幼儿园档案大数据制度

PAGE幼儿园档案大数据制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案管理，充分发挥档案在教育教学、管理决策等方面的作用，提高幼儿园管理的信息化水平，依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本园实际情况，制定本档案大数据制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在档案管理工作中的行为规范和操作流程。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园在各个方面形成的档案资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及幼儿园机密、教职工隐私等内容的档案严格保密，防止信息泄露。4.信息化原则：积极推进档案管理的信息化建设，提高档案管理效率和利用价值。二、档案管理职责分工（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划幼儿园档案管理工作，制定档案管理目标和政策，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立档案数据库，录入档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。3.定期对档案进行检查、核对，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。4.为档案利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪管理工作。5.参与档案管理工作的培训和宣传，提高全体教职工的档案意识。（三）各部门职责1.负责本部门形成档案资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、编目等工作，提供相关资料和信息。3.在工作中严格按照档案管理要求，规范形成各类档案，确保档案质量。三、档案收集（一）收集范围1.行政管理档案：包括幼儿园发展规划、工作计划、工作总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学档案：包括教学计划、教案、教学课件、学生成绩、教研活动记录、课程建设资料等。3.安全管理档案：包括安全制度、安全检查记录、应急预案、安全教育资料、安全事故处理记录等。4.后勤管理档案：包括物资采购记录、设备维护档案、食堂管理档案、环境卫生档案等。5.家园共育档案：包括家长委员会记录、家长会资料、家长意见反馈、家园联系手册等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行保存，确保文件的可读性和可利用性。4.收集的档案应定期移交档案管理人员，交接时双方应办理交接手续。四、档案整理（一）分类标准按照档案的来源、内容、形式等因素进行分类，具体分类如下：1.A类：行政管理档案2.B类：教育教学档案3.C类：安全管理档案4.D类：后勤管理档案5.E类：家园共育档案（二）编号规则采用年度类别顺序号的编号方式，如2023A001，表示2023年度行政管理类第1份档案。（三）整理流程1.档案管理人员对收集到的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.根据分类标准对档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。3.对每一份档案进行编号，并编制目录。4.按照编号顺序将档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号、年度等信息。五、档案编目（一）编制目录为每一类档案编制详细的目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。（二）索引编制根据档案的内容和利用需求，编制索引，方便档案利用者快速查找所需档案。索引可以采用纸质索引和电子索引相结合的方式。六、档案存储（一）存储方式采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。电子档案应存储在服务器或磁盘阵列等存储设备上，并定期进行备份。（二）存储环境要求1.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案库房应保持清洁、通风良好，避免阳光直射和潮湿空气进入。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。七、档案利用（一）查阅与借阅1.本园教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经园长批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。（二）档案统计与分析定期对档案的利用情况进行统计和分析，了解档案的利用需求和热点问题，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案保密（一）保密措施1.对涉及幼儿园机密、教职工隐私等内容的档案，应严格限制查阅和借阅范围，未经批准不得擅自公开。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案的整理、存储、传输等过程中，应采取加密、备份等措施，确保档案信息的安全。（二）保密教育定期对教职工进行档案保密教育，提高教职工的保密意识，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）鉴定程序1.档案管理人员提出档案鉴定意见，填写《档案鉴定申请表》。2.档案管理领导小组组织有关人员对档案进行鉴定，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。2.经园长批准后，在指定地点进行销毁。销毁时，应派专人监销，并在销毁清册上签字。3.销毁后的档案应在档案目录和数据库中进行注销。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的幼儿园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速、准确地录入档案信息，包括文字、图片、音频、视频等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：能够对档案的借阅进行登记、跟踪和催还等管理。4.统计分析功能：能够对档案的利用情况、保管期限等进行统计和分析。5.安全管理功能：具备用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数据维护定期对档案管理信息系统的数据进行维护，包括数据更新、数据清理、数据备份等，确保数据的准确性和完整性。十一、监督与检查（一）监督机制建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、编目、存储、利用等环节的工作质量。3.档案管理人员的工作态度和业务能力。