程序与供应商协商解决。（二）合同履行1.采购人和供应商应当按照政府采购合同约定，全面履行各自的义务。2.采购人应当按照合同约定及时支付采购资金，供应商应当按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，采购人和供应商如发生争议，应当按照合同约定的方式解决。如协商不成，可以依法申请仲裁或者向人民法院提起诉讼。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、内容、效果等。2.验收合格的，采购人应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、采购合同编号、验收日期、验收结论等内容。3.验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改。整改后仍不合格的，采购人可以按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同备案1.政府采购合同签订后，采购人应当将合同副本报财政部门备案。备案内容包括采购项目的名称、规格、数量、采购合同编号、采购金额、供应商名称、签订日期等。2.财政部门对备案的政府采购合同进行审核，如发现合同内容不符合法律法规和相关政策规定的，应当要求采购人及时整改。七、采购监督管理（一）内部监督1.档案局成立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行监督检查。监督小组由纪检监察、财务、审计等部门人员组成。2.监督小组应定期对政府采购项目的预算编制、采购计划、采购方式、采购程序、合同签订、验收付款等环节进行监督检查，发现问题及时督促整改。3.采购部门应自觉接受内部监督，积极配合监督小组的工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购人应按照要求及时提供政府采购项目的相关资料和信息，接受有关部门的监督检查。2.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，建立健全政府采购监督管理制度，加强对采购代理机构的监督管理，规范政府采购行为。3.审计部门应加强对政府采购项目的审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购资金使用情况、采购合同履行情况等进行审计，确保采购项目合法合规、资金使用安全有效。4.监察部门应加强对政府采购活动中违法违纪行为的查处力度，对采购人、采购代理机构、供应商等在采购活动中的违法违纪行为进行严肃处理。八、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，逾期不改正的，暂停其政府采购活动，并处采购金额千分之一以上千分之十以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；依法应当实行集中采购而擅自自行采购的。3.采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：擅自变更、中止或者终止政府采购合同的；未按照规定将政府采购合同副本报财政部门备案的。（二）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，逾期不改正的，暂停其政府采购代理资格，并处五万元以上二十五万元以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定在评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组推荐的中标或者成交候选人中确定中标或者成交供应商的；泄露应当保密的与采购活动有关的情况和资料的；与采购人、供应商恶意串通的。3.采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：未按照规定将采购文件或者采购项目信息及时向社会公开的；未按照规定对采购项目进行验收的。（三）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他