科技成果档案管理制度

PAGE科技成果档案管理制度一、总则（一）目的科技成果档案是公司/组织在科研、技术创新等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，它记录了公司/组织的科技发展历程和创新成果，对于推动技术进步、保护知识产权、促进知识传承与交流具有重要意义。为加强科技成果档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及科技成果形成、收集、整理、归档、保管、利用等工作的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则科技成果档案由公司/组织档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整性原则全面收集科技活动中形成的各类文件材料，保证档案内容的完整，能够准确反映科技成果的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确，数据可靠，与科技活动实际情况相符。4.系统性原则按照科技成果的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和整理，保持档案的系统性。5.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息的科技成果档案，严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织科技成果档案管理制度。2.负责科技成果档案管理工作的组织、协调和指导，对各部门档案管理工作进行监督检查。3.集中统一管理公司/组织的科技成果档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.建立健全科技成果档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织的科研、生产、经营等活动提供服务。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目科技文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的完整、准确、系统。2.按照档案管理要求，及时向档案管理部门移交项目档案，并办理交接手续。3.对本项目档案的真实性、完整性和准确性负责，协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）文件形成部门职责1.负责本部门科技文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料符合档案管理要求。2.明确专人负责档案管理工作，建立本部门科技文件材料的收集、整理和归档流程，并严格执行。3.配合档案管理部门做好档案的移交、鉴定、销毁等工作，提供必要的档案利用服务。三、科技成果文件材料的形成与收集（一）形成范围科技成果文件材料主要包括项目立项文件、研究开发过程中形成的各类文件（如实验记录、研究报告、技术方案、图纸、数据等）、成果鉴定文件、知识产权文件（如专利申请文件、软件著作权登记文件等）、推广应用文件以及其他与科技成果相关的文件材料。（二）收集要求1.及时性项目负责人应及时组织文件材料的形成和收集，确保文件材料与科技活动同步产生，避免文件材料的散失。2.完整性全面收集科技活动各个环节产生的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等，保证档案内容的完整。3.准确性文件材料应真实反映科技活动的实际情况，数据准确可靠，签字盖章齐全。4.规范性文件材料的格式、内容、签署等应符合国家有关标准和公司/组织的规定，使用规范的字体、字号、纸张等。（三）收集流程1.项目启动阶段项目负责人在项目启动时，应向文件形成部门明确文件材料的收集要求和归档范围，并提供相关的文件模板和填写规范。2.文件形成过程中各文件形成部门按照要求及时收集本部门产生的文件材料，并进行初步整理。对于重要文件材料，应进行备份或数字化处理，确保文件的安全。3.项目阶段性成果验收时项目负责人组织对项目阶段性成果进行验收，验收前应检查文件材料的收集情况，确保文件材料完整、准确。验收通过后，将验收报告及相关文件材料一并提交档案管理部门。4.项目结束后项目结束后，项目负责人应在规定时间内将项目全部文件材料整理齐全，向档案管理部门移交，并填写档案移交清单。档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理交接手续。四、科技成果档案的整理与归档（一）整理原则按照科技成果的形成规律和内在联系，遵循文件材料的自然形成顺序，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法科技成果档案采用年度项目保管期限分类法。即先按年度分类，再按项目分类，最后按保管期限分类。1.年度分类按照科技成果形成的年度进行分类，如20XX年。2.项目分类以每个科技项目为单位进行分类，项目名称应准确、规范。3.保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的科技成果档案，列为永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的科技成果档案，列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的科技成果档案，列为短期保管，保管期限一般为15年以下。（三）编号规则科技成果档案编号采用“年度+项目编号+保管期限代码”的形式。例如：2023001Y，表示2023年形成的第001个项目的永久保管档案。1.年度编号：取公元纪年的四位数字，如2023。2.项目编号：按照公司/组织制定的项目编号规则进行编号，确保每个项目编号唯一。3.保管期限代码：永久保管档案代码为“Y”，长期保管档案代码为“C”，短期保管档案代码为"D"。（四）归档要求1.装订要求纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式装订，保持整齐、牢固。2.编目要求编制档案目录，包括案卷题名、年度、项目编号、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。目录应打印清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。3.装盒要求将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、项目编号、保管期限等信息。每个档案盒内的档案应排列有序，厚度适中。4.电子档案归档要求电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。五、科技成果档案的保管（一）保管条件1.库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，库房面积应根据档案数量和发展需求合理确定。2.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应配备温湿度调节设备，定期监测和记录温湿度情况。3.存储设备采用符合档案保管要求的档案架、档案盒、光盘、磁带等存储设备，对档案进行分类存放。存储设备应定期进行检查和维护，确保档案存储安全。（二）保管期限变更1.档案保管期限确定后，应严格执行。但在保管过程中，如发现档案的重要性和保存价值发生变化，需要变更保管期限的，应按照规定的程序进行鉴定和审批。2.由档案管理部门组织相关人员对拟变更保管期限的档案进行鉴定，形成鉴定意见。鉴定意见应包括档案的内容、价值、原保管期限、拟变更保管期限等信息。3.鉴定意见经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。审批通过后，按照新的保管期限对档案进行调整和管理。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对科技成果档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、存储位置等。清查过程中应做好记录，发现问题及时处理。3.对于清查中发现的档案丢失、损坏、霉变等情况，应查明原因，采取相应的补救措施，并及时向上级主管部门报告。六、科技成果档案的利用（一）利用范围公司/组织内部人员因科研、生产、经营等工作需要，可查阅、借阅科技成果档案。外部单位因合作、交流等需要查阅档案的，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。2.借阅借阅档案须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经项目负责人或档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等，归还时应确保档案完好无损。（三）利用登记档案管理部门应对科技成果档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。七、科技成果档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立科技成果档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关技术专家等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。鉴定标准如下：1.永久保管档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管档案在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，如重要科研项目档案、技术改造档案等，应长期保管。3.短期保管档案在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，如一般性科研项目档案、临时性技术文件等，保管期满后，经鉴定确无保存价值的，可予以销毁。（三）鉴定程序1.准备阶段档案管理部门提前通知相关部门和人员，对拟鉴定的档案进行清理和核对，确保档案的完整性和准确性。2.鉴定阶段鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。对于有争议的档案，应进行充分讨论，必要时可组织专家论证。3.审批阶段鉴定意见经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。审批通过后，方可进行销毁处理。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案管理部门根据审批通过的鉴定意见，编制科技成果档案销毁清单，清单应包括档案的题名、年度、项目编号、保管期限、数量等信息。2.销毁实施销毁清单经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，并在两人以上监督下进