档案管理制度华润

PAGE档案管理制度华润华润档案管理制度一、总则（一）目的为加强华润集团（以下简称“集团”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在集团各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华润集团总部及所属各业务单元、子公司、分支机构（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）定义1.档案：是指各单位在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录、信函、图纸、照片、音像资料等。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各项工作的总称。（四）基本原则1.集中统一管理原则：集团档案工作实行集中统一管理，各单位应明确档案管理部门，配备必要的档案管理人员，确保档案管理工作的规范有序。2.真实性原则：档案应如实反映各单位的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：应保证档案的齐全完整，涵盖各单位工作的各个方面，避免重要档案的缺失。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为集团各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）集团档案管理机构及职责1.集团办公厅档案管理部门负责制定和完善集团档案管理制度，并组织实施。指导、监督和检查各单位的档案管理工作。集中管理集团总部的各类档案，包括重要文件、会议记录、合同协议等。负责档案的收集、整理、鉴定、编目、数字化等工作，建立健全集团档案数据库。组织开展档案的开发利用工作，为集团领导决策和各项工作提供档案信息支持。负责与国家档案行政管理部门及相关单位的档案业务联系与交流。2.集团各职能部门负责本部门形成档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向集团办公厅档案管理部门移交。配合集团办公厅档案管理部门做好涉及本部门业务档案的鉴定、统计、利用等工作。对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向集团办公厅档案管理部门报告。（二）各单位档案管理机构及职责1.各单位应设立独立的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作贯彻执行集团档案管理制度，结合本单位实际情况，制定具体的档案管理实施细则。负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，确保档案的安全与完整。指导本单位各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。定期向集团办公厅档案管理部门报送档案管理工作情况报告。2.各单位各部门负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，明确兼职档案员，配合本单位档案管理部门做好档案管理工作。按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理，确保档案的规范有序，并及时移交本单位档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映各单位工作活动、业务发展、经营管理等方面的文件、资料、记录等。2.各类合同、协议、章程、制度、办法等文件。3.会议记录、纪要、决议、报告等重要文件。4.财务报表、审计报告、统计资料等经济数据文件。5.工程建设项目的立项、规划、设计、施工、验收等全过程文件。6.科研项目的研究报告、实验数据、成果鉴定等文件。7.人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等人力资源管理文件。8.市场营销活动的策划方案、宣传资料、客户资料等文件。9.外事活动的相关文件、协议、往来信函等。10.其他具有保存价值的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各单位应建立健全档案收集网络，明确各部门兼职档案员的职责，确保档案收集工作的及时、全面。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等初步处理，并定期向本单位档案管理部门移交。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，档案形成部门应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并向本单位档案管理部门报送详细的档案清单。4.档案收集过程中，应注意收集不同载体和形式的文件材料，确保档案的完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、电子档案类等一级类目。各一级类目下可根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号、年度、保管期限、类别号、顺序号等组合方式。全宗号：由集团办公厅档案管理部门统一编制，用于标识各单位档案全宗。年度：采用公元纪年，如“20XX”。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。类别号：根据档案分类设置，用阿拉伯数字表示。顺序号：按照档案排列顺序依次编号。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应去除金属物，采用线装或胶装等方式。对于幅面过大的文件，应折叠整齐，使其不超出档案装订边。四、档案的保管（一）保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备和档案装具，如档案架、档案柜文件盒等，确保档案存放有序，便于查找和利用。（二）保管方式1.纸质档案按照档案的分类、编号顺序，将档案装入档案盒或档案袋，存放在档案架或档案柜中。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时处理，如对破损的档案进行修复、对褪色的字迹进行处理等。建立纸质档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的有序管理。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。对电子档案的存储环境进行监控，确保电子档案的安全存储。严格控制电子档案访问权限，设置不同的用户角色和权限，防止电子档案信息的泄露。3.声像档案对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，标注相关信息，如拍摄时间、地点、人物、事由等。声像档案应采用数字化存储方式，并备份保存。建立声像档案借阅登记制度，借阅时应注意保护声像档案的原始载体，避免损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.具有重要历史价值、反映集团核心业务、涉及国家机密和重大权益等档案应列为永久保管。3.在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期保管，保管期限一般为15年以上。4.在较短时间内具有查考利用价值的档案，可列为短期保管，保管期限一般为15年以下。5.各单位应根据档案的实际情况，按照档案保管期限表确定档案的保管期限，并在档案整理过程中明确标注。（四）档案鉴定与销毁1.档案鉴定各单位应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。2.档案销毁档案销毁清册应经单位负责人审批后，按照规定的程序进行销毁。档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息的彻底消除。档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的审批程序进行档案利用，确保档案利用的合法性和规范性。3.以服务集团各项工作为宗旨，提高档案利用效率，为集团发展提供有力支持。（二）利用方式1.查阅：各单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制档案内容。3.出具证明：根据工作需要，档案管理部门可为集团内部或外部单位出具档案证明。出具档案证明应严格按照规定的程序进行，确保证明内容的真实、准确。（三）利用审批1.查阅、借阅档案的审批流程如下：查阅、借阅人员填写档案查阅/借阅申请表。所在部门负责人审核签字，注明查阅/借阅目的、期限等。档案管理部门负责人审批签字，对查阅/借阅范围、期限等进行把关。如需跨部门查阅/借阅档案，还需经相关部门负责人会签。2.出具档案证明的审批流程如下：申请出具档案证明的单位或个人填写档案证明申请表，注明证明内容、用途等。档案管理部门对申请内容进行审核，核实档案信息的真实性。档案管理部门负责人审批签字，同意出具档案证明。档案管理部门按照规定格式出具档案证明，并加盖单位公章。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。2.档案利用登记记录应包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、查阅/借阅期限、归还日期、出具证明内容等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的集团档案信息化管理系统，实现档案信息的集中存储、共享和高效利用。2.提高档案管理工作的信息化水平，减少人工操作，提高工作效率和准确性。3.实现档案信息的数字化处理，便于档案的长期保存和远程查阅。（二）信息化系统建设1.集团应统一规划和建设档案信息化管理系统，确保系统的功能满足档案管理工作的实际需求。2.档案信息化管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能模块，实现档案管理工作的全过程信息化。3.系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能确保档案信息的安全可靠。4.各单位应按照集团的统一要求，将本单位的档案信息录入档案信息化管理系统，实现档案信息的集中管理。（三）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.数字化后的档案应进行图像处理，如去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.建立数字化档案索引，实现数字化档案的快速检索和利用。4.定期对数字化档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数字化档案的安全。（四）信息安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.建立用户身份认证和授权管理制度，严格控制用户对档案信息的访问权限。3.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。4.加强对档案管理人员的信息安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为因素导致档案信息泄露。七、监督与检查（一）监督检查机构1.集团办公厅档案管理部门负责对各单位的档案管理工作进行监督检查。2.各单位应建立内部档案管理监督检查机制，定期对本单位各部门的档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用鉴定销毁等环节的工作是否符合规定。2.档案管理机构和人员的配备情况，档案管理人员的业务能力和工作责任心。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等设施的配备和运行情况。4.档案信息化管理系统的建设和运行情况，档案信息的安全保密情况。5.档案利用工作的开展情况，包括利用审批、登记、统计等工作是否规范。（三）检查方式1.定期检查：集团办公厅档案管理部门每年组织一次对各单位档案管理工作的全面检查；各单位每季度对本单位档案管理工作进行一次自查。2.不定期抽查：集团办公厅档案管理部门可根据工作需要，不定期对各单位的档案管理工作进行抽查；各单位也可对本单位各部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要工作，如档案数字化建设、